Vous souhaitez optimiser vos processus métiers ? Réduire vos coûts ? Vous avez un projet de dématérialisation ? Le dernier EIM360 de Sollan a eu lieu le 24 juin dernier autour du thème de la dématérialisation des processus métiers et GED transverse. Sollan a proposé un éclairage sur ces sujets par deux consultants seniors, experts de ces domaines. Les éditeurs Docapost DPS, Generix Group, ReadSoft et Spigraph étaient présents pour apporter leurs points de vue.

1. 24/06/2014
Christine FORET, Consulting manager DEMAT
Paul TERRAY, Consulting Manager GED
Dématérialisation des processus
métiers et GED transverse : la
bonne équation?
Avec les éditeurs

2. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit ECM
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 2

3. Sollan
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001.
 Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM).
 Présence en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique.
 60 collaborateurs

4. 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Quelques références

5. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5

6. Sollan EIM360
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
L’esprit EIM360
 Des événements trimestriels
 Des déjeuners-débats autour d’une thématique
d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain,
parfois « sensible » ou polémique.
 Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage
pour appréhender les problématiques de chacun.
 L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs
majeurs du marché.
 La contribution des entreprises et organisations autour
d’une problématique commune.

7. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7

8. Question du jour
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?
 Problématique récurrente constatée sur le terrain.
 Développement de la dématérialisation en réponse à des
besoins métiers.
• Adressant un processus spécifique ;
• Soumises à des contraintes juridiques particulières ;
• Dépendantes/intégrées à des applicatifs Métiers (compta/finances,
RH, logistique, ADV, juridique/fiscal… ) ;
• Solutions très spécialisées, à forte valeur ajoutée.

9. Question du jour
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 9
 Nous constatons un besoin de :
• Sortir d’une logique de silos ;
• Partager l’information et les pièces numériques :
• Entre plusieurs départements dans l’organisation.
• En vue des échanges avec les tiers.
Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?
 Se pose alors les problématiques suivantes :
• Politique de gestion documentaire et outils associés ;
• Lien à établir entre les applications métiers et la GED ;
• L’urbanisation et l’alignement du SI sur la stratégie de l’entreprise.

10. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 10

11. Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
Derrière le concept…
Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique
=
Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.
 La dématérialisation peut s’appliquer :
• Aux supports qui véhiculent les données.
• Aux flux d’informations.
• Aux processus métiers.

12. Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Enjeux et facteurs déclenchants
 Enjeux
• Mise en conformité, qualité et traçabilité.
• Optimisation des processus.
• Réduction des coûts administratifs.
• Création de valeur et différentiation.
 Facteurs concourant à la multiplication des projets
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Evolution/pression du marché Facteurs technologiques/solutions
Facteurs économiques Facteurs règlementaires/politiques
Projets de dématérialisation

13. Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 13
Les besoins métiers appellent des solutions
spécialisées
PaiementPaiement
Recouvrement
Trésorerie
Sourcing
Paie
Composition
Fabrication
Liasse fiscale
Taxes
Contrôles
Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité
Procédures
Manuels
Déclaratif
Prospection
Parc client
Commandes
Facture
fournisseurs
Commandes
Facture
clients
Déclaration
FournisseursClients
Organismes
sociaux
SalariéEtatBanques CitoyenProspects
Productivit
é
Efficienc
e
Concurrence
Sécurité
Service
Conformit
é Mobilité
Contrainte
s
Economies
R.O.I Qualité
Traçabilité
Mondialisatio
n

14. Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
Exemple du traitement de la Facturation Fournisseurs
Customer 1Four Type 3 PDF Signé
(289 VII – 2 CGI)
Customer 1Four Type 4 Fichier structuré
(289VII – 3 CGI)
Customer 1Four Type 2 PDF
(289 VII -1 CGI)
Dématérialisation fiscale
Customer 1Four Type 1
Vidéocodage
Contrôles
Enrichisseme
nts
ERP/Applicationcomptable
SCAN/LAD
WORFLOW
de validation
Intégration
comptable
Archivage à valeur probatoire
Organisation
Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte

15. ERP
COMPTABILITE
FINANCES
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
Dématérialisation
PJ
Archivage à valeur
probatoire
_ originaux papier
_ originaux électro
Scan/LAD-RAD
Dématérialisation
Fiscale
Exemple : factures de dépenses et passage PESV2 (Aller)
Intégration
GED
Dossiers Pièces de factures
Validation et
automatisation
des traitements
comptables
e-
Parapheur
Comptable
public+
Génération des
• Mandats
• Titres
• Bordereaux
Pièces
justificatives
Dématérialisation
ACTES
Contrôle de
légalité
TDT

16. Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 16
Points de vue métiers : ce que je veux
 Je veux :
• Répondre à mes besoins « métiers » stratégiques ;
• Répondre aux contraintes légales, dans les temps ;
• Une solution adaptée à la spécificité de mes besoins « métiers » ;
• Maîtriser mon Retour sur Investissement.
 Je comprends la nécessité :
• De partager l’information, lutter contre son cloisonnement ;
• D’optimiser la gouvernance de l’information ;
• D’optimiser les budgets en évitant la redondance des licences.

17. Dématérialisation et GED
transverse
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 17
Points de vue métiers : ce que je crains
 En matière de GED transverse, j’appréhende :
• La dépendance aux autres départements de mon organisation ;
• La difficulté à arbitrer des besoins hétérogènes ;
• La répartition budgétaire de prise en charge d’une solution partagée ;
• La perte de maîtrise du temps ;
• … et de mon ROI.
Comment arbitrer ?

18. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 18

19. Qu’est –ce que la GED ?
Gestion Électronique de Documents
=
Outil de stockage, classement, suivi,
recherche
de fichiers

Composant Technique
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 19
GED

20. Problématiques répondues par les GED
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 20
GED
Collaborative
Référentiel
Dématérialisation
3432481

21. GED transversale
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21
GED
Consultation &
Gestion transverse
Projets (PV, etc.)
Réception
Démat.
Vidéocodage /
Enrichissement
Intégration IT
métier /
Traitement
Consultation
métier
Marchés
Nativement
dématérialisé
Contrôle /
Enrichissement
Intégration IT
métier /
Traitement
Consultation
métier
Factures
Réception
Démat.
Vidéocodage /
Enrichissement
Intégration IT
métier /
Traitement
Consultation
métier

22. GED
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22
Accès à l’information dématérialisée
Accès métier
Accès transverse
IT métier
IT métier
IT métier
GED Dossier

23. GED
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
Apport d’une GED transverse
 Accès unifiée à l’information
• Forme documentaire simple à appréhender
• Document « image » ou rematérialisation
• Regroupée selon une logique transverse
• Avec un coût de licence unique
 Fédération des services documentaires
• Gestion des « pièces justificatives »
• Gestion du « Record Management »
• Envoi en archivage

24. GED
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
Apport d’une GED transverse
 Urbanisation du SI
• Sauvegarde unique
• Administration globale
• Compétence unifiée
• Moteur de recherche global

25. Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25

26. Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
Groupe présent sur 4 métiers de la chaîne documentaire

27. Point de vue

28. Viser l’optimisation des process et la valorisation de
l’information
CONSTAT
1. Constat d’un fort cloisonnement entre les services/métiers
des entreprises.
2. La cohabitation d’une diversité d’applications et de flux
amène progressivement une volonté d’urbanisation autour
d’une GED Transverse et Multicanal.
3. La spécialisation des offres Métiers ou Sectorielles sur la
base suppose :
• la prise en compte préalable des besoins d’interopérabilité et de
partage des données.
• la stricte prise en compte des enjeux Métiers : confiance, sécurité,
SLA, ...
Point de vue

29. Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 29
Leader de l’intégration & collaboration B2B
 L’un des 10 premiers éditeurs français, opérateur SaaS
• Solutions d’optimisation des processus et de réduction des couts dans
les domaines de la logistique, l’intégration et la collaboration B2B
• Cession activité historique ERP en mai 2014 à Aurea
• 50 M€ CA dont 65 % en facturation licence, maintenance et SaaS
• 350 collaborateurs et 6 filiales : BE, BR, ES, FR, IT, PT
• 20 distributeurs couvrant 25 pays
• Société fondée en 1990, cotée en bourse sur Alternext
 Gamme Generix Collaborative Intégration
• Intégrer, collaborer, gouverner et déployer
• 50 % du revenu Generix Group
• Leader marché EDI en France, l’un des 3 premiers en Europe
• Près de 2 millions de messages/documents B2B/jour en SaaS
• 5 000 clients dont 1 500 en dématérialisation des factures

30. Offre
Plate-forme Generix Collaborative Integration

31. Point de vue
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 31

32. Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 32
Focus métier et automatisation des processus : valeur ajoutée

33. Solution

34. Point de vue
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 34
Constat : 2 approches projets différentes.
 Automatiser les processus
• Projet porté par le métier / impacte un nombre de personnes réduit
• Enjeux facilement identifiables et ROI plus facile à démontrer
 Mettre en place une GED Transverse
• Porté par la DSI / impacte toute l’entreprise
• ROI plus difficile à démontrer
VISION

35. Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 35
Au cœur du marché de la capture documentaire

36. Offre
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 36
Offre de scanners et offre software

37. Point de vue
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 37
Au cœur du marché de la capture documentaire
 « Regard extérieur » : les 2 cas existent sur le terrain
• Fonction des organisations, de leur typologie, des volumétries, de
la nature des pièces concernées…. :
• Choix d’une GED verticale dans applicatif métier ;
• Choix d’une GED transverse, avec remise à plat de l’existant.
 Exemple : Dématérialisation des Dossiers clients/patients dans
les secteurs Banques-Assurances, Santé…
• Numérisation des justificatifs clients en agences,
• Interfaçage avec le SI client, avec parfois de multiples ERP et outils de
GED.

38. SOLLAN France
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