De la mise en concurrence à l'attribution des marchés

1. MANAGEMENT DES ACHATS
DE LA MISE EN CONCURRENCE A L’ATTRIBUTION DES
MARCHES
MODULE III

2. SOMMAIRE
MISE EN CONCURRENCE DES FOURNISSEURS
▪ Méthodes de mise en concurrence des fournisseur
▪ Seuils financiers
ANALYSE ET EVALUATION DES OFFRES FOURNISSEURS
▪ Gestion des soumissions
▪ Evaluation des soumissions
ATTRIBUTION DE MARCHES ET CONTRACTUALISATION
▪ Attribution des marchés
▪ Conclusion du contrat

3. MISE EN CONCURRENCE DES
FOURNISSEURS
 METHODES DE MISE EN CONCURRENCE
 SEUILS FINANCIERS

4. 1–MISEENCONCURRENCEDESFOURNISSEURS
La mise en concurrence est l’étape de la passation de marchés à laquelle le personnel chargé des
approvisionnements invite les fournisseurs à soumettre leurs offres. Il existe différentes façons de solliciter
des offres. Nous traiterons dans notre cadre de 2 méthodes car elles sembles les plus utilisées :
METHODES DE MISE EN CONCURRENCE
MISE EN
CONCURRENCE
INFORMELLE
• PROSPECTION
• DEMANDE DE
COTATION (RFQ)
MISE EN
CONCURRENCE
FORMELLE
• APPEL D’OFFRE
• APPEL A
PROPOSITION (RFP)

5. 1–MISEENCONCURRENCEDESFOURNISSEURS
La mise en concurrence informelle est utilisée dans le cadre des achats dits ‘’micro, petits ou intermédiaires’’.
Les montants de ces achats sont précisés dans les seuils financiers. Il existe deux méthodes de consultation :
METHODES DE MISE EN CONCURRENCE
LA PROSPECTION
• Les équipes chargé des achats doivent
obtenir des prix par oral ou écrit. Les prix
obtenus oralement doivent être consignés
par écrit dans le dossier des achats. La
recherche de prix s’effectue par des
moyens informels, pragmatiques et
raisonnables, tels que l’appel téléphonique,
la recherche sur Internet ou la visite en
magasins, sites…
DEMANDE DE COTATION
• Au moins trois fournisseurs doivent être
invités à soumettre une offre (pour
l’acquisition de services, un système à deux
enveloppes peut être choisi). S’il n’est pas
possible d’obtenir trois offres, les raisons
doivent en être consignées par écrit et
archivées dans le dossier. Un délai de
réception des offres de prix doit être
spécifié dans la RFQ. Les offres doivent
être soumises par écrit

6. 1–MISEENCONCURRENCEDESFOURNISSEURS
La mise en concurrence formelle est utilisée dans le cadre des achats dits ‘’importants ou très importants’’. Il
existe également deux méthodes de consultation :
METHODES DE MISE EN CONCURRENCE
• Les besoins peuvent être exprimés en termes quantitatifs et qualitatifs. Il
est principalement utilisé pour acquérir des biens et des services bien
définis. L’appel d’offres se fonde soit sur le système de l’enveloppe unique
(dans la majorité des cas), soit sur le système à deux enveloppes.
• Enveloppe unique : propositions techniques et commerciale sous un même
pli
• Deux enveloppes : Offre technique séparée de l’offre commerciale
L’APPEL D’OFFRE
• On utilise une RFP lorsque les besoins ne peuvent pas être exprimés en
termes quantitatifs ni qualitatifs sous forme de spécifications. La demande
de propositions est généralement utilisée pour l’acquisition de services qui
peuvent être fournis de différentes manières ou selon différentes
approches et méthodologies. Dans ce type de mise en concurrence, il est
toujours imposé au fournisseur d’envoyer une proposition technique et
une proposition financière séparées, sous pli cacheté (système à deux
enveloppes) afin de préserver l’équité et la confidentialité du processus.
LA DEMANDE DE
PROPOSITION (RFP)

7. 1–MISEENCONCURRENCEDESFOURNISSEURS
CONTENU DOSSIER DE MISE EN CONCURRENCE
La mise en concurrence formelle nécessite un certain nombre de documents à savoir :
LA LETTRE D’INVITATION
▪ Instructions de soumission
▪ Description du marché
▪ Devise de l’offre
▪ Méthodes et critères d’évaluation retenues
▪ Conditions de paiement
▪ Personne à contacter
▪ Divers
LE CAHIER DE CHARGES
▪ Fonctionnel
▪ Technique
▪ Quantité
CONDITIONS GENERALES D’ACHAT
▪ Règles de l’organisme en matière d’achat
FORMULAIRE DE SOUMISSION D’OFFRE

8. 1–MISEENCONCURRENCEDESFOURNISSEURS
SEUILS FINANCIERS
Pour une meilleure gestion des engagements de dépenses et dans un soucis de maîtrise budgétaire, les
organisations stratifient les dépenses tout en déterminant les règles (méthodes de mise en concurrence) en
matière d’achats.
Ci-dessous un exemple :
❑ Micro-achats : Moins de 1000 Euros – Prospection
❑ Petits achats : 1000 – 10.000 Euros – Demande de prix avec retour
❑ Achats intermédiaires : 10.000 – 50.000 Euros – Demande de cotation
❑ Achats importants : 50.000 Euros et plus – Appel d’offre

9. ANALYSE ET EVALUATION DES OFFRES
FOURNISSEURS
 GESTION DES SOUMISSIONS
 EVALUATION DES SOUMISSIONS

10. 1I–ANALYSEETEVALUATIONDESOFFRES
GESTION DES SOUMISSIONS
Ci-dessous les étapes de la gestion des soumissions des offres fournisseurs :
❑ Réception et conservation des soumissions
✓ Dépôt des plis aux dates et lieux indiqués
✓ Fourniture d’un reçu de dépôt des avec les références de l’organisme
❑ Modification et retrait des soumissions
✓ Les fournisseurs peuvent modifier leurs offres par écrit avant la date limite de dépôt des soumissions.
✓ La modification doit être soumise dans une enveloppe scellée, ou envoyée à l’adresse courriel dédiée.
✓ Le retrait d’une soumission par un fournisseur ne peut être accepté que si l’organisme en a été averti par écrit,
en utilisant une enveloppe scellée ou l’adresse courriel dédiée, avant la date limite de soumission des offres
❑ Ouverture et enregistrement des soumissions
✓ L’ouverture des plis doit être effectuée de manière transparente afin de veiller à ce que seules les offres valides
soient évaluées et que tous les fournisseurs soient traités de façon équitable et non discriminatoire.
✓ les offres doivent être ouvertes immédiatement ou très peu de temps après la date limite de leur réception
✓ Les offres doivent être ouvertes immédiatement ou très peu de temps après la date limite de leur réception
✓ Si, au cours de la période de consultation, le même soumissionnaire a présenté plusieurs offres se substituant
les unes aux autres, seule la dernière offre reçue sera ouverte

11. 1I–ANALYSEETEVALUATIONDESOFFRES
EVALUATION DES SOUMISSIONS
L’évaluation est le processus d’estimation et de comparaison des offres selon la méthode d’évaluation décrite dans les
documents de mise en concurrence, afin de déterminer quelle offre répond le mieux aux critères d’évaluation définis, et
donc, représente le meilleur rapport qualité/prix pour l’organisme.
Au cours de l’évaluation, les offres sont analysées, comparées et classées. Le processus d’évaluation est primordial
puisqu’il s’achève par une recommandation et une demande d’adjudication du marché. Pour cette raison, il convient de
maintenir une cohérence entre les critères d’évaluation spécifiés dans les documents de mise en concurrence et la
méthode d’évaluation finalement utilisée pour sélectionner un fournisseur.
Le processus d’évaluation des soumissions comporte les phase suivantes :
1- Mise en place
du comité
d’évaluation
2- Réception de
rapport
d’ouverture de plis
3- Evaluation
technique
4- Evaluation
commerciale
5- Rapport
d’évaluation

12. 1I–ANALYSEETEVALUATIONDESOFFRES
EVALUATION DES SOUMISSIONS
On peut distinguer trois méthodes d’évaluation des soumissions :
❑ Méthode de l’offre la moins disante et la plus acceptable sur le plan technique :
Le prix constitue le critère déterminant pour l’attribution d’un marché de biens ou de services répondant aux besoins
spécifiés. Cette méthode est généralement utilisée pour les prospections et demandes de cotations (RFQ).
❑ Méthode de l’offre la moins disante et conforme pour l’essentiel :Avec cette méthode, il s’agira de :
1. Déterminer les offres qui sont conformes pour l’essentiel et refuser les offres non conformes. Seules les offres
proposant des biens ou des services répondant aux exigences des spécifications et aux critères de qualification (ou
les dépassant) seront réputées conformes pour l’essentiel
2. Choisir l’offre la moins disante parmi les offres jugées conformes
Cette méthode est utilisée dans le cas des appels d’offres.
❑ Méthode de l’analyse cumulative dans le cas des demandes de propositions :
La méthode d’analyse cumulative consiste à établir une note globale en combinant les caractéristiques techniques et
financières pondérées des soumissions. Les offres des soumissionnaires sont évaluées, et des points attribués, sur la base de la
conformité de l’offre aux critères définis dans les documents de mise en concurrence. La méthode est habituellement utilisée
pour la passation de marchés de services, où l’importance relative de chaque critère d’évaluation doit être pondérée. Elle
peut également être utilisée pour l’évaluation d’offres relatives à des marchandises complexes, reposant sur un certain
nombre de critères autres que le prix, afin de parvenir au meilleur rapport qualité/prix, et lorsqu’il est difficile d’évaluer une
offre uniquement selon le critère de conformité/non-conformité

13. ATTRIBUTION DES MACHES ET
CONTRACTUALISATION
 ATTRIBUTION DE MARCHES
 CONCLUSION DE CONTRAT

14. III–ATTRIBUTIONDEMARCHE&CONTRACT
ATTRIBUTION DE MARCHE
La négociation est un dialogue avec le fournisseur, après sa sélection, mais avant l’attribution du marché, l’objectif
étant, pour l’organisme, d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix sans compromettre le principe de traitement
juste et équitable de tous les fournisseurs.
En principe, il n’y a pas de négociations si l’on a recours à des méthodes de mise en concurrence formelles.
Néanmoins, dans cette situation, des négociations peuvent tout de même se justifier (par exemple, en cas de
réception d’une seule offre conforme pour l’essentiel, dont le prix n’est pas jugé compétitif) afin d’obtenir le
meilleur rapport qualité-prix.
Les négociations peuvent s’avérer très efficaces en cas de contrats de gré à gré, afin de garantir des prix
compétitifs.
Devront prendre part aux négociations :
❑ Les équipes des achats (représentant)
❑ Les prescripteurs internes à l’organisme ou le responsable du demandeur
❑ Les services financiers (représentant)
❑ Les services juridiques (représentant)

15. III–ATTRIBUTIONDEMARCHE&CONTRACT
ATTRIBUTION DE MARCHE
Les attributions de marchés sont faites selon les méthodes d’évaluation :
❑ Dans le cadre de la méthode de « l’offre la moins disante et la plus acceptable sur le plan technique »
(prospection/RFQ), le soumissionnaire qui présente l’offre la moins disante déclarée conforme est généralement
sélectionné comme l’adjudicataire du marché. Cette méthode offre toutefois suffisamment de souplesse pour
permettre de sélectionner l’offre technique la plus conforme au cas où aucune des offres ne viendrait à être
pleinement conforme sur le plan technique.
❑ En cas de recours à la méthode de « l’offre la moins disante et conforme pour l’essentiel » (Appel d’Offre),
l’adjudicataire est le soumissionnaire ayant présenté l’offre la moins disante et jugée conforme pour l’essentiel
selon les critères du document de mise en concurrence qui définissent le niveau de conformité.
❑ En cas de recours à la méthode d’évaluation par « analyse cumulative » (RFP), la note totale, basée à la fois sur
la proposition technique et la proposition financière, est calculée pour chaque offre. L’offre obtenant la note
globale la plus élevée est l’offre la plus recevable, et donc celle qui remporte le marché

16. III–ATTRIBUTIONDEMARCHE&CONTRACT
CONCLUSION DU CONTRAT
Un contrat est un document juridiquement contraignant entre l’organisme et le fournisseur. Il définit au minimum la
nature du produit , les quantités à fournir, le prix forfaitaire et/ou unitaire, la période couverte, les conditions à
remplir, notamment les conditions générales de l’organisme, les conditions de livraison et de paiement ainsi que les
informations nécessaires à l’identification du fournisseur (le nom et l’adresse). Le contrat doit ainsi refléter l’offre
soumise par le fournisseur en réponse à la demande de l’organisme. Il sert à la fois à prouver les obligations qui lient
les deux parties, tout en protégeant les intérêts de l’organisme.
Les contrats peuvent être matérialisés sous la forme de bons de commande, contrats de services professionnels, etc.,
à condition que tous les éléments minimaux requis pour la formation du contrat soient présents.
Dans le cadre des bons de commande, le fournisseur doit accuser réception de la commande par retour de document
en confirmant les disponibilités et prix contenus à l’offre faite.
Le contrat devra contenir les éléments suivants :
❑ Les parties contractantes
❑ La nature des marchandises ou services achetés et les quantités à fournir, ainsi que les conditions de livraison
❑ La contrepartie (c’est-à-dire le prix du contrat et/ou le prix unitaire à payer et les conditions de paiement)
❑ Tous les autres éléments indispensables à la bonne exécution du contrat

17. MERCI POURVOTRE ATTENTION