Les Listes : Outils d'efficacité professionnelle - Les listes font le buzz ! - Pourquoi nous les aimons tant - Usages et typologies - Construisez vos propres listes  outils !

1. OUTILS D'EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE
LES LISTES

2. OUTILS D'EFFICACITÉ PRO
LES LISTES
●
Les listes font
le buzz !
●
Pourquoi nous
les aimons tant.
●
Usages et
typologies.
●
Construisez vos
propres listes
outils !

3. LES LISTES
OMNIPRÉSENTES

4. LISTICLE
QUAND L'ARTICLE
RENCONTRE
LA LISTE
Les LISTICLES, articles rédigés sous forme de listes
(ou de Top 10 etc) font les beaux jours des blogs et
sites internet, et se partagent viralement sur les
réseaux sociaux.
LA LISTE FAIT LE BUZZ

5. ●
Religion : 10 Commandements, 7
Vertus, 7 péchés capitaux ;
●
Patrimoine : 7 Merveilles du Monde,
7° Art ;
●
Vie quotidienne : liste de courses,
pense-bête, Bucket List, liste des
personnalités préférées, TOP 50,
Top des 10 meilleurs, etc...
MADE IN LISTES
La liste fait partie intégrante de nos
vies et de notre histoire depuis des
millénaires :

6. En entreprise, la liste est partout :
●
Liste du personnel ;
●
Liste des clients, des fournisseurs ;
●
Liste des articles, catalogue ;
●
Plan comptable : liste des comptes ;
●
Liste des procédures Qualité etc ;
●
Liste des obligations légales ;
●
Liste des items de certification, etc.
LISTES & CO
La liste appartient à tous les milieux
professionnels.

7. LES LISTES :
POURQUOI NOUS
LES AIMONS TANT

8. FACTEUR HUMAIN
Ce chiffre varie selon les individus et avec l'âge:
●
entre 5 et 9 vers 20 ans;
●
entre 4 et 7 vers 70 ans. “
Les secrets de la mémoire – L'Express
La liste est une aide précieuse
“ La capacité de la mémoire à court terme
est restreinte. Elle ne peut retenir qu'un
nombre limité d'éléments.

9. FACTEUR HUMAIN
Exemples de listes MNÉMOTECHNIQUES
Éducation : Listes d'exceptions (pluriel des noms
choux, hiboux...), listes grammaticales (mais ou et
donc or ni car)
Outils pro : CQQCOQP (hexamètre quintilien), classe
N° - du plan comptable (+ sous catégories), les 9
principes de prévention...

10. RANGER ET
CATÉGORISER
C'est parce que la liste permet d'ordonner les choses
(ordre croissant, décroissant , chronologique, de
préférence, etc), et de ranger d'autres éléments dans
les catégories restreintes définies dans la liste de
départ (arborescence, sous-catégories).
Même sans être écrite (liste mentale), la
liste permet la mémorisation, en dépit
des restrictions de notre mémoire à
court terme : 9 éléments maxi.

11. ●
La liste est un “dispositif spatial de triage de
l'information”.
●
La liste permet l'enregistrement, et la
réorganisation de l'information.
●
La liste est un mode synthétique d'organisation des
données (listes, tableaux, inventaires, registres).
●
La liste procède au classement de l'information
selon un certain nombre de critères.
●
La liste standardise, simplifie, et donne une grande
visibilité aux catégories.
LISTE DES AVANTAGES
Avantages des listes selon GOODY
La Raison Graphique (1977)

12. ●
Le visual thinking est une pratique qui
consiste à traduire des messages complexes
en arrangements visuels faciles à assimiler.
●
La liste, sous ses multiples formes, est un
support visuel permettant une meilleure
lisibilité, visibilité, et assimilation de
l'information.
●
Le processus visuel d’information de l’être
humain est bien plus rapide que celui du
traitement des mots (textes).
VISUAL THINKING
Selon les sources, jusque 65% des gens
seraient visuels

13. EN SOMME
LA LISTE PERMET
●
Une meilleure mémorisation.
●
De synthétiser les choses.
●
De les ranger et de les ordonner.
●
De catégoriser les choses (leur donner
un titre) et de faire des sous-listes
(arborescence).
●
De distribuer les données dans l'espace
(vertical, horizontal, circulaire...)
●
De réorganiser l'information.

14. USAGES ET
TYPOLOGIES
DES LISTES

15. ●
Organiser : principe organisateur de la
liste; temporalité.
●
Transmettre : transmission d'information,
formalisation de savoir-faire tacites...
●
Échanger : dialogie des listes écrites,
reprises, cochées, raturées, modifiées,
complétées...
●
Former : synthèse, aide à la mémorisation,
structure de cours, plan à développer...
LISTE À TOUT FAIRE
La liste – sous toutes ses formes – sert à
tout, dans tous les domaines de l'entreprise

16. Tous les rapports au temps :
●
Évolution dans le temps, marques de dialogie (cochée, barrée),
●
Repères temporels, repères chronologiques (montée en indice
type version 1 etc),
●
Pérennité de la liste, ou caducité avec date de péremption, etc.
TYPOLOGIE
Il existe 3 grands types de listes,
et toutes les temporalités
3 Types de “listes” :
●
Listes rétrospectives : de type inventaire.
●
Listes prospectives : servant de guide, de
plan à une action future.
●
Listes lexicales : de la connaissance.

17. ●
Liste horizontale : de type énumération.
●
Liste verticale : avec ou sans signe visible
d'organisation graphique ( ■ , tiret, ● ,
nombres cardinaux ou ordinaux).
●
Tableau : entrées multiples lignes et
colonnes (Excel).
●
Matrice : nombre d'entrées restreintes
lignes / colonnes (matrice d'Eisenhower,
matrice SWOT, matrice RH de potentiel /
performance)...
FORMALISATION
Selon son organisation et sa distribution
spatiale, la liste prend différentes formes

18. EXEMPLES
Matrice SWOT et Matrice de potentiel
Analyse SWOT personnelle :
forces à développer, faiblesses à compenser ou lacunes à
combler, opportunités à saisir, menaces à neutraliser
Grille d'analyse RH de potentiel / performance
Gestion des Talents

19. NOUVELLE DONNE
Listes visuelles et nouvelles
distributions spatiales
●
Infographies : information sous forme de faits et chiffres illustrés.
●
Mindmaps : distribution spatiale par branches, lecture circulaire.
●
Sketchnotes : résumés visuels dessinés.
Extrait Sketchnote Mooc Racines des mots scientifiques Mindmap Formation 3.0 infographie

20. KANBAN
Liste post-it sollicitant la mémoire visuelle
et kinétique : pour les équipes, managers
(colonne délégation) et même étudiants.
À faire En cours À suivre Terminé
Tâches déléguées
Activité
importante
Activité
Y
urgente
Activité
XYZ
Activité
minutieuse
Activité
spécifique
Binôme
B
Untel

21. CONSTITUEZ
VOS PROPRES
LISTES

22. ●
Hexamètre de Quintilien : Q.Q.O.Q.C.C.P.
●
Objectif SMART : Spécifique, Mesurable,
Ambitieux, Réaliste, Temporel.
●
PDCA : Plan Do Check Act de l'amélioration
continue (roue de Deming).
●
3P de la progression collective d'activité :
Progress, Plans, Problems (lien).
●
PESTEL : modèle d'analyse stratégique de
l'environnement d'une entreprise.
●
4P du Marketing : Price Product Place Promotion.
●
5S de la qualité, etc...
READY MADE LISTS
Bien sûr il existe de nombreuses listes à
usage professionnel prêtes à l'emploi

23. Q.Q.O.Q.C.C.P.
Parmi les listes fermées, l'héxamètre de
Quintilien sert à l'analyse systématique
Il correspond aux 5W Anglais et permet un
questionnement systématique et exhaustif de la
situation :
●
Qui : personnes concernées
●
Quoi : actions, choses
●
Où : lieux, localisation, destination
●
Quand : délais, temps, dates butoirs
●
Comment : moyens, modalités
●
Combien : nombres, coûts
●
Pourquoi : raisons

24. ●
À partir des modèles existants à customiser selon ses
propres buts et besoins : ex QQOQCCP, PDCA...
●
À partir des divers outils existants : tableaux, listes
scripturales, matrices, visual thinking...
●
À créer de toute pièce en fonction de la finalité en vue.
DIY LISTS
Do It Yourself : les listes-outils
à réaliser soi-même

25. LE CR DE RÉUNION
Le compte-rendu de réunion
standardisé sur base de QQOQCP
SCHEMA ACTIONS
Qui ? Quoi ? Comment ?
DELAIS
Quand ?
INFOS GENERALES
● Groupe :
● Entreprise :
● Projets :
Synthèse – Prise de notes déléguée à
tour de rôle – Diffusion facile –
Consultation pratique – Archivage
format A4 (RV) -
BILAN
● Résultats :
● Problèmes :
● Solutions :
● Point des actions en cours :
Convient aux réunions récurrentes
Customisable à volonté
Organisation & Planification
Activités – Objectifs – Moyens
QUESTIONS diverses

26. LE PLAN D'ACTION MINUTE
SUR BASE DE QQOQCP
D. Cristol le définit comme un “outil de structuration
simple et rapide de l'action et de conduite de projet
avec la capacité d'être mémorisable par tous.” (lien)
QUOI QUI QUAND COMMENT ... FAIT
Liste des tâches Responsable Date buttoir Moyens à ETC 
mettre en œuvre 






27. Tableau d'évaluation
AUDIT - DIAGNOSTIC
Constituer soi-même un tableau de
cotation d'items et sous-items
Radar représentation
graphique
ITEMS CRITERES COTATION
Item 1 = X Critère 1 1à5 / 1à10 ?
Critère 2 etc
Item 2 = Y Critère
Critère, etc
Item 3 = Z Critère
Critère, etc
Item.... etc
Item 2
Item 1
Item 3Item 4
Item 5
Tableau Excel et graphique en radar
Niveau de
l'évaluation
0

28. PROCÉDURES
Listes utiles à la formalisation des
activités de travail et la transmission
Procédure de travail sous forme de tableau
(liste chronologique détaillée des tâches)►
Liste des catégories à inclure dans une
procédure de travail rédigée ▼

29. CHECK-LISTS DE
PRÉPARATION OU DE
VÉRIFICATION
●
Check-list des éléments techniques.
●
Check-list des instruments (ex chirurgie)
●
Check-list de délégation (CAM + TB indiv.)
●
Check-list de négociation commerciale
(lien JDN 15 Check-Lists pour le travail).
●
Check-list de préparation de réunion, de
séminaire, etc.
●
Check-list RH : des éléments d'embauche,
de paye, etc.

30. PRISE DE DÉCISION
Matrice multicritères
d'analyse et de prise de décision
●
Liste croisée des critères et des éléments constituant les facteurs d'évaluation.
●
S'applique au recrutement, au choix d'un fournisseur, au choix d'options de développement...
●
Cette matrice d'analyse intègre objectivement tous vos paramètres de prise de décision,
pondérés ou pas.
(Pondération)
Facteurs
d'évaluation
Critère 1 Critère 2 Critère 3 Critère 4
(1 à 5) (1 à 5) (1 à 5) (1 à 5) Total
Élément 1
Élément 2
Élément ...

31. LA TO-DO LIST
●
À associer à une matrice de priorités
(urgent-important) pour ne pas la limiter
à un pense-bête.
●
Évaluer des temps de réalisation et
prévoir des marges de manoeuvre.
●
Peut s'utiliser ponctuellement (temps
fort) ou comme mode d'organisation
régulier : journée, semaine, mois.
●
Formats : papier, Excel, logiciel, Apps.
Gestion opérationnelle des
activités & Time Management

32. LA TO-BE LIST
Développement professionnel
et personnel
●
Lister ce que l'on souhaite être à
l'horizon de x années : court, moyen,
long terme.
●
Carrière, compétences à acquérir,
qualités à développer...
●
Définir les objectifs opérationnels (buts),
les stratégies, moyens et plans d'action
à mettre en œuvre.
●
Reprendre périodiquement et ajuster les
actions, moyens, objectifs.

33. RESSOURCES
●
La Raison Graphique, J.GOODY
●
Journal du Net : 15 Listes pour
le travail (lien).
●
Blog 4Cristol : lien.
●
Les secrets de la mémoire,
L'Express (lien).