Un budget infini pour votre événement ça vous dirait ?

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Atelier
Un budget infini pour
votre événement, ça vous
dirait ?

leconciergemarketing.com
Miracles
Meilleures pratiques

Qui ? et pourquoi ?

Augmentation des coûts de production
Diminution du temps disponible
Augmentation de l’offre événementielle
Clientèle de plus en plus exigeante
Restrictions budgétaires
Mauvaise compréhension de la
communication événementielle
Contexte

Vous donner de nouveaux outils pratiques
pour augmenter les revenus événementiels
Finalement vous permettre de faire plus avec
ce qu’on vous donne !! et de le garder
Objectifs de l’atelier
Vous exposer à certaines pratiques pour
améliorer les aspects financiers de vos
événements
Vous inciter à sortir de la logistique et
acquérir des notions complémentaires qui
vous feront progresser
1
2
3
4

Introduction
Sondage
Documentation

Annonceur/Commanditaire
Promoteur/Organisateur
Exploitation/Activation
Propriété
Droits
B2B
B2C
Notoriété
Termes à saisir

3 Facteurs d’influence
Réduire les dépenses
Augmenter les revenus
Diminuer les risques

Événement
L’équation
Revenus
Dépenses directes
Dépenses indirectes
Profits ou (pertes)
=
( )-

L’équation
Revenus

Un revenu c’est quoi ?
Diminution des dépenses
Montage financier
Biens et services
Dons
Ventes
Subventions
Répartition des revenus membres FEQ selon
leur chiffre d’affaires
Tiré de : Portrait financier des membres année
2012

Types de revenus
Billets
Concessions
Frais d’utilisation
Produits dérivés
Téléchargements
Frais d’inscription
Frais de services:
camping, transport,..
Cotisations
Concours
Collectes de fonds
Sociofinancement

Commandites
Exposants
Kiosque de ventes
Concessions
Subventions
Expertise et matériel
Biens et services
Types de revenus

Faiblesse événementielle
Gestion des risques financiers
Dépendance à une source de
revenus trop importante
Taux d’endettement
Outils financiers récurrents
facile à comprendre
Montage financier
Répartition revenus et dépenses
membres FEQ Tiré de : Portrait
financier des membres année 2012

Éléments sous-estimés en événementiel
Montage financier
Fond d’urgence
Contribution des bénévoles
Valeur des échanges
Notions de performance
ROI – retour sur investissement
ROO – retour sur objectifs
Différents scénarios : optimiste, pessimiste
Point mort

Concept de la culture commerciale
Montage financier
Concept trop souvent absent ou dénigré
Attention à ne pas verser dans l’excès, on doit conserver son
identité
Développer des outils et mobiliser les
ressources pour devenir un axe commercial
Très souvent pour un tiers
Tarification vs gratuité
Utilisateur payeur
Développement de produits spécifiques pour obtenir des profits
Pas en opposition à la création
OBJECTIFS SECONDAIRES

Vos événements ?
Montage financier
% provenant des participants ?
% provenant des annonceurs ?
% provenant du donneur d’ordre ?
S’autofinancent-ils ?
Le danger ?

Le montage financier doit changer selon l’âge de l’événement
Début Financement provenant des ventes:
billets et exposants
En progression Augmentation de la part des annonceurs et des
autres revenus auto-générés
À maturité Répartition équilibrée et balancée
Intégration graduelle des revenus publiques quand c’est possible
Montage financier
Pourcentage de la répartition des revenus en évolution

L’efficacité comme source de revenus
Outils pour devenir plus efficace
CRM
Gestion de projet
Automatisation des communications
Cahier de charges
Pérennité
Mémoire collective
Faire mieux et plus avec ce que nous avons

La notion centrale
Clients
L’événement
existe uniquement
pour servir ses
différentes
clientèles

Stratégie d’augmentation
2 types de clients
1. Participants
2. Les instances qui veulent être
en contact avec les participants

Processus : commercialisation et financement
Plus de clients
Pour plus de revenus

Vivre un moment qui a un effet positif sur n
Pourquoi on fréquente les événements

Moment en famille
Découverte sensorielle
Émerveillement

Apprentissage
Contact avec l’inédit
Connecter

Adrénaline
Vivre de la fantaisie
Le dépassement de soi

Adrénaline
Vivre de la fantaisie
Le dépassement de soi
Apprentissage
Contact avec l’inédit
Connecter
Moment en famille
Découverte sensorielle
Émerveillement
Pourquoi on fréquente les événements

La notion centrale
ClientsS’attarder moins sur
la programmation et
la logistique et plus
sur les objectifs, les
publics cibles et les
résultats

Événement ordinaire
=
Affluence difficile à déplacer
Événement hors du commun
=
Affluence qui sera prête à faire des
sacrifices pour y participer
+
-

Pot de miel – Produit événementiel mobilisateur
Le « pot de miel », c’est simplement l’idée d’orchestrer une
communauté de gens qui ont intérêt à se connaître, autour
d’une expérience commune.
• C2
• Saint-Tite
• Burning Man
Événement pour lequel « l’amateur ou le fan » voudra
se déplacer et effectuer des dépenses

Unique
Attrayant
Ciblé
Pertinent
Comble des besoins
Succès financier événementiel
?

Tournois de golf
Dépouillements d’arbre de Noël
Cocktails
La mort prévisible de certaines
formes d’événements
. . .

Création de valeur
« What’s in it for me ?»
Le principe de création de valeur
L’événement orienté vers le client

Idées
Stratégie
Planification
Choix de la formule
Déploiement
Évaluation

Segments Ligne éditoriale
Déploiement Évaluation
Tactique Ressources
Outils Calendrier
À qui ? Que va-t-on leur dire? Comment va-t-on leur dire ?
Qui va leur dire et
à quel prix?
Quels moyens
seront utilisés?
À quelle fréquence et
quand va-t-on leur parler?
Dans quel ordre? Quels seront les résultats?

Mode fidélisation
Mode acquisition
Nouveaux participants
Hors du réseau et de la communauté
Messages sur les bienfaits qui
font susciter leur déplacement
Déjà dans la communauté
Ont une expérience face à
l’événement bonne ou mauvaise
Informations concernant la
nouvelle édition

Positionnement
Le positionnement correspond à la place qu’on veut
faire prendre à un produit ou une marque dans l’esprit
des consommateurs, face à ses concurrents et à partir
de différents critères (prix, image, caractéristiques,
etc.).
Où voulons-nous nous situer en comparaison avec …?
Comment devenir unique et incontournable?

Une des plus grosses faiblesses de bien
des promoteurs événementiels c’est le
manque de connaissances de leurs
différentes clientèles
Événements non adaptés
Mauvaise communication
Programmation inefficace
Au final des événements difficiles à combler

Les sondages
Rigueur scientifique
Vaut mieux un mauvais
sondage que pas de sondage
Rôle des employés/bénévoles
En ligne VS papier
Comment ont-il entendu parlé
de vous?
Consultation sur la programmation/format
Expérience client

L’élément d’actifs
ayant le
plus de valeur
dans l’organisation
Communauté électronique

Connectée par :
Ceux qui visitent régulièrement
le site internet
Ceux qui reçoivent l’infolettre
Ceux qui
interagissent et
participent sur vos
médias sociaux
Certaine captivité, rétention

Ambassadeurs
Viralité de vos contenus
Affinités avec vos valeurs
Clients, actuels et futurs

Actif de l’organisation
Dans l’action de fidélisation
Premiers éléments du
bouche-à-oreille
Se bâtit contact par contact
Importance des systèmes de bases de données

Prenez le temps de cultiver
votre communauté
Vous en récolterez les fruits

Sources de données
Billetterie
Sondage
Discipline et priorité
Page d’arrivée (Landing page)
Service client (téléphone et courriel)

Offre/coffre à outils électroniques
Site web Médias sociaux
Infolettre Contenu électroniqueMobilité

Outils de communication en 2016
+
Les besoins de contenu ont explosé

Rôle du site internet
Obtention de revenus
Billetterie
Valeur pour les annonceurs
Diffusion de contenu
Inscription à la communauté

Votre site internetEntreposage
Diffusion
www….

Médias sociaux
Gradation des gestes
Like – Aimer +
Commentaire +++
Partage ++++++
Lecture de la publication
Engagement

Communication par courriel
Loi c28
Stratégie relationnelle
Actif de base
Taux d’ouverture vs médias sociaux
Durée du courriel
Viralité
Statistiques
Véhicule parfait pour
les offres

Sources de revenus

Philanthropie
Plateforme de dons
Approche émotionnelle
Sensibilisation à la cause
Principe des dons planifiés
Spécialité avec son
langage et son
fonctionnement propre
Incidence fiscale
Reçu de charité
Fondation

Pyramide de l’engagement
Bénévoles/employés
Donateurs
Commanditaires
Administrateurs
Participants

Forfaits
Payants sur plusieurs aspects
Ventes supplémentaires
Commissions de vente
Augmentation du panier d’achats
Éléments de succès d’un forfait
Attrait pour la clientèle visée
Valeur perçue
Lien avec l’événement
Pertinence à la cellule de voyage

Mise à niveau et VIP
Ventes complémentaires
Négocier des ententes préalables
Ristournes
Commissions
Rabais
Hébergement
Repas/boisson
Stationnement

Exposant
Commandite
Hospitalité
Forfait de groupe
Des produits pour les différents clients
Création de produits
$$$$
$$$
$$
$

L’événement qui sort de l’événement
Les sous-événements
Ou mini-événements
Les « spin off »
Les éléments de programmation hors-saison
Faire parler en dehors de la période d'événement
Toucher des segments particuliers ou de nouvelles clientèles
Tester des produits ou des éléments de programmation

Éléments à intégrer dans votre tarification:
Famille
Amis/collègues
Nombre de personnes
Distribution de l’âge
Provenance géographique
Billetterie
Importance de connaitre
La cellule de visite
Le revenu disponible
Les intérêts des visiteurs
Les habitudes de consommation

Stationnements
Enjeu de plus en plus déterminant
Financement interne ou donné à une oeuvre
Gestion du comptant
Technologie au service des cartes de crédit
Modulation flexible selon le type de véhicule
Pré-négociation
Achat de groupe

Kiosque
Flexibilité – sortir du 10 x 10
Intégration des « food trucks »
Avec ou sans services
Diversité
Consulter sur les besoins
Pertinence du type de vente
Revenus intéressants – première étape d’engagement
Expérience de marque
Tarification au p2

Produits dérivés
Site transactionnel
Investissement dans la marque
Être utile, beau et « trendy »
« Cheap » n’est pas meilleur
Inventaires invendus
Consultation sur les besoins et les envies

Concessions
Varier les formats
Remorque
Kart
Camion
Traiteur
Préemballé
Distributrice
Faire soi-même
ou
en impartition ?

RFID, I Beacon …
Dépenses, investissements ou sources de revenus ?
Contrôle
Données et interactions dans les médias sociaux
Vidéo, captation, diffusion
Solutions technologiques
Fidélisation
Solution de paiement sans argent

Stratégie d’augmentation
Lors de changements, comment augmenter les tarifs ?
Démarche étendue dans le temps
Accompagnée d’une structure de communication
Appuyée par des arguments et des justifications
Transparence
Bon pour : exposants, partenaires, entreprises
Toujours augmenter selon l’indice des prix à la
consommation pour éviter les manque à gagner
À prévoir dans les contrats

Création de produits
Exemple:
15$ - billet régulier
30$ - billet + items promo
75$ - billet privilège : entrée + services + offre de restauration spécifique
150$ - accès zone vip
200$ - accès zone vip + stationnement + consommation
Des produits pour toutes les bourses
À faire pour les visiteurs et pour le marché corporatif et les
partenaires
Effet de rareté Valeur perçue Prévente
Travailler à partir « d’insight »

La commandite

Un geste commercial
Soutien matériel apporté à une
manifestation, à une personne, à un
produit ou à une organisation en
vue d’en retirer un bénéfice
publicitaire
La commandite c’est quoi ?

Ne vous demandez pas
ce que le
commanditaire peut
faire pour vous mais
ce que vous pouvez
faire pour le
commanditaire
Concept primordial

Clients ciblesAnnonceur
Propriété
Messages
Comportements
Votre place
Vous êtes la courroie de transmission
Vous n’êtes pas des quêteux
Vous avez des solutions à des
problématiques

9eéditionétudeduCCC

1. Augmenter les ventes
Motivations
2. Accroître la notoriété
3. Faire découvrir un produit
4. Recruter/remercier du personnel
5. Remercier
6. Améliorer son image dans la communauté
7. Ils vous aiment, croient en votre mission
*. Ils vous aiment,
croient en votre
missionPropriét
é
gagnant
e

Quels sont les éléments qui pourraient
intéresser le commanditaire en fonction de ses
objectifs d’affaires ?

Aspect sociodémographique
Votre clientèle
Aspect psychométrique
L’offre
Segments
Accessibilité
Consultation

leconciergemarketing.comleconciergemarketing.com
L’offre électronique
Site web
Médias sociaux
Infolettre
Contenu électronique
Mobilité
L’offre

L’offre
Opportunités médiatiques
Possibilités d’activation
Forfait d’hospitalité
Activités périphériques
Signalisation
Affiliation/utilisation de votre marque

L’offre
5 grandes familles de
composantes de valeur
Visibilité
Activation
Valeur de la marque
Marketing électronique
Hospitalité

Motivations - objecti
Outils – activations
Évaluation – donnée
Principe de base

Ligne de temps sur la recherche de partenaireCommandeduCA
Inventaire
Collectededonnées
Rédactiondudocument
Correction,miseenpagedudocument
Analysedelastratégiededéveloppement
Premièrepériodedeprisedecontact
Suivis
Rencontre
Lettred’entente
Rédactionducontrat
Vérificationdeleurcontentieux
Contratfinal
Arrimagedesactivations
Développementdesactivations
Collectedesélémentsduclient
Événement/réalisation
Collectedonnéed’évaluation
Rencontrepostmortem
Rédactiondurapportderendu
Démarchesderenouvellement
Fenêtre d’opportunité
Le temps de préparation
La ligne de temps n’est pas la même pour tout
Le temps est un ennemi en
recherche de partenaires

Première partie - La présentation
Deuxième partie - L’offre personnalisée
Le document de présentation
Vocation mixte : présentation du projet et
introduction au potentiel de commandite
Spécifique à un partenaire précis
Document d’introduction
Sera différente d’une offre à l’autre

Principe du
partenariat
utile
Principe du partenariat utile

Principe du partenariat utile

L’activation 360o
L’activation

Échange de biens ou de services
Biens:
Parc informatique
Produits alimentaires
Meubles
Services:
Comptabilité
Service informatique
Main-d’œuvre
La négociation
$ >

Créer de nouvelles visites sur leur site internet
Créer de l’achalandage sur un site transactionnel
Développer des opportunités (lead)
Renforcer un positionnement ou identifier une expertise
Quels éléments sont intéressants au niveau
électronique en commandite ?
L’activation
Donner des outils d’évaluation palpables et traçables
Offrir une vie aux marques en dehors des périodes
d’événement

Site web Médias sociaux
Infolettre Contenu électroniqueMobilité
L’activation

9e édition étude du CCC

En 2016
On demande l’opinion de nos amis, très
souvent en débutant par les médias sociaux
On consulte des forums
On cherche des évaluations et des
appréciations d’experts
On regarde des vidéos en action
Finalement, on s’intéresse au prix
L’activationContenu électronique

Faire la promotion de votre propriété
2 fonctions
Devenir un véhicule de marque pour vos
partenaires
Par la diffusion et la
création

Il doit contenir des éléments de promotion et
d’entrée d’argent
Supporte l’histoire racontée
Garde le réseau allumé et informé
Crée de l’intérêt et du « buzz »
Interpelle les segments ciblés
Le contenu doit agir comme un aimant vers le
site internet et les outils électroniques
Il devient un élément essentiel dans le procesus
d’achats pour vous ou vos partenaires

Webinaire
Feuillet rédactionnel (white paper)
Livre électronique
Article
Études de cas
Études et tendances
Communiqué de presse
Capsule vidéo
« Making of »
Performance en vidéo
Votre événement en 20 statistiques
Capsule vidéo de l’arrière-scène
Entrevues exclusives avec les
artistes ou les artisans

Gain pour le membre ou le participant
Rôle à jouer dans l’offre de produit que ce soit à
l’interne ou pour un partenaire
Adapté selon les segments
Contenu provenant des participants : « crowdsourcing »
Plus de valeur $$
Plus légitime et socialement accepté
Nous ne pouvons garantir la création, juste la
favoriser

Pertinence
Pas de promotionnel 80/20
Réutilisation et republication du contenu
Humain
Commencer par un titre accrocheur
Partageable
Distinct et unique

Diffusion
Dans le réseau d’un tiers
Dans votre réseau
Hors réseau – effet viral
Co-branding
Etude
Sondage
Capsule technique

Liste touristique préparatoire
L’après inscription ou achat de billets
Page de remerciements
Outil de partage
Retour sur la programmation
Offre de produits connexes
Forfait hébergement/restauration
Valeur pour un partenaire (offre, forfait, visibilité)

La vente, un passage obligé

La vente c’est :
Les bases de la vente
combler un besoin
Existant
ou pas
Le processus de vente

Comment déterminer les besoins d’un annonceur
L’écoute
Les recherches
Les besoins de base
La rencontre

Une affaire d’humains
Plus le réseau est développé
meilleurs sont les succès
Discuter avec la personne décisionnelle
Théorie des 6 degrés de séparation
Vous
Ça prend du temps – un réseau se bâtit un
contact à la fois
Votre réseau = votre actif personnel

À qui voulez-vous confier votre budget ?
Ils achètent d’une personne avant
d’acheter un produit ou un service

En tant que promoteur – ils vous achètent
Crédibilité
Sérieux
Première impression
L’image de marque de la propriété passe par vous
Connaissance du dossier
Apparence

Les amis
La famille
Les clients
Les usagers
Les voisins
Dans la même région
À quelle porte cogner ?

Selon le niveau de commandite
National Provincial
Régional Municipal

Comment trouver les bonnes personnes
Utilisation des contacts
Informations sur le web

1 800 000 profils au Québec uniquement

Pourquoi doit-on savoir s’en servir ?
Pour être visible
Pour trouver des contacts
Pour trouver des solutions à nos problèmes
Pour suivre qui est rendu où
Plateforme de diffusion de contenu

Le secret ….
Les suivis
Au moins 6 suivis pour avoir une réponse
Documenter et planifier
L’importance de parler à la personne décisionnelle
La partie la plus difficile du travail de recherche

Accepter la réponse négative
Accepter que le "fit" ne soit pas universel
Se protéger - fait partie du processus
Comprendre l'effet de volume
Apprendre de chaque réponse
Bâtir votre expérience

Convertir les non ,, en oui
Une réponse négative d’un partenaire potentiel peut
devenir positive si on y travaille
Faire découvrir le produit
Renouveler la demande avec les dernières
statistiques à jour
Monter un vidéo, un montage photo
Garder des contacts réguliers
Envoyer le dossier de presse
L’après projet

Faites découvrir votre produit
Prenez-les en charge, même si vous êtes
débordés
Faites-les sentir importants lors de leur visite
N’oubliez pas qu’ils ont des familles
Documenter vos démarches
L’après projet
Convertir les non ,, en oui

Financement
participatif

Objectif: 50
000$
Final: 13 285
00$
Objectif: 70 000$ -
Final: 12 100 00$
Financement participatif

Objectif: 3 000 000
Final: 11 200 00$ Objectif: 650 00$
Final: 2 400 00$

Financement collectif
Financement collaboratif
Sociofinancement
Crowdfunding

Avantages

On finance quoi avec cette technologie
Projet spécifique : conférence, captation vidéo, spectacle, magazine, …
Infrastructure: microsite, équipement, …
Élément de programmation: spectacle, conférence, ..
Doit intéresser votre clientèle
Doit permettre des avantages associés

Structure d’avantages
La valeur perçue doit être de beaucoup plus élevée
que la valeur réelle
Coté exclusif, peu accessible
Proportionnel au montant investi
Tangible et en lien avec le financement

Exemples d’avantages
Un numéro gratuit du magazine
Un ouvrage autographié
Un accès VIP aux conférenciers
Des produits dérivés
Une baladodiffusion des conférenciers

Le succès est proportionnel à l’ampleur du réseau
Ayez une bonne structure d’avantages, adaptée à la
clientèle
Les éléments de succès
La répétition: présence web, journalière et complète
Séparez votre projet en phases
Travaillez sur un projet spécifique
Investissez dans votre vidéo

Les éléments de succès
La communauté
Communication par courriel
Médias sociauxBouche-à-oreille
Site internet Canaux traditionnels

Le site conserve entre 4% à 10% des recettes
Actuellement 40% des projets finalisent leur financement
Demande énergie et temps

Test au marché
Rassure financier et commanditaire
Justifie, explique et teste la demande pour votre projet
Un financement à succès a plus de chances de passer les
autres étapes de financement
C’est la meilleure étude de marché
Dans le cadre d’un nouveau projet

Justification budgétaire

Pouvoir le prouver et le démontrer
Mobiliser les équipes autour de vos projets
Un événement à succès a plus de chances de passer les
autres étapes de financement
Devenir essentiel
Prouver l’apport des événements
aux objectifs d’affaires
Inclure les autres dynamiques: RH, image de marque …

Comment prouver que nous sommes essentiels
Objectifs
Résultats
Évaluation

C’est une démarche qui se prépare dans la
mise en place de l’événement
Après il est trop tard
Identification des:
• Résultats à atteindre
• Des indicateurs à mettre en place
• Des données qui seront à suivre

ROI
ROO
Identification de l’ensemble des coûts
et des retombées
Travail d’équipe
Présence de système de données
Capacité à les traiter
Volet temps
Intangible
Interprétations différentes selon les agendas

Il faut prendre le temps de bien faire les
choses si on veut faire de l’événementiel
Les objectifs de l’organisation doivent être clairs
et atteignables
La créativité est centrale dans le
contexte actuel
Conclusion

Comment nous pouvons vous supporter
Accompagnement dans a mise en
place du programme de
commandite
Coaching sur les processus
Implantation d’outils et de
nouveaux produits
Support créatif
Laclépourtousvos
besoinsdans
lemilieudelacommandite
Idéation reliée aux sources de revenus
Révision du modèle d’affaires
événementiel

« Donner et recevoir, recevoir et donne
c’est tisser des liens entre les hommes
pour en faire une seule et grande famill
Pam Brown
Merci

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