Projet Charlemagne Le monde de l’éducation est vaste, le projet Charlemagne concerne l'éducation préscolaire et l'enseignement primaire et secondaire (PPS). – Une clientèle de 1,3 million d’élèves au PPS dont le Ministère assure le financement en toute équité selon les règles budgétaires établies.

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PROJET CHARLEMAGNE
Déclaration des effectifs scolaires et
sanction des études secondaires
Présentation
au déjeuner-conférence
du
PMI Lévis-Québec
19 mars 2007

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Quelques chiffres pour se situer
– Le monde de l’éducation est vaste, le projet
Charlemagne concerne l'éducation
préscolaire et l'enseignement primaire et
secondaire (PPS).
– Une clientèle de 1,3 million d’élèves au PPS
dont le Ministère assure le financement en
toute équité selon les règles budgétaires
établies.

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Quelques chiffres pour se situer
– Le réseau scolaire au PPS c'est :
• 1 925 écoles primaires;
• 598 écoles secondaires;
• 288 écoles primaires et secondaires;
• 197 centres de formation professionnelle;
• 205 centres d'éducation aux adultes.

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Quelques chiffres pour se situer
La sanction des études pour les élèves en 4e et
5e secondaire et en formation professionnelle
-Plus de 100 000 diplômes décernés chaque
année :
• DES, DEP, ASP, etc.
-Plusieurs types de documents officiels :
• Relevé de notes, de compétences ou
d'apprentissages.
-Obligation de jouer le rôle de registraire
(maintenir l'historique).

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Quelques dates importantes
Juillet 2001 Projet accepté par le Bureau du sous-ministre
Septembre 2001 Projet signé par le ministre et expédié au Conseil
du trésor
Décembre 2001 Projet entériné par le Conseil du trésor
Février 2002 Début des travaux d’architecture
Avril 2003 Révision de l’envergure du projet
Juin 2003 Approbation de la révision de l’envergure du
projet
Automne 2003 Début des travaux de réalisation …
… 5 ans plus tard
Automne 2008 Ouverture de l’année scolaire 2008-2009

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Qu'est-ce que le projet Charlemagne?
• Charlemagne :
– C’est la gestion du dossier scolaire unique et
complet de l’élève au préscolaire, au primaire et au
secondaire (PPS).
– C’est une refonte complète de cinq systèmes :
• des deux systèmes de sanction au secondaire (SESAME et
SAGE);
• des trois systèmes de déclaration des élèves : DCS (jeunes),
DCFP (FP) et SIFCA (adultes);
• en une solution basée sur un dossier unique de l'élève.
– C’est une révision des mécanismes de contrôle du
financement.

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Pourquoi un tel projet ?
• L'événement déclencheur :
– Le renouveau pédagogique (la réforme) de
l’éducation présentement en cours a un impact
majeur sur la sanction des élèves de 4e et 5e
secondaire.

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Diagnostic des systèmes actuels
• Service à la clientèle déficient :
• absence de dossier unique de l'élève;
• goulots d'étranglement dans les échanges.
• Difficulté à exercer des contrôles efficaces :
• données réparties dans cinq systèmes sur
l’ordinateur central;
• contrôles a posteriori.

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Diagnostic des systèmes actuels
• Risque de pannes importantes :
• moyenne d'âge de 18 ans pour les cinq
systèmes.
• Difficulté d’intégration des nouveaux régimes
pour soutenir la réforme de l’éducation.
• Complexité des interrelations entre les systèmes :
• plus de 220 liens interapplications.

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Diagnostic des systèmes actuels
• Difficulté d'intégration des modifications
générées par les encadrements légaux et
réglementaires.
• Une technologie sur une plate-forme qui sera
abandonnée en 2008 (IBM, PL1, Db2).
• Plusieurs petits systèmes périphériques
nécessaires pour compléter les systèmes actuels.

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(facilité + Internet)
(facilité + Internet)
(nouveau)
(ouverture à de
nouveaux modes)
(processus continu)
Moyens
Agenda des tâches à réaliser
Modes de financement
indépendants de la déclaration
Système intégré Déclaration
et Sanction Élimination du papier
Contrôles plus efficaces
Dossier unique de l’élève
Fonctions pour soutenir
le nouveau régime pédagogique
Solution retenue
Caractéristiques Avantages
Une solution intégrée
Des communications plus simples et
plus souples
Technologies modernes
Un seul dossier de l’élève pour le PPS
Soutenir la réforme
Meilleur service à la clientèle
Sanction plus fiable
Ouverte à l’évolution des modes de financement
Contrôles des effectifs plus efficaces
Disponibilité d’expertise (technologie)
Utilisation des services web
Organismes scolaires
Élèves
Parents
Citoyens Organismes scolaires Ministère
DR
DSE
DGSC
DGFE
Sanction/
Déclaration
Financement
Contrôle
(a priori)
Dossier
élève
Dossier
sanction
Inscriptions
Examens
Déclaration
Sanction
Financement
Résultats (en continu)
Agenda des tâches
Consultation dossiers
Légende
particularités de la cible
(texte)
(intégrés)
(nouveau cadre pédagogique)
(technologies
modernes)
Notes école, épreuves
Échanges

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Des échanges en différé par fichiers :
• modes d’échange simplifiés;
• traitement plus rapide des échanges.
Des échanges en direct par Internet :
• élimination des formulaires papier;
• accès en direct à la consultation et à la mise à jour des
informations de sanction et de déclaration (PRP).
Communications plus simples et plus souples avec
les organismes scolaires

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Utilisation de « services » du Ministère dans les applications
utilisées par les O.S. :
• consulter et mettre à jour les informations au Ministère
directement de leurs applications locales;
• obtenir des informations sur les élèves et les intégrer dans
leurs systèmes (sans les saisir à nouveau);
• permettre, lors de mises à jour, de repérer les erreurs et
de les corriger immédiatement.
Communications plus simples et plus souples avec
les organismes scolaires

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• Un service spécialisé pour la gestion des activités à réaliser :
- Enregistrement automatique des activités à réaliser pour
des intervenants du Ministère ou des O.S.
- Les intervenants concernés peuvent consulter les
activités par le Web ou à l’intérieur de leurs systèmes.
- Avantages :
• élimination de nombreuses listes;
• réduction des délais pour régler les situations
problématiques;
• meilleure répartition du travail dans le temps;
• production d’informations de gestion.
Communications plus simples et plus souples avec
les organismes scolaires

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• expertise disponible plus facilement;
• intégration facilitée avec les autres systèmes du
Ministère et ceux des O.S.;
• infrastructure de base permettant à nos partenaires
d'offrir de meilleurs services en ligne.
Nous quittons l'environnement technologique central
pour une infrastructure moderne conforme aux
orientations ministérielles (outils de développement et
SGBD Oracle, infrastructure Microsoft, Internet,
services Web, Java, XML, etc.) :
Utilisation de technologies modernes

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Structure du projet
COMITE DIRECTEUR
COMITES EXTERNES
ARCHITECTE
D’AFFAIRES
COMITE DE GESTION
CHEF DE PROJET
INFORMATIQUE
ÉQUIPE DE
REALISATION
ÉQUIPE DE
REALISATION
ÉQUIPES DE REALISATION
INFORMATIQUE
ARCHITECTE
D’AFFAIRES
ÉQUIPE DE
REALISATION
CHARGE DE PROJET
EXTERNE INFORMATIQUE
– SANCTION ET MERCURE
CHARGE DE PROJET
EXTERNE INFORMATIQUE
– FFC ET DOSSIERS
COMMUNS
ARCHITECTES
ÉQUIPES DE REALISATION
INFORMATIQUE
ADJOINT
BUREAU DE PROJETS
CHEF DE PROJET –
UTILISATEURS VOLET
FINANCEMENT,
CONTRÔLE
CHEF DE PROJET –
UTILISATEURS VOLETS
FRÉQUENTATION ET
MERCURE
CHEF DE PROJET –
UTILISATEURS
VOLETS SANCTION ET
DOSSIERS COMMUNS
MAÎTRISE D’OUVRAGE - UTILISATEURS MAÎTRISE D’OEUVRE - INFORMATIQUE
DIRECTEUR DE PROJET
COORDONNATEUR COORDONNATEUR
CHARGE DE PROJET INTERNE
COORDONNATEUR ESSAIS
UTILISATEURS ET SOUTIEN
LOGISTIQUE
ARCHITECTE
D’AFFAIRES

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Nécessité de la mise sur pied du Bureau de
projets
• Exemple du projet CONTACT (gagnant de deux prix
aux OCTAS ).
• Envergure du projet (38 M$ +50 000j-p.).
• La durée du projet (2001-2008).
• La complexité du développement (3 lignes d’affaires).
• L’horizontalité du projet.
• Intense phase de développement de plusieurs projets
au Ministère pour quitter l'environnement central.

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Apport du Bureau de projets
• Implanter une culture de gestion de projets et la
soutenir auprès des développeurs et des utilisateurs.
• Assurer le suivi des planifications (plan maître, plan
de mise en œuvre).
• Produire des indicateurs (délais, coûts, reste à faire).
• Maintenir les différents registres (DDC, points en
suspens).
• Qualifier les informations à tirer des indicateurs de
suivi des travaux de réalisation selon le contexte
(retard à surveiller, important, critique).

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Apport du Bureau de projets
• Fournir des pistes sur les problématiques sous-
jacentes (être à l’écoute).
• Suivre et proposer des mesures de mitigation pour les
risques sous surveillance (avant la crise …).
• Fournir un apport logistique aux différents comités
(comités directeur, de gestion, de mise en œuvre).
• Coordonner les essais d’acceptation auprès des
utilisateurs (dû aux enjeux inhérents à la stratégie
d'implantation retenue).

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• Un appui fort de la haute direction.
• S’assurer de l’appropriation de la cible par l’ensemble
des intervenants (partage d’une vision commune).
• Convenir que toute dérogation à la cible devra être
soumise au comité directeur.
• Utiliser une structure de projet adaptée à la phase de
réalisation.
• Favoriser une approche de développement légère basée
sur la présentation de biens livrables facilitant la
compréhension et l’approbation.
Facteurs de succès

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• Regrouper tous les intervenants autant utilisateurs que
développeurs dans les mêmes locaux (synergie).
• Être à l’écoute des rumeurs de corridor et désamorcer
rapidement toute situation potentiellement conflictuelle.
• Réserver des enveloppes de contingence dédiées à des
facteurs de risque.
• Planifier la mise en oeuvre (just in time) avec le réseau
scolaire (formation, communication, gestion du
changement).
Facteurs de succès

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Difficultés … ou nécessités
• Maintenir un climat de collaboration entre les
utilisateurs et le développement (mode solution plutôt
que le mode qui est coupable?).
• Établir des rôles et des mandats clairs pour tous.
• Établir des lignes ou des canaux de communication
compris par chacun (éviter le bruit sur la ligne).
• Revoir le pilotage (informatique et administratif) de 5
systèmes ministériels à un seul.

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Difficultés … ou nécessités
• Des mécanismes d’escalades rapides de prise de
décision (gouvernance).
• Contrairement aux développeurs, la majorité des
utilisateurs participent à un développement pour la
première fois et probablement la dernière.
• Une centaine d’individus en provenance de divers
horizons qui doivent apprendre à travailler ensemble
(internes, prêts du réseau scolaire, 8 firmes en TI).

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Risques associés à la gestion du projet
• Le projet nécessite la collaboration étroite de plusieurs
unités administratives (vision harmonisée).
• La capacité à livrer du côté utilisateur :
- disponibilité des ressources (dégagées des opérations
quotidiennes);
- roulement du personnel (retraite, mutation, etc.).
• La gestion de plusieurs projets majeurs de front pour
du côté informatique.
• L’implication d’un grand nombre d’entités externes :
- les organismes scolaires et les fournisseurs de services.

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Les enjeux
Efforts
Temps
Informatique et
développement
du système
Les utilisateurs et
l’atterrissage dans le
réseau scolaire
Passation des
commandes aux
copropriétaires
UTILISATEURS
Nous
arrivons à
ce point
charnière.
© Gestion N. Roy

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Merci !