Sensibilisation à l'utilisation du dossier patient informatisé à l'AP-HP Présentation d'Astrid LANG et Isabelle BEAU dans le cadre du colloque SSI - 29 novembre 2017 - ministère des Solidarités et de la Santé

1. 3ème colloque SSI / Ministère des
Solidarités et de la Santé
Sensibilisation à l'utilisation du
Dossier Patient A l’AP-HP
Direction des Soins et des Activités Paramédicales / Direction du Système d’Information patient / APHP
Isabelle BEAU
Cadre Supérieur de santé - DSAP APHP
Astrid LANG
Responsable Sécurité et architecture - DSIP APHP

2. Direction des Soins et des Activités Paramédicales / DSIP – Plan d’intervention
PLAN D’INTERVENTION
Pourquoi ce projet ?
Les messages clés pour chaque situation à risque
Les outils de sensibilisation
Le rôle de l’encadrement
Les impacts
Les facteurs clés de succès
1
2
3
4
5
2
6

3. 1Pourquoi ce projet ?
3

4. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP – Présentation du contexte
Le contexte Les problématiques
S’adresser directement à l’interlocuteur concerné,
en détaillant les risques et en expliquant les
sanctions possibles
Centrer les messages sur la gestion
du dossier patient, en limiter le
nombre et la longueur
Mettre les sessions présentielles au cœur du
dispositif de sensibilisation et favoriser une
approche multi-support
Les nouveaux objectifs de sensibilisation reposent sur trois critères : messages, adhésion et stratégie
Une informatisation du dossier patient sur l’ensemble des groupes
hospitaliers (projet de soins 2015- 2019) est en cours
L’orientation 6 du projet de soins vise à accompagner
l’informatisation du dossier de soins
La stratégie programme hôpital numérique a identifié une « boîte à
outils » pour l’atteinte de prérequis et de priorités de transformation
technologique
La charte d’utilisation des systèmes d’information rappelle et encadre
les règles de sécurité en lien avec les règles professionnelles à
respecter
La loi de modernisation de notre système de santé renforce
notamment les droits du patient sur l’accès à ses données :
Article 25 : consultation illégitime d’un dossier patient
Article L1111-19 : prise de connaissance du patient des traces
d’accès à son dossier
Une première campagne de sensibilisation à la sécurité SI a été
lancée en 2013 avec pour axe principal les bonnes pratiques liées aux
systèmes d’informations AP-HP
Les cibles
Chaque établissement héberge des données et des informations
médicales et administratives sur les patients qu’il convient de
sécuriser
Tous les utilisateurs ne disposent pas d’emblée d’un compte
nominatif, avec un login et un mot de passe (utilisation de code
générique personnel temporaire)
Chaque utilisateur est responsable de son compte, de son mot de
passe et de l’usage qui en est fait
De mauvaises pratiques continuent d’être observées, notamment
concernant la manipulation du dossier patient
Ces pratiques exposent le personnel soignant et l’AP-HP à des
sanctions
Personnels paramédicaux (et étudiants)
Personnels médicaux (et étudiants)
4

5. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP – Présentation du contexte
Isabelle BEAU Cadre Supérieur de santé Paramédical, Direction des Soins et des Activités Paramédicales
Astrid LANG Responsable Sécurité SI Patient, DSI AP-HP – Département SI Patient
Karine GAUDRY Cadre expert en soins, HUPNVS
Claudine GUIHAIRE Cadre expert en soins, HUPO
Dr. Philippe LE BRAS Médecin, Médecine Interne, HUPS
Elisabeth LECAUDEY Cadre supérieur chargé de mission, HUPS
Didier PERRET Responsable Sécurité SI, DSI AP-HP
Roxane PINNA Cadre Supérieur de Santé, DSAP
Marie RIGAL Juriste, Direction des Affaires Juridiques, AP-HP
Blasinda RODRIGUEZ Cadre expert en soins, HUPIFO
Geneviève ROUX Cadre expert en soins, Référent dossier de soins, HU HM
Dr. Michel ZERAH Neurochirurgie Pédiatrique, Necker, Référent informatique CME AP-HP
CONCEPTION DES OUTILS
de la campagne / pluridisciplinarité
5
Un projet réalisé en 6 mois / 6 séances de travail avec le groupe / 6 GH représentés

6. 2Messages clés et risques
associés
6

7. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Film d’animation
7

8. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Messages
5 Messages Clés
8
• « Je communique mes identifiants et mots de passe à un tiers, les actes
réalisés par ce tiers sont tracés en mon nom : ma responsabilité pourra
être mise en cause »
Message 1
• « J’utilise les identifiants et mots de passe d’un tiers : j’usurpe son identité
et je commets une infraction pénale »Message 2
• « J’accède au dossier d’un patient dont je n’assure pas la prise
en charge : je commets une faute et viole le secret professionnel »Message 3
• « J’échange des informations concernant les patients avec des moyens non
sécurisés (sms, photos, mails personnels, réseaux sociaux), et des
personnes non habilitées (ne faisant pas partie de l’équipe de soins) : je
commets une faute et viole le secret professionnel »
Message 4
• Je laisse ma session « dossier patients » ouverte :
• Je facilite la divulgation d’informations confidentielles
• La transcription des actes médicaux et des soins aux patients est tracée et effectuée en
mon nom
• Ma responsabilité pourra être mise en cause
Message 5

9. « Je communique mes identifiants et mots de passe à un tiers, les
actes réalisés par ce tiers sont tracés en mon nom : ma
responsabilité pourra être mise en cause »
Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Message
Risque d’erreur médicale ou d’accident de soin commis en mon
nom, et qui pourront m’être imputés
Risque de perte de traçabilité précise des actes de soin effectués
(prescription, dosage…)
Message
Les professionnels de santé sont responsables des conséquences dommageables d’actes de prévention, de diagnostic ou de
soins en cas de faute (Article L.1142-1 du Code de la santé publique)
Fondement
juridique
« Pourquoi ne pas communiquer mon identifiant et mon mot de passe à un nouvel arrivant qui n’en a pas ? »
Si je communique mon identifiant et mon mot de passe à un tiers, cela lui permet d’agir en mon nom et donc, potentiellement, de commettre une erreur
médicale ou un accident de soin en mon nom.
FAQ
Risques
9
POUR CHAQUE MESSAGE :
Des risques associés, le fondement juridique et une FAQ

10. 3Outils de sensibilisation
10

11. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Outils de sensibilisation
11
Jeu d’associationFilm
Dépliant

12. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Outils de sensibilisation
12
OUTILS POUR L’ENCADREMENT

13. 4Le rôle de l’encadrement
13

14. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Votre rôle
Demander la signature de chaque participant sur la feuille
d’émargement fournie (cf. annexe)
Répondre aux questions posées
Distribuer le dépliant de sensibilisation
Au cours des réunions
« Rendre quelqu’un, un groupe sensible, réceptif à quelque chose pour lequel il ne manifestait pas d’intérêt »
Susciter l’intérêt, faire en sorte que les participants se sentent concernés
Faire passer les messages en insistant sur les risques et les sanctions
Sensibiliser les populations médicales et paramédicales
Conserver les feuilles d’émargement
Relayer les questionnaires de satisfaction aux participants à la suite
des réunions (cf. annexe) : transmettre le lien pour l’accès au
questionnaire en ligne aux personnes ayant suivi la présentation,
Faire remonter votre retour d’expérience et votre ressenti
Après les réunions
Choisir le type de réunion ciblant l’ensemble des professionnels et les organiser
Diffuser le film de sensibilisation
Présenter les messages et les risques associés
Animer des réunions de sensibilisation
14
ENCADREMENT : cadres paramédicaux de pôle, médecin chefs de pôle, cadre de proximité…

15. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Questions/Réponses
15
Questions/Réponses
Questionnaire à remplir à l’adresse suivante : http://campagnesecuritedossierpatient.aphp.fr
Chaque professionnel ayant bénéficié d’une sensibilisation à l’ensemble des
outils est invité à répondre au questionnaire

16. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Modèle de questionnaire de REX
Modèle de questionnaire
de satisfaction / sensibilisation
Fonction : Liste à définir
GH : Liste à définir
Hôpital : Liste à définir
Question
Janvier, février, mars, avril, mai, juin, juillet, août, septembre, octobre, novembre, décembre
Je n'ai pas suivi la présentation
Oui
Plutôt oui
Plutôt non
Non
Positive
Plutôt positive
Plutôt négative
Négative
Oui
Plutôt oui
Plutôt non
Non
Oui
Plutôt oui
Plutôt non
Non
Je connaissais déjà les risques
Je viens de prendre connaissance des risques
Je ne pense pas qu'il y ait de risques
Je connaissais déjà les sanctions
Je viens de prendre connaissance des sanctions
Je ne pense pas qu'il y ait de sanctions applicables
Aucun, je respecte déjà les bonnes pratiques
Je pense changer mes habitudes pour respecter les bonnes pratiques
Je ne peux pas changer mes habitudes même si elles sont contraires aux bonnes pratiques
Je ne veux pas changer mes habitudes même si elles sont contraires aux bonnes pratiques
Champ libre
Les réponses apportées à vos
questions sont-elles satisfaisantes
?
Vous sentez-vous capable de
relayer et argumenter les
messages présentés ?
Concernant les risques liés à
l'utilisation du dossier patient:
Concernant les sanctions
encourues:
Commentaires/Suggestions
Quels seront les impacts de la
campagne sur vos pratiques ?
Questionnaire - Sensibilisation sécurité du dossier patient
Durant quel mois avez-vous suivi la
présentation ?
Globalement, trouvez-vous la
campagne de sensibilisation
pertinente ?
Quelle est votre opinion sur le film
d'animation ?
Commentez votre réponse Champ libre
16

17. 5Les impacts
17

18. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Résultats du questionnaire en ligne
18
La filière médicale ou sages-femmes 13.92%
La filière paramédicale 77.22%
La filière administrative 3.80%
La filière socio-éducative 1.27%
La filière corps de Direction 0.00%
Sans réponse 3.80%
Profil des professionnels
Pertinence de la campagne
Oui 72.15%
Plutôt oui 24.05%
Plutôt non 0.00%
Non 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%

19. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Résultats du questionnaire en ligne
19
Opinion sur le film d’animation
Commentaires
Positive 78.48%
Plutôt positive 17.72%
Plutôt négative 0.00%
Négative 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%
Un film apprécié sur la forme et le fond :
Film pertinent, à la portée de tous, marque les esprits
Messages clairs, concis, très explicites, percutants, qui aident à la prise de conscience
Situations crédibles, rencontrées fréquemment, reflète la réalité, questionnement pertinent et
réponses claires

20. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Résultats du questionnaire en ligne
20
Capacités à relayer et argumenter les messages
Oui 69.62%
Plutôt oui 26.58%
Plutôt non 0.00%
Non 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%
Connaissance antérieure des risques / utilisation
du dossier patient
Je connaissais déjà les risques 77.22%
Je viens de prendre connaissance des risques 18.99%
Je ne pense pas qu'il y ait de risques 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%

21. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Résultats du questionnaire en ligne
21
Connaissance des sanctions
Je connaissais déjà les sanctions 54.43%
Je viens de prendre connaissance des sanctions 41.77%
Je ne pense pas qu'il y ait de sanctions applicables 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%
Impact sur la pratique
Aucun, je respectais déjà les bonnes pratiques 51.90%
Je pense changer mes habitudes pour respecter les bonnes pratiques 41.77%
Je ne peux pas changer mes habitudes même si elles sont contraires aux
bonnes pratiques 2.53 %
Je ne veux pas changer mes habitudes même si elles sont contraires aux
bonnes pratiques 0.00%
Sans réponse 3.80%
Non complété(e) 0.00%

22. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Résultats du questionnaire en ligne
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Commentaires/Suggestions
• Renouveler cette campagne annuellement
• Porter une attention à la lenteur d’ouverture des logiciels, un frein au respect de fermeture des
sessions
• Prise de conscience sur la confidentialité de ses propres données en cas d’hospitalisation
• Excellente réalisation

23. 6Les facteurs clés de succès
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24. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Les facteurs clés de succès
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1. Une stratégie planifiée
La sensibilisation s’inscrit dans la démarche professionnelle
La stratégie est clairement définie
La méthode est adaptée en fonction de la cible
Importance de la planification dans le temps : une stratégie sur plusieurs années
2. L’importance du Sponsor : la Direction centrale
La sécurité doit être portée par tous les acteurs (Directions métiers, DAJ, DSI…)
3. La sensibilisation doit susciter l’intérêt
Elle reflète l’environnement des participants : plus la proximité est forte, plus le message est intégré
Elle doit être ludique, courte, percutante et induire à un questionnement sur ses pratiques
Les modalités de transfert des messages doivent générer l’interactivité

25. Direction des Soins et des Activités Paramédicales /DSIP– Les facteurs clés de succès
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5. Simple et accessible
Une sensibilisation à la portée de tous qui s’intègre dans leur activité,
La possibilité d’accéder aux outils à tout moment pour tous (disponible sur l’intranet)
Des modalités de déploiement qui s’appuient sur les ressources existantes
6. Communiquer pour assurer le succès et mobiliser
Communiquer sur la campagne avant (annonce, lancement), pendant (niveau d’avancement,
relances), après
Générer un sentiment d’appartenance à un élan général
7. Persévérer et mesurer
Inscrire l’effort dans la durée (renouveler annuellement la campagne)
Les résultats s’obtiennent au fil du temps
Évaluer la situation, le chemin à parcourir, les résultats

26. Merci de votre attention
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