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Processus stratégique en milieu hospitalier
Espace compétences
8 Décembre 2017
Marie Villard & Stefan Stefaniak
Introduction
Stefan Stefaniak
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Dans le débat public, l’avenir de la santé est perçue comme
”noir”, “difficile”, “en mauvaise santé",…
3
www.paianet.com
En tant qu’entrepreneurs nous voyons ces défis de manière
très différente. Oui la santé change, mais elle va vers l’avant.
4
Citation: Verne Harnish, The Rockefeller Habits
Photo: Huffington Post (https://www.huffingtonpost.com/daniel-dipiazza/the-lion-the-gazelle_b_6052278.html)
Chaque matin une gazelle se
réveille en Afrique.
Elle sait qu’elle doit courrir plus
vite que le lion le plus rapide pour
ne pas être tuée.
Chaque matin, un lion se réveille
en Afrique.
Il sait qu’il doit courrir plus vite
que la gazelle la plus lente pour ne
pas mourir de faim.
Il n’est pas important si vous êtes
une gazelle ou un lion.
Quand le soleil se lève, vaut mieux
courrir vite.
www.paianet.com 5
Présentations et attentes
TOUR DE TABLE
§ Nom
§ Fonction
§ Etablissement
§ Attentes pour aujourd’hui?
§ Pourquoi de la stratégie dans ce cours?
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Soutenir les établissements de santé
dans leur évolution vers l’avenir
en cherchant l’excellence
de la qualité, des processus médico-cliniques et des finances.
Amélioration du
résultat financier
Implication du personnel
sur le terrain
Mission de l’équipe Paianet
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Hôpitaux régionaux et cliniques
en Suisse romande
Conseil à la Direction Solutions opérationnelles Soutien au codage
§ Positionnement stratégique
(adaptation de la stratégie en
fonction des nouvelles règles
du marché)
§ Augmentation de l’activité
(acquisition de patients)
§ Restructuration financière
(diagnostic hospitalier et
proposition d’améliorations)
§ Gestion du flux de patients
(Case Management:
DMS, CMI et qualité)
§ Equipes médico-économiques
(création des équipes,
élaboration des tableaux de
bord et définition des objectifs)
§ Analyses spécifiques
(fonctionnement du bloc
opératoire, optimisation des
équipes, gestion des médecins)
§ Soutien ponctuel au codage
(dépannage au codage et
soutien par équipe brêvetée)
§ Soutien régulier et reprise des
équipes de codage
(gestion du codage au fil de l’eau,
outsourcing du codage médical)
§ Optimisation du codage
(analyse du potentiel de codage,
refacturation historique,
right-coding au fil de l’eau)
Nos projets habituels peuvent être regroupés en trois
catégories
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Les stratégies hospitalières cantonales et institutionnelles sont
chaque fois des défis particuliers
9
PLAN
STRATÉGIQUE
2015-2020
Vision et
stratégie
de
l’Hôpital
du Jura
Un nouvel hôpital de soins aigus, une nouvelle entité dans l’Arc jurassien,
des alliances avec les grands hôpitaux universitaires. La vision stratégique
doit permettre d’imaginer un avenir ambitieux et sans tabous.
23 janvier 2014
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Proposition d’ordre du jour
1. La stratégie d’entreprise
(Définition et théories)
2. Pour une stratégie d’entreprise
(Utilité et objectifs)
3. Les stratégies du système de santé
(Processus stratégiques (une démarche type))
4. Eléments de la stratégie hospitalière
(Tendances et influences)
5. Implémentation de la stratégie
(Une fois que le papier est posé, on fait quoi ?)
Définitions	et	théories
Stefan Stefaniak
www.paianet.com 12
Quels sont les mots-clés
qui vous viennent à l’esprit quand vous
pensez à la stratégie?
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« La stratégie est un ensemble d’actions coordonnées, d’opérations habiles, de
manœuvres en vue d’atteindre un but précis.
Dans son approche économique, elle est l’ensemble des méthodes qui
maximisent dans un univers conflictuel ou concurrentiel les chances
d’atteindre un objectif donné malgré les actions de l’autre. »
En fonction de la référence prise en considération le terme
“stratégie” a plusieurs définitions
13
Définition de la stratégie selon wikipedia
Source: Wikipedia.org
www.paianet.com
Essayons de définir ces mots en une phrase….
14
”Message architecture stack”
Source: Entrepreneurs’ Organization, 2014
Mission Why the organization exists - your reason for “being.”
Vision
Where we are going – a clear picture of where we will be in the future. Have
to be able to “see it” in your mind’s eye.
Core Values
Positioning
Statement
A 1- or 2-sentence description of How you do what you do and for whom
(i.e., what markets).
Value
Proposition
One sentence that conveys to others the Value you provide to your
customers.
Tagline Quick, catchy statement or phrase that embodies who and what you are.
4-5 beliefs – Never compromised and everything you do is measured against
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Comment faire évoluer votre institution de la situation
d’aujourd’hui, à la situation de demain?
15
Source: Kristian Schneider (DG Spitalzentrum Biel)
Performance
Temps
Situation
aujourd'hui
Situation
demain
Mission
Utilité	et	objectifs
Stefan Stefaniak
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Pourquoi faut-il faire une stratégie?
Quelle est son utilité?
(… pour votre institution)
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“Every plan is good until the first shot is fired”
18
Field Marshal Helmuth Karl Bernhard Graf von Moltke
Source: Wikipedia (https://en.wikiquote.org/wiki/Helmuth_von_Moltke_the_Elder)
§ “Kein Operationsplan reicht mit einiger
Sicherheit über das erste Zusammentreffen mit
der feindlichen Hauptmacht hinaus.”
§ The tactical result of an engagement forms the
base for new strategic decisions because victory
or defeat in a battle changes the situation to
such a degree that no human acumen is able to
see beyond the first battle.
Therefore no plan of operations extends with any
certainty beyond the first contact with the main
hostile force.
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Il est essentiel que tous les
collaborateurs connaissent
la situation et l’objectif commun
19
Exemple expérience personnelle (1/2)
§ Situation générale commune à tout le
monde
§ Objectifs de l’équipe clairs pour et
compris par chacun
§ Participation / implication pas remise
en question
§ Création de confiance primordiale
pour l’exécution des ordres
Source: Formation d’officiers de l’OTAN ‘’Diese Richtung wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer
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L’ensemble peut seulement
réussir si chaque acteur
contribue dans le bon sens
20
Exemple expérience personnelle (2/2)
§ Actions coordonnées
• Chacun apporte ses compétences
spécialisées
• Réussite seulement ensemble
• Aucun métier n’est sans importance
§ Chaque acteur connait également le
plan détaillé du niveau hiérarchique
directement supérieur
§ Communication constante sur
résultats individuels et conséquences
pour l’ensemble
Source: Formation d’officiers de L’OTAN, ‘’Diese Richtung, wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer
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Résumé de mon expérience
Source: Formation d’officiers de L’OTAN, ‘’Diese Richtung, wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer
21
§ Focus sur un objectif clair.
Pas de dispersion des ressources.
§ Exécutable sans surveillance directe.
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Pouvons-nous transposer d’autres expériences militaires dans
notre réalité à nous? (exemple de Sun Tzu, env 500 AD)
22
Six Principles of Sun Tzu & the Art of Business; suntzustrategies.com (http://www.suntzustrategies.com/resources/six-principles-of-sun-tzu-the-art-of-business/)
1. Capture your market without destroying it
“Generally in war, the best policy is to take a state intact; to ruin it is inferior to this….
For to win one hundred victories in one hundred battles is not the acme of skill. To subdue the enemy
without fighting is the acme of skill.”
2. Avoid your competitor’s strength, and attack their weakness
“An army may be likened to water, for just as flowing water avoids the heights and hastens to the lowlands,
so an army avoids strength and strikes weakness.”
3. Use foreknowledge & deception to maximize the power of business intelligence.
“Know the enemy and know yourself; in a hundred battles you will never be in peril”
4. Use speed and preparation to swiftly overcome the competition.
“To rely on rustics and not prepare is the greatest of crimes; to be prepared beforehand for any contingency
is the greatest of virtues.”
5. Use alliances and strategic control points in the industry to “shape” your opponents and make them conform
to your will.
“Therefore, those skilled in war bring the enemy to the field of battle and are not brought there by him.”
6. Develop your character as a leader to maximize the potential of your employees.
“When one treats people with benevolence, justice and righteousness, and reposes confidence in them, the
army will be united in mind and all will be happy to serve their leaders.
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Processus	stratégique
(une	démarche	type)
Marie Villard
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Slogan
Qu’est-ce que ce slogan évoque pour vous?
Comment l’interpréter?
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Pourquoi selon vous,
la stratégie est devenue «une tendance »
dans la santé ces dernières années?
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L’approche de la santé a beaucoup changé, non seulement en
termes financiers mais également en matière de qualité
27
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Lors de l’élaboration de votre stratégie, ne répondez pas à tout.
Concentrez-vous sur l’essentiel qui vous rend unique.
28
Citation de Greg Crabtree, entrepreneur
Source: Papernapkin Wisdom (www.papernapkinwisdom.com)
« La croissance
n’est pas
l’addition de choses
supplémentaires
mais
la suppression de
choses existantes
pour se focaliser
sur l’important. »
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Au cours des dernières années, nous avons développé une
méthodologie pour accompagner les institutions de la région
29
Phases du processus stratégique
Méthodologie Paianet développée pour les institutions de santé en Suisse romande
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
Projet	par	
département
Plan	d'action	
concret
Base	chiffrée
Suivi	de	
l'exécution
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
§ Stratégie	par	service	
ou	département
§ Implication	forte	des	
cadres
§ Soutien	des	cadres
§ Précision	des	
prestations	exacts	et	
estimation	
approfondie	des	
chiffres
§ Liste	des	projets	
découlant	du	projet	
institutionnel
§ Actions	avec	objectifs	
clairs	SMART,	délais,	
responsabilités
§ Appropriation	des	
actions	par	les	
collaborateurs
§ Mise	en	place	d'un	
bureau	de	gestion	de	
projet	avec	des	
méthodes	de	gestion	
standardisés
§ Exécution	selon	plan	
d'action
§ Accompagnement	
continu	par	l'équipe	
de	projet
§ Suivi	régulier	par	le	
Comité	de	Direction	
et	le	Conseil	
d’Administration
§ Mise	en	place	de	la	
base	chiffrée	
nécessaire	pour	
exécuter	et	suivre	le	
projets	définis
§ Identification	des	
indicateurs	(médico-
économiques,	
opérationnels,	
financiers)
§ Mise	en	place	d'une	
équipe	et	d'un	
système	de	reporting
§ Accord	sur	et	
compréhension	des	
chiffres	par	les	cadres
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La première phase termine avec la publication d’un document
pour que chacun sache exactement où nous allons ensemble
30
La vie n’est pas plus facile dans le pays des merveilles…
Pourriez-vous me dire
dans quelle direction je
dois aller?
Ca dépend d’où vous
voulez aller, disait le
chat.
Peu importe, répond
Alice.
Dans ce cas, peu importe
dans quelle direction
vous allez.
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Le document stratégique contient l’ensemble des éléments de
ce graphique, mais surtout le descriptif de la situation demain
31
Source: Kristian Schneider (DG Spitalzentrum Biel)
Performance
Temps
Situation
aujourd'hui
Situation
demain
Mission
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Nous avons une stratégie quand nous pouvons répondre oui à
la première partie de la question:
32
Source: Gino Wickman, Traction
Are you running your business
or is your business running you?
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Poser la mission
§ Pourquoi nous sommes ici?
§ Que souhaitons-nous apporter?
§ Quel est notre cœur de métier, ce
pour lequel nous voulons exister?
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
§ Poser	/	valider	la	mission	
(« core focus »)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
La première étape est de valider, préciser ou poser la mission:
Quelle est notre raison d’être?
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Mission (exemples de la région)
Sources: Extrait des documents stratégiques publics de l’Hôpital du Jura et l’Hôpital neuchâtelois
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Définir les valeurs (bases de la culture d’entreprise)
Exemple des valeurs Paianet:
§ La diplomatie
§ Being the best at getting better
§ La passion d’améliorer le système de santé
§ Le plaisir de travailler en équipe
§ Toutes les idées sont bonnes
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
Ensuite il est important de définir nos valeurs:
Qui sommes nous? Comment fonctionnons-nous?
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
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Aussi à l’interne, nous appliquons nos valeurs qui décrivent
notre manière de vivre et d’approcher chacun des projets
36
Valeurs de Paianet (à titre d’exemple)
§ La diplomatie
l’humilité en tout ce que nous entreprenons est aussi notre valeur fondamentale. A travers la gestion
hospitalière, nous nous considérons au service d’équipes médicales et soignantes qui font souvent face à
d’importantes pressions, mais aussi de personnes en souffrance : les patients.
§ Being the best at getting better
Nos compétences, c’est de vouloir nous améliorer et de savoir apprendre. Nous sommes régulièrement amenés
à développer de nouvelles connaissances dans un délai rapide, et cela nous plaît. Ainsi, nous n’avons pas peur
d’accepter des mandats variés, même dans des domaines peu connus pour nous.
§ La passion d’améliorer le système de santé
Nous sommes des consultants, et nous aimons notre métier. Pourtant, ce qui nous passionne, ce n’est pas le
consulting en tant que tel, mais le monde hospitalier : les médecins se démènent pour soigner leurs patients,
mais ils évoluent dans un système en silo.
§ Le plaisir de travailler en équipe
Nous tenons à développer une bonne entente entre collègues, et à profiter de tout ce que nous faisons
ensemble : au travail comme en dehors. Ainsi, à chaque embauche, la décision d’engager un nouveau
consultant est prise collégialement.
§ Toutes les idées sont bonnes
La créativité est au cœur de nos compétences et du plaisir que nous avons à accomplir nos mandats, c’est
pourquoi nous organisons régulièrement des séances de brainstorming auxquelles tous les collaborateurs
participent.
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Les valeurs des institutions de la région…
Sources:
HNE - Stratégie 2015– 2022 de l’HNE (juin 2015)
HUG - Vision 2020, Plan stratégique 2015-2020 des HUG
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Recueil des valeurs
Quelles sont les valeurs
de vos institutions respectives?
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Avez-vous bien des valeurs qui vous distinguent des autres?
Qu’est-ce qui rend votre culture particulière?
39
Valeurs d’autres acteurs publics de la région
Sources: Documents publics des institutions respectives (2017)
• La qualité
• L’innovation
• Le service
• La responsabilité
• Empathie et
respect
• Travail d’équipe
• Intelligence et
métier
HUG
• Excellence
• Harmonie
• Novateur
• Volontaire
EHNV
• Transparence
• Compétence
• Empathie
• Créativité
• Responsabilité
CHUV
• Durabilité
• Proximité
• Excellence
• Audace
SIG
• Ecoute
• Respect
• Qualité
• Sécurité
• Cohérence
NOMAD
• L’équité
• Respect
• La rigueur,
l’exigence
• La proximité
• L’empathie,
l’écoute
• La responsabilité
• La loyauté
• Le bien être des
collaborateurs
RSBJ
• Servir
• Respect
• Responsabilité
• Equité
• Identité
• Etre proactif
• Pérennité
AEROPORT
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Selon notre expérience, il n’est pas suffisant de donner un seul
mot. Il faut définir ce que la valeur veut dire pour vous.
40
Agilité – descriptif et interprétation de la valeur
– Descriptif
• Agilité veut dire que nous réagissons rapidement à l’évolution des situations et sommes perçus comme
rapides et réactifs dans tout ce que nous faisons.
• En respectant la sérénité demandé par notre métier, nous allons tout mettre en oeuvre pour agir de
manière flexible et dynamique dans toutes les circonstances.
• Cela n’est pas seulement visible par notre disponibilité 24h/24 et 7jrs/7, mais aussi par notre temps
particulièrement court de réaction à des demandes venant de nos prescripteurs ou clients.
• Nous agissons vite et avec un dynamisme qui est aussi reflété par l’adaptation continue de nos services et
nos pratiques à l’évolution de chacun de nos clients en particulier mais aussi aux pratiques médicales en
général.
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Ensuite, il est utile de préciser le comportement que vous
attendez en lien avec cette valeur
41
Agilité – déclinaison et utilisation de la valeur
– Ce que cela veut dire pour nous dans le quotidien
• Réussir à trouver encore une solution avant la fermeture du bureau ou le week-end
• Etre réactif dans les réponses. Même si la réponse n’est pas encore définitive, on confirme la réception
de la question et assure un suivi pro-actif du sujet.
• Réussir à surprendre les prescripteurs et les clients par des mesures “agiles”
– Engagement
• Formations continues et pluridisciplinaires
• Changements de situation, contexte (employeur, poste, spécialisation, domicile)
• ...
– Licenciement
• “C’est toujours comme ça que nous avons fait.”
• “C’est l’expérience qui compte.”
• “T’inquiète, on peut très bien le faire la semaine prochaine…”
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Afin d’assurer d’avoir les bonnes personnes au bonne endroit,
nous souhaiterions faire avec vous un petit exercice
42
“Les bonnes personnes dans la bonne chaise”
Extrait du système EOS: The Entrepreneurial Operating System (Gino Wickman, Traction)
1. Identifier les personnes clés
chez vous
2. Mettre vos valeurs dans les
colonnes
3. Pour chaque personne
catégoriser votre ressentit
§ + = ressent / vit / respecte
cette valeur
§ +/- = ressent / vit / respecte
en partie cette valeur
§ - = ne ressent / vit /
respecte pas cette valeur
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Exemple anglo-saxon... Qu’en pensez-vous?
43
Source: The Cleveland Clinic; Empathy Video. https://www.youtube.com/watch?v=cDDWvj_q-o8
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Poser les conditions cadres
§ Est-ce que l’autorité de surveillance met des
limites?
§ Quelle règle pour assurer la qualité?
§ Quels clients et quel bassin de population?
§ Quels sont les objectifs des organes supérieurs?
(Propriétaires, Canton, Politique, …)
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
Quelles sont les conditions cadres de votre institution?
Existe-t-il vraiment une limite à ne pas franchir?
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
www.paianet.com 45
Analyse de la situation actuelle
Etapes principales:
1. Qualitatif: Interviews et rencontres
(équipes médicaux–soignantes, administration,
organes de gouvernance etc.)
2. Quantitatif: Analyses de données
(hospitalière, ambulatoire, fonctionnement, RH,
SWOT etc.)
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
Par la suite, nous prenons un moment de recul pour bien
comprendre la situation actuelle
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
www.paianet.com
La stratégie d’entreprise a été développée en prenant en
considération le portefeuille de prestations (actuelles + futures)
Développement des prestations phares
S W
O T
Attractivité	/Position	sur	marché	
Marge	de	contribution	
Définir	
stratégie	
Remettre	en	
question
Renforcer
Soins à domicile1
Hospitalisations à domicile2
Ergothérapie3
Repas et diététique4
???5
www.paianet.com 47
Définir la vision
Etapes principales:
1. Développer la vision qualitative
(si possible à l’aide de l’implication des équipes)
2. Pronostiquer la situation quantitative
(taille de la structure, activité, finances etc.)
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
La partie la plus créative et cruciale à la fois est le descriptif
visuel de ce que nous voulons être à l’avenir
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
www.paianet.com 48
Structure des documents
2022
Externe
(20-30 pages)
2022
Interne
(30-40 pages)
§ Plus de profondeur
§ Plus de détails
§ Plus d’annexe
PMO
liste des
projets
Détail
(Gantt,
Etapes…)
Déclination en annexe
www.paianet.com 49
Développement des scénarii et des axes stratégiques
I
Monopole
II
Voiture
balais
III
Spécialiste
de niche
ScénariiVisions pot.
EnjeuxSWOTs Leviers d’action
§ Centre de
formation
§ Libération de
la grille cantonale
§ Attractivité
conditions
Institut’l
Par
Prestation
I
Monopole
II
Voiture
balais
III
Spécialiste
de niche
Pénurie
du
personnel
Attractivité
pour les
clients
Attentes
des
clients
…
++
– –
+
0
++
–
www.paianet.com 50
Assurer l’accord des organes de gouvernance
Etapes principales:
1. Intégrer les parties prenantes depuis le démarrage
du projet
(Conseil d’Administration, Service de la santé
publique, etc.)
2. Assurer le respect des conditions cadres
posées par eux
3. Garder les parties prenantes au courant
tout au loin du projet (mais être pro-actif)
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
Souvent, c’est la crainte des autres qui nous empêche de
commencer. Prenez-les à bord, mais lancez-vous déjà.
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
www.paianet.com 51
Publication et communication
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	canton	et	des	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
La première phase est terminée quand tout le monde a tout
compris. Une publication doit être suivie par des explications.
PLAN
STRATÉGIQUE
2015-2020
Version du 24.05 2013
24 mai 2013
Projet de développement
stratégique de l’HFR
2013-2022
Vision et
stratégie
de
l’Hôpital
du Jura
Un nouvel hôpital de soins aigus, une nouvelle entité dans l’Arc jurassien,
des alliances avec les grands hôpitaux universitaires. La vision stratégique
doit permettre d’imaginer un avenir ambitieux et sans tabous.
23 janvier 2014
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
www.paianet.com
La direction s’est formellement engagée à tenir les promesses
et a transmis motivation et enthousiasme aux collaborateurs
52
Séance « plénière » pour l’ensemble des collaborateurs de l’HJU
Source: photos Paianet (avec permission de l’Hôpital du Jura)
www.paianet.com 53
Tendances	et	influences
Les	6	tendances	macro
Stefan Stefaniak
www.paianet.com
L’accélération du changement vient d’une évolution parallèle
de plusieurs tendances importantes
55
Les 6 grosses tendances macro du domaine de la santé
Healthcare
consumerism
(émancipation	
du patient)
Pression
économique
Population	
vieillissante	et	
polymorbide	
Manque	de	
professionnels	
de	santé
Médecine
personnalisée
Digitalisation	
et
évolution
technologique
high tech high touch
www.paianet.com 56
http://www.tytocare.com/tytohome/
www.paianet.com
Nous sommes en train de vivre
l’un des bouleversements
les plus importants
dans l’histoire
de la médecine et de la santé.
57
Rapport Ernst & Young, traduction Paianet
www.paianet.com
La vie de chaque prestataire de la santé,
sera dictée par trois défis principaux:
58
1. Manque de ressources financières
2. Manque de ressources humaines
3. Exigences croissantes de la part des clients
Tendances	et	influences
Eléments	de	discussion	pour	la	région
Stefan Stefaniak
www.paianet.com
Les tendances dans les soins aigus nécessitent une implication
plus fort du secteur ambulatoire et post-aigu
60
Evolution de la prise en charge en soins aigus
Ce que c‘est:
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ Une évolution importante dans la prise en charge
de patients dans les établissements aigus et sub-
aigus avec une réduction forte de la durée de
séjour et une gestion pointue des sorties
§ Une tendance vers l’ambulatoire et le « bon
patient dans le bon lit au bon moment », incluant
le lit à domicile à la place d’un lit universitaire
§ ….
1
USA 5,5
5,5
-34%7,4
Suisse 8,3
Allemagne
Australie1
GB 5,0
Durées moyennes de séjour
en hospitalisation aigue:
Entrée Sortie
100h
Evolution vers une gestion de séjour en heures:
Sources: Statistisches Bundesamt; Hospital Episode Statistics; Australian Institute of Health and Welfare; American Hospital Association; Grand Conseil GE: PL 11622-A, p 65
DMS aux HUG:
Liste
ambulatoire:
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Une pression financière énorme est mise sur les établissements
aigus et subaigus, favorisant le séjour à domicile
61
Pression des coûts subie par les prestataires en amont
Ce que c‘est:
§ Pression constante sur les prix facturables par les
hôpitaux aigus – voulu par le Conseil Fédéral
§ Grosses pertes sur la facturation ambulatoire
aigue avec le changement du modèle Tarmed
§ Introduction des forfaits par cas également au
niveau de la réadaptation (ST-Reha prévu pour
2020) et en psychiatrie (TarPsy)
2
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
Preisüberwacher, M. Prix (https://www.google.ch/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&ved=0ahUKEwilr_qp0MTTAhVFPxoKHYXnCWsQFghgMAM&url=https%3A%2F%2Fwww.preisueberwacher.admin.ch%2Fdam%2Fpue%2Fde%2Fdokumente%2Fstudien%2FSpitaltarife%2520-%2520Praxis%2520des%2520Preis%25C3%25BCberwachers%2520bei%2520der%2520Pr%25C3%25BCfung%2520von%2520akut-station%25C3%25A4ren%2520Spitaltarifen.pdf.download.pdf%2F09_28_16%2520Bericht%2520Spitaltarife.pdf&usg=AFQjCNFoe60oKda-OXk3j_Ns6N249KTrvA&sig2=o-n8utdZMX-UK3UlYWkZ0A&cad=rja)
Universität Basel (http://www.privatehospitals.ch/fileadmin/privatkliniken/Dokumente/160908_Schlussbericht_Gutachten_PKS_fr_01.pdf)
SissDRG SA (http://www.swissdrg.org/assets/pdf/Rehabilitation/Newsletter/ST_Reha_Newsletter_September_2016_d.pdf)
SwissDRG SA (http://www.swissdrg.org/assets/pdf/Psychiatrie/Die_wichtigsten_Ziele_von_TARPSY-d.pdf)
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Le nombre de personnes devant être prises en charge
augmentera fortement – leur complexité aussi
62
Evolution démographique et épidémiologique
Sources: Service de la Santé publique VD; RTS
Ce que c‘est:
§ L’évolution démographique naturelle vers une
société avec
– plus de personnes âgées,
– vivant seules et
– étant polymorbides
– sans pour autant devant être hospitalisés pour
des soins aigus
3
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
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Les premières régions réagissent à cette évolution
démographique et médicale en créant des réseaux intégrés
63
Prise en charge régionale en réseau
Source: Service de la Santé publique VD
Ce que c‘est:
§ La volonté d’optimiser l’accompagnement de la
population tout au long de leur vie avec le soutien
médical et paramédical adapté à chaque situation
§ La coordination de l’ensemble des acteurs pour
assurer un prise en charge intégrée sans
interruption et une trajectoire patient optimisée
§ Une collaboration intense et harmonieuse des
acteurs
4
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
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Dans d’autres pays, la prise en charge intégrée dans une région
s’est déjà avérée bénéfique pour patient et payeur
64
Les réseaux et philosophies aux USA
Sources: Kaiser Permanente San Diego, 2016; Publicité du Mount Sinai Health System
Ce que c‘est:
§ L’idée de « gérer la santé » de la population plutôt
que d’intervenir sur demande pour corriger une
situation de santé déjà devenue critique
§ Eviter les hospitalisations par des prestations
ambulatoires et à domicile
§ Créer des situations win-win (inclus réduction des
coûts globaux) grâce à des prestations innovantes
(souvent combinée avec un modèle de capitation)
5
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
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Les soins à domicile ont vu une évolution très forte au cours
des dernières années
65
L’impact sur les soins à domicile en Allemagne
Sources: Universität Magedburg (Kunstmann, p88); Bundesamt für Statistik: Pflegestatistik 2017 (Datensatz 2015)
Ce que c‘est:
§ Augmentation forte du nombre de prestataires
§ Augmentation importante du besoin (bénéficiaires)
§ Modifications dans la loi fédérale sur le
financement
§ Concurrence forte entre de petits acteurs flexibles
et dynamiques
6
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
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Autant à l’étranger qu’en Suisse, il n’est plus possible
d’ignorer l’évolution des coûts contre la constance des prix
66
Evolution vers une sensibilisation aux coûts
Ce que c‘est:
§ Une augmentation constante des coûts
d’exploitation (salaires, coût de la vie etc.) par
rapport à une constance de prix
§ Une évolution du principe visible sur la plupart des
autres acteurs et dans d’autres pays:
l’orientation « efficience »
prime sur l’orientation « patient »
7
Recettes
Pertes
L’effet « ciseaux »:
(voulu par le législateur)
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
www.paianet.com 67
Malheureusement, l’avenir financier des hôpitaux est
fortement influencée par « l’effet ciseaux »
Illustration d’effet ciseaux
CHF
Effets:
Années
Mêmes hôpitaux bénéficiaires font face à des
risques de pertes futures
Les charges augmentent de manière naturelle bien
que tout augmentation du revenu nécessite des
actions spécifiques
Bénéfices
Pertes
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Nous craignons que la pressions sur les résultats futurs
de chacune de vos institutions soit très importante
Résultat annuel sans aucune mesure corrective
CHF
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022
Effets:
Salaires +1% par an
Médicament+1% par an
Autres charges stables
Nombre de patients stable
Baserate stable
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L’H-JU avait établi un plan d’actions avec 35 mesures pour
les premières deux années de mise en œuvre de sa stratégie
69
Documents publics sur le plan d’actions (web, presse etc.)
!
©"Hôpital"du"Jura,"15.04.2013,"08:56"
"
Pourquoi"«"Impulsion"»"?"
"
En" raison" du" nouveau" système" de" financement"
hospitalier," mis" en" place" le" 1er" janvier" 2012," la"
concurrence" entre" les" hôpitaux" est" favorisée," l’objectif"
étant" une" réduction" des" coûts" globaux" des" traitements"
hospitaliers.""
"
L’Hôpital" du" Jura" (HTJU)" ne" s’est" pas" encore" adapté" à"
cette" nouvelle" situation";" la" direction" doit"
impérativement"réagir"afin"de"faire"face"à"ces"nouveaux"
défis."En"effet,"le"risque"financier"pour"2014"comme"pour"
les" années" suivantes" est" réel" et" sérieux," notamment" en"
raison"de"l’effet"ciseaux"entre"les"coûts"et"les"recettes."
"
"
Effet"ciseaux"
"
Résultat"financier":"
Le"risque"est"estimé"à"CHF"7.1"millions"en"2014."
"
A"la"suite"de"ces"différents"constats,"la"direction"a"élaboré"
un"plan"d’actions"qui"permettra"à"l’HTJU"d’atteindre"ses"
objectifs" en" donnant" une" nouvelle" «"impulsion"»" à"
l’établissement.""
"
Quels&sont&les&objectifs&?&
La"direction"souhaite"donner"une"stratégie"claire"à"l’HTJU"
et"ainsi"parvenir"aux"trois"objectifs"fixés"pour"2013T2014":"
1. Un"résultat"d’exploitation"équilibré"fin"2014."
2. Une"structure"forte"et"spécialisée"pour"les"4"sites"de"
l’HTJU"dans"tous"les"secteurs"d’activité":"
! un"site"de"référence"cantonal"pour"les"soins"aigus";"
! un" site" de" référence" de" l’Arc" jurassien" pour" la"
réadaptation"et"la"rééducation.""
! deux"sites"pour"les"longs"séjours."
3. Une" institution" préparée" pour" l’avenir" avec" le"
développement"d’une"vision"pour"2020."
"
Le"souhait"de"la"direction"est"de"réaliser"ces"objectifs"en"
gardant"à"l’esprit"les"valeurs"fondamentales"de"l’HTJU."
"
"
Quelle"«"Impulsion"»"?"
"
Le"projet"«"Impulsion"»"regroupe"au"total"35"mesures"qui"
permettront"d’atteindre"les"objectifs"fixés"et"d’améliorer"
le"résultat"2014"de"CHF"7.5"millions."
Ces"mesures"sont"classées"en"4"catégories"distinctes":"
! Médical"et"soins" ⇒"CHF"3.9"millions"
! Finances,"Infrastructures" ⇒"CHF"1.8"million"
! Ressources"Humaines" ⇒"CHF"1.8"million"
! Stratégie"et"hôpital" ⇒"impact">"2014"
Chacune"de"ces"catégories"aura"un"impact"sur"le"résultat"
financier"de"l’année"2014"et"sur"la"qualité"des"prestations"
offertes."
"
«"Impulsion"»"est"le"premier"plan"d’actions."Il"permettra"à"
l’HTJU" d’atteindre" ses" objectifs":" atténuer" le" risque"
financier," équilibrer" les" comptes" et" soutenir" une"
amélioration" constante" de" la" qualité." Lorsque" la" vision"""
HTJU"2020"sera"confirmée,"d’autres"plans"verront"le"jour."
"
"
"
Composantes"du"résultat"d’exploitation"2014."
"
Quel&sera&votre&rôle&?&
Atteindre" tous" ces" objectifs" demandera" beaucoup"
d’énergie" et" d’engagement";" la" mise" en" application" du"
projet"«"Impulsion"»"concernera"toutes"les"collaboratrices"
et" tous" les" collaborateurs" et" demandera" de" la" part" de"
chacun"des"efforts"importants."C’est"à"ce"prix"que"nous"
pourrons"garantir"la"pérennité"de"notre"établissement."
"
Si" le" but" de" cette" réforme" est" de" parvenir" à" un" bilan"
financier"équilibré,"nous"garderons"toujours"à"l’esprit"que"
notre"hôpital"doit"et"devra"rester"un"espace"de"soins"de"
qualité" afin" d’offrir" des" prestations" répondant"
pleinement"aux"attentes"de"chaque"patient.""
"
Aujourd’hui,"il"est"temps"de"passer"à"l’action"en"donnant"
cette"IMPULSION"vitale"pour"l’avenir"de"l’HTJU."
Rece$es&diminuent:&pression&des&assurances&
Risque&&
de&pertes&
temps&
CHF&
Coûts&augmentent&
T4.5"
T7.1"
T19"
!8#
!7#
!6#
!5#
!4#
!3#
!2#
!1#
0#
1#
Résultat#2014#
Objec8fs#Im
pulsion#
M
édical#et#soins#
Finances,#infrastructures#
Ressources#hum
aines#
Stratégie#et#hôpital#
Résultat#final#
CHF#millions#
Résultats(publiés(
Es-ma-ons((
ID Mesure Objectif de la mesure / du module
Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier
Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade
Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités
Q-4 Système d'information clinique (SIC) =
dossier électronique du patient
Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins
Q-5 Redéfinition des tâches de
"logistiques" et mise en place dans
les unités de soins
Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches
pour optimiser le temps des soignants auprès des patients
Q-6 Développement des soins orientation
client
Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ)
Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le
professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement
Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la
compétence au bon endroit
Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins
palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy
Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation
Hospitalière
Q-11 Projet urgences intra et
extrahospitalières
Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR
Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les
3 districts afin de décharger les urgences
Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits
Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales
Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie
Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des
mesures correctives sont entreprises
Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura
Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie
Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital
Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et
uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU
Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital
Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis
Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc
Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour
après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail)
Q-25 SIRH
(système d'information des RH)
Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion
des performances des collaborateurs
Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU
et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement
Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne
Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont
C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs
C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU
C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client
Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures
Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2
ID Mesure Objectif de la mesure / du module
Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier
Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade
Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités
Q-4 Système d'information clinique (SIC) =
dossier électronique du patient
Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins
Q-5 Redéfinition des tâches de
"logistiques" et mise en place dans
les unités de soins
Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches
pour optimiser le temps des soignants auprès des patients
Q-6 Développement des soins orientation
client
Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ)
Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le
professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement
Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la
compétence au bon endroit
Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins
palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy
Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation
Hospitalière
Q-11 Projet urgences intra et
extrahospitalières
Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR
Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les
3 districts afin de décharger les urgences
Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits
Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales
Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie
Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des
mesures correctives sont entreprises
Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura
Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie
Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital
Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et
uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU
Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital
Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis
Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc
Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour
après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail)
Q-25 SIRH
(système d'information des RH)
Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion
des performances des collaborateurs
Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU
et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement
Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne
Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont
C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs
C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU
C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client
Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures
Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2
Source: http://www.h-ju.ch/fr/L-Hopital-du-jura/Medias-Presse/Actualites/La-vision-strategique-de-l-H-JU.html
Rapport complet: http://www.h-ju.ch/Htdocs/Files/v/6046.pdf/Communiquesdepresse/StrategieV280214presse.pdf?download=1
www.paianet.com
Plusieurs acteurs sur le marché à le client a le choix!
La perception de la prestation deviendra un facteur clé
70
Evolution vers une sensibilisation à la perception du « client »
Sources: AOK (assurance de soins allemande) Pflege-Navigator, Comparis (https://fr.comparis.ch/spitalvergleich/default.aspx)
https://www.pflege-
navigator.de/index.php?module=careservice&action=list&multi=oelde&hiddenCoords=&id=&ambit=10&flagMapDragSearch=0&extSearchNameOfPflegeheim=&extSearchSortierung=distance&extSearchTBVersion=2009&extSearchSortierungSort=&extSearchSortierungSelect=&extSearchAktualisierung=unbegrenzt
Ce que c‘est:
§ La « perception de la qualité » par le client non-
formé devient aussi important que la qualité
« réelle » des soins jugé par les professionnels
§ Le client se renseigne davantage sur l’acteur
(données ANQ, ranking de l’hebdo et de nombreux
sites comparatifs sont déjà réalité en Suisse)
§ Des classements (« rankings ») deviennent un
facteur marketing incontournable
8
Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité?
§ ….
www.paianet.com 71
Implémentation	de	la	stratégie	
(Une	fois	que	le	papier	est	posé,	on	fait	quoi ?)
Marie Villard
www.paianet.com 73
Phases de la stratégie
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
Projet	par	
département
Plan	d'action	
concret
Base	chiffrée
Suivi	de	
l'exécution
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	cantons	et	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
§ Stratégie	par	service	
ou	département
§ Implication	forte	des	
cadres
§ Soutien	des	cadres
§ Précision	des	
prestations	exacts	et	
estimation	
approfondie	des	
chiffres
§ Liste	des	projets	
découlant	du	projet	
institutionnel
§ Actions	avec	objectifs	
clairs	SMART,	délais,	
responsabilités
§ Appropriation	des	
actions	par	les	
collaborateurs
§ Mise	en	place	d'un	
bureau	de	gestion	de	
projet	avec	des	
méthodes	de	gestion	
standardisés
§ Exécution	selon	plan	
d'action
§ Accompagnement	
continu	par	l'équipe	
de	projet
§ Suivi	régulier	par	le	
Comité	de	Direction	
et	le	Conseil	
d’Administration
La publication du document n’est que début de la stratégie.
Il faut ensuite assurer sa mise en pace
§ Mise	en	place	de	la	
base	chiffrée	
nécessaire	pour	
exécuter	et	suivre	le	
projets	définis
§ Identification	des	
indicateurs	(médico-
économiques,	
opérationnels,	
financiers)
§ Mise	en	place	d'une	
équipe	et	d'un	
système	de	reporting
§ Accord	sur	et	
compréhension	des	
chiffres	par	les	cadres
www.paianet.com 74
Phases de la stratégie
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
Projet	par	
département
Plan	d'action	
concret
Base	chiffrée
Suivi	de	
l'exécution
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	cantons	et	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
§ Stratégie	par	service	
ou	département
§ Implication	forte	des	
cadres
§ Soutien	des	cadres
§ Précision	des	
prestations	exacts	et	
estimation	
approfondie	des	
chiffres
§ Liste	des	projets	
découlant	du	projet	
institutionnel
§ Actions	avec	objectifs	
clairs	SMART,	délais,	
responsabilités
§ Appropriation	des	
actions	par	les	
collaborateurs
§ Mise	en	place	d'un	
bureau	de	gestion	de	
projet	avec	des	
méthodes	de	gestion	
standardisés
§ Exécution	selon	plan	
d'action
§ Accompagnement	
continu	par	l'équipe	
de	projet
§ Suivi	régulier	par	le	
Comité	de	Direction	
et	le	Conseil	
d’Administration
Une fois le document publié il faut mettre en place la stratégie
par département / discipline et assurer l’adhérence des
équipes
§ Mise	en	place	de	la	
base	chiffrée	
nécessaire	pour	
exécuter	et	suivre	le	
projets	définis
§ Identification	des	
indicateurs	(médico-
économiques,	
opérationnels,	
financiers)
§ Mise	en	place	d'une	
équipe	et	d'un	
système	de	reporting
§ Accord	sur	et	
compréhension	des	
chiffres	par	les	cadres
www.paianet.com 75
Discussion sur la manière de définir et vivre les valeurs
Quels moyens avez-vous pour communiquer les valeurs aux
équipes?
Comment assurer que les collaborateurs y adhèrent?
La vidéo: applicable chez nous?
Sinon, comment faire?
www.paianet.com
Une fois que vous avez identifé les bonnes personnes, il faut
les laisser faire leur travail
76
Extrait PaperNapkin
Extrait du papernapkin
Une fois que les
personnes portent cette
stratégie il faut leur
donner la liberté de la
mettre en place
www.paianet.com
Le plus important dans la stratégie est de permettre d’aligner
tous les échelons de l’établissement
77
ALIGN
www.paianet.com 78
Phases de la stratégie
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
Projet	par	
département
Plan	d'action	
concret
Base	chiffrée
Suivi	de	
l'exécution
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	cantons	et	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
§ Stratégie	par	service	
ou	département
§ Implication	forte	des	
cadres
§ Soutien	des	cadres
§ Précision	des	
prestations	exacts	et	
estimation	
approfondie	des	
chiffres
§ Liste	des	projets	
découlant	du	projet	
institutionnel
§ Actions	avec	objectifs	
clairs	SMART,	délais,	
responsabilités
§ Appropriation	des	
actions	par	les	
collaborateurs
§ Mise	en	place	d'un	
bureau	de	gestion	de	
projet	avec	des	
méthodes	de	gestion	
standardisés
§ Exécution	selon	plan	
d'action
§ Accompagnement	
continu	par	l'équipe	
de	projet
§ Suivi	régulier	par	le	
Comité	de	Direction	
et	le	Conseil	
d’Administration
Une fois les personnes à bord et la stratégie par département
définie, il faut mettre en place un PMO (project management
office)
§ Mise	en	place	de	la	
base	chiffrée	
nécessaire	pour	
exécuter	et	suivre	le	
projets	définis
§ Identification	des	
indicateurs	(médico-
économiques,	
opérationnels,	
financiers)
§ Mise	en	place	d'une	
équipe	et	d'un	
système	de	reporting
§ Accord	sur	et	
compréhension	des	
chiffres	par	les	cadres
www.paianet.com 79
Avez-vous déjà entendu parler de PMO?
Qu’est-ce que cela évoque?
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Le PMO va coordonner et assurer l’exécution des projets requis
pour la mise en place de stratégie
80
Définition Wikipédia
Project Management office (PMO) = Bureau de coordination de projet (BCP)
“Une division / département à l’intérieur d’un établissement qui définit et maintien les
standards du management des projets. Le PMO assure la standardisation, le suivi et
l’exécution des projets. Le PMO est source de documentation, guidance et suivi chiffré
dans le management et l’exécution de projet”
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Un BCP est un coordinateur il assurer l’execution et est le point
central entre les projets
81
Mission d’un BCP
Assurer	la	bonne	exécution	
des	mesures	de	la	stratégie
I
Atteindre	les	objectifs	fixés
associés	à	chaque	mesure	
II
Répondre	aux	attentes
des	collaborateurs	et	du	public	en	termes	de	vitesse	
III
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Dans un premier temps, le BCP structure toutes les activités en
cours et décline les mesures parfois définies sans détails
précis
82
Evaluation	et	
structuration	
Attribution	
aux	mesures
Recueil	des	
activités	
Démarche	A	
Activité	B
……
…
…
…
§ Impact	sur	résultat	d’exploitation
§ Impact	sur	qualité	
§ Interaction	avec	d’autres	activités	
§ Délais	
§ Organisation
…
…
…
…
Projets
…… … …
Mesure	1 …Mesure	2
……
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Le BCP sera l’intermédiaire entre la Direction et les chefs de
projet individuels, le plus important est l’accountability
83
Communication via le BCP
Initiation	de	
nouveaux	
projets	
Chefs	de	mesures
Reporting	régulier
§ Coordonner
§ Suivre
§ Créer	rapports	
Direction
Bureau	de	coordination	
(BCP)
Sponsors
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L’objectif de la subdivision était d’arriver vers une stratégie
opérationnelle qui donne les étapes très concrètes
84
Stratégie opérationnelle : la feuille de route pour chacun
Objectif	dans
10	ans	
Objectif	dans
5	ans
Objectif	dans
3	ans	 Objectif	dans	1	an
Actions	pour	le	prochain
trimestre	(90	jours)
Responsabilité	personnelle
pour	trimestre	(90	jours)
Vision:
§ …	
§ …
§ …
Vision:
§ …	
§ …
§ …
Vision:
§ …	
§ …
§ …
Objectif	commun:
§ …
§ …
§ …
Priorités Priorités	personnelles	
1. …
2. …
3. …
4. …
5. …
Structure:
§ …	
§ …
§ …
Objectif	par
département:	
§ …
§ …
§ …
Objectif	par
département:
§ …
§ …
§ …
Objectif	par département	
et	par	service:
§ …
§ …
§ …
Partenaires	:
§ …	
§ …
§ …
Indicateurs	de	succès
§ Par	service
§ 1	par	objectif
§ …
Indicateur	de	succès:
§ par	service
Indicateur	:
Compétences	clés:
§ …	
§ …
§ …
Objectif	par
service:
§ …
§ …
§ …
quoi	 qui	 quand
1.
2.
3.
4.
5.
Variable valeurs
1.
2.
3.
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Pour chaque projet il est important de mettre en place une
« fiche signalétique » permettant de suivre l’avancement -
85
Reporting pour les projets individuels
Avancement
Chemin	critique	
Etapes	réalisées
§ …
§ …
§ …
Prochaines	étapes	
§ …
§ …
§ …
Risques/Défis	clés
§ …
§ …
§ …
Besoins	de	décision
§ …
§ …
§ …
Statistique
Activités	A
8 7 5 20
Activités	B
1 3 6 10
Tâches
20 40 40 100
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Pour rendre un rapport à la Direction tous les 15 jours nous
souhaitons maintenir un contact régulier avec les responsables
de mesure
86
Exemple d’un cycle bi-hebdomadaire d’un BCP
Exemple d’organisation
2
jeudi
ve
lu
ma
me
jeudi
ve
lu
ma
me
Retour	aux	chefs	
de	mesure
§ Accompagnement
§ Coaching
§ Formations
Mise	à	jour	de	l’outil	+	
demande	de	statut
aux	responsables	de	mesure
Préparation	du	rapport	+	
Relance	des	chefs	de	
mesure
Réunion	de	coordination
+	rédaction/finalisation	
du	tableau	de	bord	
+	envoi	à	la	direction
Présentation	à	la	
direction
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Un plan d’action avec 35 mesures a été établi pour les
premières deux années de mise en œuvre de la stratégie
87
Documents publics sur le plan d’actions (web, presse etc.)
!
©"Hôpital"du"Jura,"15.04.2013,"08:56"
"
Pourquoi"«"Impulsion"»"?"
"
En" raison" du" nouveau" système" de" financement"
hospitalier," mis" en" place" le" 1er" janvier" 2012," la"
concurrence" entre" les" hôpitaux" est" favorisée," l’objectif"
étant" une" réduction" des" coûts" globaux" des" traitements"
hospitaliers.""
"
L’Hôpital" du" Jura" (HTJU)" ne" s’est" pas" encore" adapté" à"
cette" nouvelle" situation";" la" direction" doit"
impérativement"réagir"afin"de"faire"face"à"ces"nouveaux"
défis."En"effet,"le"risque"financier"pour"2014"comme"pour"
les" années" suivantes" est" réel" et" sérieux," notamment" en"
raison"de"l’effet"ciseaux"entre"les"coûts"et"les"recettes."
"
"
Effet"ciseaux"
"
Résultat"financier":"
Le"risque"est"estimé"à"CHF"7.1"millions"en"2014."
"
A"la"suite"de"ces"différents"constats,"la"direction"a"élaboré"
un"plan"d’actions"qui"permettra"à"l’HTJU"d’atteindre"ses"
objectifs" en" donnant" une" nouvelle" «"impulsion"»" à"
l’établissement.""
"
Quels&sont&les&objectifs&?&
La"direction"souhaite"donner"une"stratégie"claire"à"l’HTJU"
et"ainsi"parvenir"aux"trois"objectifs"fixés"pour"2013T2014":"
1. Un"résultat"d’exploitation"équilibré"fin"2014."
2. Une"structure"forte"et"spécialisée"pour"les"4"sites"de"
l’HTJU"dans"tous"les"secteurs"d’activité":"
! un"site"de"référence"cantonal"pour"les"soins"aigus";"
! un" site" de" référence" de" l’Arc" jurassien" pour" la"
réadaptation"et"la"rééducation.""
! deux"sites"pour"les"longs"séjours."
3. Une" institution" préparée" pour" l’avenir" avec" le"
développement"d’une"vision"pour"2020."
"
Le"souhait"de"la"direction"est"de"réaliser"ces"objectifs"en"
gardant"à"l’esprit"les"valeurs"fondamentales"de"l’HTJU."
"
"
Quelle"«"Impulsion"»"?"
"
Le"projet"«"Impulsion"»"regroupe"au"total"35"mesures"qui"
permettront"d’atteindre"les"objectifs"fixés"et"d’améliorer"
le"résultat"2014"de"CHF"7.5"millions."
Ces"mesures"sont"classées"en"4"catégories"distinctes":"
! Médical"et"soins" ⇒"CHF"3.9"millions"
! Finances,"Infrastructures" ⇒"CHF"1.8"million"
! Ressources"Humaines" ⇒"CHF"1.8"million"
! Stratégie"et"hôpital" ⇒"impact">"2014"
Chacune"de"ces"catégories"aura"un"impact"sur"le"résultat"
financier"de"l’année"2014"et"sur"la"qualité"des"prestations"
offertes."
"
«"Impulsion"»"est"le"premier"plan"d’actions."Il"permettra"à"
l’HTJU" d’atteindre" ses" objectifs":" atténuer" le" risque"
financier," équilibrer" les" comptes" et" soutenir" une"
amélioration" constante" de" la" qualité." Lorsque" la" vision"""
HTJU"2020"sera"confirmée,"d’autres"plans"verront"le"jour."
"
"
"
Composantes"du"résultat"d’exploitation"2014."
"
Quel&sera&votre&rôle&?&
Atteindre" tous" ces" objectifs" demandera" beaucoup"
d’énergie" et" d’engagement";" la" mise" en" application" du"
projet"«"Impulsion"»"concernera"toutes"les"collaboratrices"
et" tous" les" collaborateurs" et" demandera" de" la" part" de"
chacun"des"efforts"importants."C’est"à"ce"prix"que"nous"
pourrons"garantir"la"pérennité"de"notre"établissement."
"
Si" le" but" de" cette" réforme" est" de" parvenir" à" un" bilan"
financier"équilibré,"nous"garderons"toujours"à"l’esprit"que"
notre"hôpital"doit"et"devra"rester"un"espace"de"soins"de"
qualité" afin" d’offrir" des" prestations" répondant"
pleinement"aux"attentes"de"chaque"patient.""
"
Aujourd’hui,"il"est"temps"de"passer"à"l’action"en"donnant"
cette"IMPULSION"vitale"pour"l’avenir"de"l’HTJU."
Rece$es&diminuent:&pression&des&assurances&
Risque&&
de&pertes&
temps&
CHF&
Coûts&augmentent&
T4.5"
T7.1"
T19"
!8#
!7#
!6#
!5#
!4#
!3#
!2#
!1#
0#
1#
Résultat#2014#
Objec8fs#Im
pulsion#
M
édical#et#soins#
Finances,#infrastructures#
Ressources#hum
aines#
Stratégie#et#hôpital#
Résultat#final#
CHF#millions#
Résultats(publiés(
Es-ma-ons((
ID Mesure Objectif de la mesure / du module
Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier
Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade
Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités
Q-4 Système d'information clinique (SIC) =
dossier électronique du patient
Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins
Q-5 Redéfinition des tâches de
"logistiques" et mise en place dans
les unités de soins
Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches
pour optimiser le temps des soignants auprès des patients
Q-6 Développement des soins orientation
client
Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ)
Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le
professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement
Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la
compétence au bon endroit
Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins
palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy
Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation
Hospitalière
Q-11 Projet urgences intra et
extrahospitalières
Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR
Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les
3 districts afin de décharger les urgences
Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits
Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales
Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie
Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des
mesures correctives sont entreprises
Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura
Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie
Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital
Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et
uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU
Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital
Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis
Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc
Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour
après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail)
Q-25 SIRH
(système d'information des RH)
Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion
des performances des collaborateurs
Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU
et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement
Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne
Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont
C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs
C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU
C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client
Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures
Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2
ID Mesure Objectif de la mesure / du module
Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier
Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade
Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités
Q-4 Système d'information clinique (SIC) =
dossier électronique du patient
Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins
Q-5 Redéfinition des tâches de
"logistiques" et mise en place dans
les unités de soins
Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches
pour optimiser le temps des soignants auprès des patients
Q-6 Développement des soins orientation
client
Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ)
Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le
professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement
Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la
compétence au bon endroit
Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins
palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy
Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation
Hospitalière
Q-11 Projet urgences intra et
extrahospitalières
Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR
Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les
3 districts afin de décharger les urgences
Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits
Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales
Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie
Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des
mesures correctives sont entreprises
Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura
Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie
Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital
Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et
uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU
Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital
Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis
Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc
Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour
après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail)
Q-25 SIRH
(système d'information des RH)
Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion
des performances des collaborateurs
Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU
et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement
Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne
Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont
C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs
C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU
C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client
Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures
Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2
Source: http://www.h-ju.ch/fr/L-Hopital-du-jura/Medias-Presse/Actualites/La-vision-strategique-de-l-H-JU.html
Rapport complet: http://www.h-ju.ch/Htdocs/Files/v/6046.pdf/Communiquesdepresse/StrategieV280214presse.pdf?download=1
www.paianet.com 88
Phases de la stratégie
Plan	
stratégique	/	
institutionnel
Projet	par	
département
Plan	d'action	
concret
Base	chiffrée
Suivi	de	
l'exécution
§ Poser	/	valider	la	mission	
(core focus)
§ Définir	les	valeurs
(qui	nous	sommes)
§ Poser	les	conditions	
cadres	/	règles
§ Analyse	d’où	nous	
sommes	aujourd’hui
(SWOT,	données	etc.)
§ Définir	la	Vision
(où	on	veut	être	demain)
§ Accord	du	cantons	et	
parties	prenantes
§ Publication	du	document
§ Stratégie	par	service	
ou	département
§ Implication	forte	des	
cadres
§ Soutien	des	cadres
§ Précision	des	
prestations	exacts	et	
estimation	
approfondie	des	
chiffres
§ Liste	des	projets	
découlant	du	projet	
institutionnel
§ Actions	avec	objectifs	
clairs	SMART,	délais,	
responsabilités
§ Appropriation	des	
actions	par	les	
collaborateurs
§ Mise	en	place	d'un	
bureau	de	gestion	de	
projet	avec	des	
méthodes	de	gestion	
standardisés
§ Exécution	selon	plan	
d'action
§ Accompagnement	
continu	par	l'équipe	
de	projet
§ Suivi	régulier	par	le	
Comité	de	Direction	
et	le	Conseil	
d’Administration
Afin d’assurer de pouvoir suivre des chiffres compris et
acceptés par les parties prenantes il est important de mettre
en place une EME
§ Mise	en	place	de	la	
base	chiffrée	
nécessaire	pour	
exécuter	et	suivre	le	
projets	définis
§ Identification	des	
indicateurs	(médico-
économiques,	
opérationnels,	
financiers)
§ Mise	en	place	d'une	
équipe	et	d'un	
système	de	reporting
§ Accord	sur	et	
compréhension	des	
chiffres	par	les	cadres
www.paianet.com 89
Avez-vous déjà entendu parler d’EME?
Qu’est-ce que cela évoque?
www.paianet.com
Pour l’acceptation et l’utilisation par les médecins, il est
essentiel qu’ils retrouvent leurs chiffres
90
Indicateurs de performance d’un service de chirurgie
www.paianet.com
L’EME n’est pas l’analyse des données mais la mise en bord de
toutes les parties prenantes sur le suivi d’indicateurs
91
Définition EME
www.paianet.com
L’implication de toutes les personnes concernées est
primordiale dans la mise en place d’une EME
92
Mise en place d’une EME
Organisation
§ Assurer	l’implication	des	
membres	de	la	DG	et	des	
collaborateurs	
directement	concernés
§ Définir	les	objectifs
§ Décider	le	périmètre	du	
projet
§ Déterminer	la	
gouvernance	pour	
chaque	phase	du	projet
§ Préciser	le	terme	EME	et	
BI
§ Identifier	les	attentes
§ Communication	et	
lancement
Initialisation Conception Réalisation
Données
§ Identifier	et	documenter	
l’état	actuel
§ Générer	le	1er TB
Organisation
§ Développer	une	vision	de	
l’état	futur	de	EME
§ Elaborer	une	structure	
optimale
§ Décrire	l’état	entre	actuel	
et	souhaité
§ Développer	un	plan	de	
projet	en	conséquence
Données
§ Développer	les	outils	
nécessaires	pour	la	phase	
pilote
§ Valider	les	données	
(EME/service)
§ Revue	des	données
Organisation
§ Former	les	personnes	
impliquées	
(compréhension,	lecture,	
interprétation)
§ Lancement	du	
fonctionnement	EME
I II III
§ Lancement	du	
fonctionnnement	
défini
§ Réalisation	des	
premières	
rencontres	EME
§ Elargir	le	champ	de	
couverture	par	
étape
Déploiement
IV
www.paianet.com 93
www.paianet.com 94
www.paianet.com 95
www.paianet.com
La transparence permet aux collaborateurs de comprendre vos
objectifs et le bigger picture
96
Extrait PaperNapkin
Extrait du papernapkin
La transparence permet
aux collaborateurs de
comprendre vos
contraintes / vos envies
et d’arriver ensemble à un
common ground
www.paianet.com
Rappelez-vous de la phrase “Are you running your business or
is your business running you? »
97
l’importance du FOCUS
FOCUS
www.paianet.com
La plupart des résistances vient de la peur, la confiance et la
compréhension est un des meilleures outils pour y remédier
98
Gestion des personnes
Papernakin
www.paianet.com 99
Ce	document	a	été	créé	à	l’usage	exclusif	de	nos	clients.	
Il	n’est	complet	que	s’il	est	accompagné	par	des	analyses	détaillées	et	une	présentation	orale.	
Il	ne	doit	en	aucun	cas	être	transmis	à	des	tiers,	sauf	avec	le	consentement	préalable	et	explicite	de	Paianet.
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100

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  • 4. www.paianet.com En tant qu’entrepreneurs nous voyons ces défis de manière très différente. Oui la santé change, mais elle va vers l’avant. 4 Citation: Verne Harnish, The Rockefeller Habits Photo: Huffington Post (https://www.huffingtonpost.com/daniel-dipiazza/the-lion-the-gazelle_b_6052278.html) Chaque matin une gazelle se réveille en Afrique. Elle sait qu’elle doit courrir plus vite que le lion le plus rapide pour ne pas être tuée. Chaque matin, un lion se réveille en Afrique. Il sait qu’il doit courrir plus vite que la gazelle la plus lente pour ne pas mourir de faim. Il n’est pas important si vous êtes une gazelle ou un lion. Quand le soleil se lève, vaut mieux courrir vite.
  • 5. www.paianet.com 5 Présentations et attentes TOUR DE TABLE § Nom § Fonction § Etablissement § Attentes pour aujourd’hui? § Pourquoi de la stratégie dans ce cours?
  • 6. www.paianet.com Soutenir les établissements de santé dans leur évolution vers l’avenir en cherchant l’excellence de la qualité, des processus médico-cliniques et des finances. Amélioration du résultat financier Implication du personnel sur le terrain Mission de l’équipe Paianet
  • 7. www.paianet.com Hôpitaux régionaux et cliniques en Suisse romande Conseil à la Direction Solutions opérationnelles Soutien au codage § Positionnement stratégique (adaptation de la stratégie en fonction des nouvelles règles du marché) § Augmentation de l’activité (acquisition de patients) § Restructuration financière (diagnostic hospitalier et proposition d’améliorations) § Gestion du flux de patients (Case Management: DMS, CMI et qualité) § Equipes médico-économiques (création des équipes, élaboration des tableaux de bord et définition des objectifs) § Analyses spécifiques (fonctionnement du bloc opératoire, optimisation des équipes, gestion des médecins) § Soutien ponctuel au codage (dépannage au codage et soutien par équipe brêvetée) § Soutien régulier et reprise des équipes de codage (gestion du codage au fil de l’eau, outsourcing du codage médical) § Optimisation du codage (analyse du potentiel de codage, refacturation historique, right-coding au fil de l’eau) Nos projets habituels peuvent être regroupés en trois catégories
  • 8. www.paianet.com Les stratégies hospitalières cantonales et institutionnelles sont chaque fois des défis particuliers 9 PLAN STRATÉGIQUE 2015-2020 Vision et stratégie de l’Hôpital du Jura Un nouvel hôpital de soins aigus, une nouvelle entité dans l’Arc jurassien, des alliances avec les grands hôpitaux universitaires. La vision stratégique doit permettre d’imaginer un avenir ambitieux et sans tabous. 23 janvier 2014
  • 9. www.paianet.com 10 Proposition d’ordre du jour 1. La stratégie d’entreprise (Définition et théories) 2. Pour une stratégie d’entreprise (Utilité et objectifs) 3. Les stratégies du système de santé (Processus stratégiques (une démarche type)) 4. Eléments de la stratégie hospitalière (Tendances et influences) 5. Implémentation de la stratégie (Une fois que le papier est posé, on fait quoi ?)
  • 11. www.paianet.com 12 Quels sont les mots-clés qui vous viennent à l’esprit quand vous pensez à la stratégie?
  • 12. www.paianet.com « La stratégie est un ensemble d’actions coordonnées, d’opérations habiles, de manœuvres en vue d’atteindre un but précis. Dans son approche économique, elle est l’ensemble des méthodes qui maximisent dans un univers conflictuel ou concurrentiel les chances d’atteindre un objectif donné malgré les actions de l’autre. » En fonction de la référence prise en considération le terme “stratégie” a plusieurs définitions 13 Définition de la stratégie selon wikipedia Source: Wikipedia.org
  • 13. www.paianet.com Essayons de définir ces mots en une phrase…. 14 ”Message architecture stack” Source: Entrepreneurs’ Organization, 2014 Mission Why the organization exists - your reason for “being.” Vision Where we are going – a clear picture of where we will be in the future. Have to be able to “see it” in your mind’s eye. Core Values Positioning Statement A 1- or 2-sentence description of How you do what you do and for whom (i.e., what markets). Value Proposition One sentence that conveys to others the Value you provide to your customers. Tagline Quick, catchy statement or phrase that embodies who and what you are. 4-5 beliefs – Never compromised and everything you do is measured against
  • 14. www.paianet.com Comment faire évoluer votre institution de la situation d’aujourd’hui, à la situation de demain? 15 Source: Kristian Schneider (DG Spitalzentrum Biel) Performance Temps Situation aujourd'hui Situation demain Mission
  • 16. www.paianet.com 17 Pourquoi faut-il faire une stratégie? Quelle est son utilité? (… pour votre institution)
  • 17. www.paianet.com “Every plan is good until the first shot is fired” 18 Field Marshal Helmuth Karl Bernhard Graf von Moltke Source: Wikipedia (https://en.wikiquote.org/wiki/Helmuth_von_Moltke_the_Elder) § “Kein Operationsplan reicht mit einiger Sicherheit über das erste Zusammentreffen mit der feindlichen Hauptmacht hinaus.” § The tactical result of an engagement forms the base for new strategic decisions because victory or defeat in a battle changes the situation to such a degree that no human acumen is able to see beyond the first battle. Therefore no plan of operations extends with any certainty beyond the first contact with the main hostile force.
  • 18. www.paianet.com Il est essentiel que tous les collaborateurs connaissent la situation et l’objectif commun 19 Exemple expérience personnelle (1/2) § Situation générale commune à tout le monde § Objectifs de l’équipe clairs pour et compris par chacun § Participation / implication pas remise en question § Création de confiance primordiale pour l’exécution des ordres Source: Formation d’officiers de l’OTAN ‘’Diese Richtung wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer
  • 19. www.paianet.com L’ensemble peut seulement réussir si chaque acteur contribue dans le bon sens 20 Exemple expérience personnelle (2/2) § Actions coordonnées • Chacun apporte ses compétences spécialisées • Réussite seulement ensemble • Aucun métier n’est sans importance § Chaque acteur connait également le plan détaillé du niveau hiérarchique directement supérieur § Communication constante sur résultats individuels et conséquences pour l’ensemble Source: Formation d’officiers de L’OTAN, ‘’Diese Richtung, wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer
  • 20. www.paianet.com Résumé de mon expérience Source: Formation d’officiers de L’OTAN, ‘’Diese Richtung, wie ich zeige‘’, Friedmar Tessmer 21 § Focus sur un objectif clair. Pas de dispersion des ressources. § Exécutable sans surveillance directe.
  • 21. www.paianet.com Pouvons-nous transposer d’autres expériences militaires dans notre réalité à nous? (exemple de Sun Tzu, env 500 AD) 22 Six Principles of Sun Tzu & the Art of Business; suntzustrategies.com (http://www.suntzustrategies.com/resources/six-principles-of-sun-tzu-the-art-of-business/) 1. Capture your market without destroying it “Generally in war, the best policy is to take a state intact; to ruin it is inferior to this…. For to win one hundred victories in one hundred battles is not the acme of skill. To subdue the enemy without fighting is the acme of skill.” 2. Avoid your competitor’s strength, and attack their weakness “An army may be likened to water, for just as flowing water avoids the heights and hastens to the lowlands, so an army avoids strength and strikes weakness.” 3. Use foreknowledge & deception to maximize the power of business intelligence. “Know the enemy and know yourself; in a hundred battles you will never be in peril” 4. Use speed and preparation to swiftly overcome the competition. “To rely on rustics and not prepare is the greatest of crimes; to be prepared beforehand for any contingency is the greatest of virtues.” 5. Use alliances and strategic control points in the industry to “shape” your opponents and make them conform to your will. “Therefore, those skilled in war bring the enemy to the field of battle and are not brought there by him.” 6. Develop your character as a leader to maximize the potential of your employees. “When one treats people with benevolence, justice and righteousness, and reposes confidence in them, the army will be united in mind and all will be happy to serve their leaders.
  • 24. www.paianet.com 25 Slogan Qu’est-ce que ce slogan évoque pour vous? Comment l’interpréter?
  • 25. www.paianet.com 26 Pourquoi selon vous, la stratégie est devenue «une tendance » dans la santé ces dernières années?
  • 26. www.paianet.com L’approche de la santé a beaucoup changé, non seulement en termes financiers mais également en matière de qualité 27
  • 27. www.paianet.com Lors de l’élaboration de votre stratégie, ne répondez pas à tout. Concentrez-vous sur l’essentiel qui vous rend unique. 28 Citation de Greg Crabtree, entrepreneur Source: Papernapkin Wisdom (www.papernapkinwisdom.com) « La croissance n’est pas l’addition de choses supplémentaires mais la suppression de choses existantes pour se focaliser sur l’important. »
  • 28. www.paianet.com Au cours des dernières années, nous avons développé une méthodologie pour accompagner les institutions de la région 29 Phases du processus stratégique Méthodologie Paianet développée pour les institutions de santé en Suisse romande Plan stratégique / institutionnel Projet par département Plan d'action concret Base chiffrée Suivi de l'exécution § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document § Stratégie par service ou département § Implication forte des cadres § Soutien des cadres § Précision des prestations exacts et estimation approfondie des chiffres § Liste des projets découlant du projet institutionnel § Actions avec objectifs clairs SMART, délais, responsabilités § Appropriation des actions par les collaborateurs § Mise en place d'un bureau de gestion de projet avec des méthodes de gestion standardisés § Exécution selon plan d'action § Accompagnement continu par l'équipe de projet § Suivi régulier par le Comité de Direction et le Conseil d’Administration § Mise en place de la base chiffrée nécessaire pour exécuter et suivre le projets définis § Identification des indicateurs (médico- économiques, opérationnels, financiers) § Mise en place d'une équipe et d'un système de reporting § Accord sur et compréhension des chiffres par les cadres
  • 29. www.paianet.com La première phase termine avec la publication d’un document pour que chacun sache exactement où nous allons ensemble 30 La vie n’est pas plus facile dans le pays des merveilles… Pourriez-vous me dire dans quelle direction je dois aller? Ca dépend d’où vous voulez aller, disait le chat. Peu importe, répond Alice. Dans ce cas, peu importe dans quelle direction vous allez.
  • 30. www.paianet.com Le document stratégique contient l’ensemble des éléments de ce graphique, mais surtout le descriptif de la situation demain 31 Source: Kristian Schneider (DG Spitalzentrum Biel) Performance Temps Situation aujourd'hui Situation demain Mission
  • 31. www.paianet.com Nous avons une stratégie quand nous pouvons répondre oui à la première partie de la question: 32 Source: Gino Wickman, Traction Are you running your business or is your business running you?
  • 32. www.paianet.com 33 Poser la mission § Pourquoi nous sommes ici? § Que souhaitons-nous apporter? § Quel est notre cœur de métier, ce pour lequel nous voulons exister? Plan stratégique / institutionnel § Poser / valider la mission (« core focus ») § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document La première étape est de valider, préciser ou poser la mission: Quelle est notre raison d’être?
  • 33. www.paianet.com 34 Mission (exemples de la région) Sources: Extrait des documents stratégiques publics de l’Hôpital du Jura et l’Hôpital neuchâtelois
  • 34. www.paianet.com 35 Définir les valeurs (bases de la culture d’entreprise) Exemple des valeurs Paianet: § La diplomatie § Being the best at getting better § La passion d’améliorer le système de santé § Le plaisir de travailler en équipe § Toutes les idées sont bonnes § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document Ensuite il est important de définir nos valeurs: Qui sommes nous? Comment fonctionnons-nous? Plan stratégique / institutionnel
  • 35. www.paianet.com Aussi à l’interne, nous appliquons nos valeurs qui décrivent notre manière de vivre et d’approcher chacun des projets 36 Valeurs de Paianet (à titre d’exemple) § La diplomatie l’humilité en tout ce que nous entreprenons est aussi notre valeur fondamentale. A travers la gestion hospitalière, nous nous considérons au service d’équipes médicales et soignantes qui font souvent face à d’importantes pressions, mais aussi de personnes en souffrance : les patients. § Being the best at getting better Nos compétences, c’est de vouloir nous améliorer et de savoir apprendre. Nous sommes régulièrement amenés à développer de nouvelles connaissances dans un délai rapide, et cela nous plaît. Ainsi, nous n’avons pas peur d’accepter des mandats variés, même dans des domaines peu connus pour nous. § La passion d’améliorer le système de santé Nous sommes des consultants, et nous aimons notre métier. Pourtant, ce qui nous passionne, ce n’est pas le consulting en tant que tel, mais le monde hospitalier : les médecins se démènent pour soigner leurs patients, mais ils évoluent dans un système en silo. § Le plaisir de travailler en équipe Nous tenons à développer une bonne entente entre collègues, et à profiter de tout ce que nous faisons ensemble : au travail comme en dehors. Ainsi, à chaque embauche, la décision d’engager un nouveau consultant est prise collégialement. § Toutes les idées sont bonnes La créativité est au cœur de nos compétences et du plaisir que nous avons à accomplir nos mandats, c’est pourquoi nous organisons régulièrement des séances de brainstorming auxquelles tous les collaborateurs participent.
  • 36. www.paianet.com 37 Les valeurs des institutions de la région… Sources: HNE - Stratégie 2015– 2022 de l’HNE (juin 2015) HUG - Vision 2020, Plan stratégique 2015-2020 des HUG
  • 37. www.paianet.com 38 Recueil des valeurs Quelles sont les valeurs de vos institutions respectives?
  • 38. www.paianet.com Avez-vous bien des valeurs qui vous distinguent des autres? Qu’est-ce qui rend votre culture particulière? 39 Valeurs d’autres acteurs publics de la région Sources: Documents publics des institutions respectives (2017) • La qualité • L’innovation • Le service • La responsabilité • Empathie et respect • Travail d’équipe • Intelligence et métier HUG • Excellence • Harmonie • Novateur • Volontaire EHNV • Transparence • Compétence • Empathie • Créativité • Responsabilité CHUV • Durabilité • Proximité • Excellence • Audace SIG • Ecoute • Respect • Qualité • Sécurité • Cohérence NOMAD • L’équité • Respect • La rigueur, l’exigence • La proximité • L’empathie, l’écoute • La responsabilité • La loyauté • Le bien être des collaborateurs RSBJ • Servir • Respect • Responsabilité • Equité • Identité • Etre proactif • Pérennité AEROPORT
  • 39. www.paianet.com Selon notre expérience, il n’est pas suffisant de donner un seul mot. Il faut définir ce que la valeur veut dire pour vous. 40 Agilité – descriptif et interprétation de la valeur – Descriptif • Agilité veut dire que nous réagissons rapidement à l’évolution des situations et sommes perçus comme rapides et réactifs dans tout ce que nous faisons. • En respectant la sérénité demandé par notre métier, nous allons tout mettre en oeuvre pour agir de manière flexible et dynamique dans toutes les circonstances. • Cela n’est pas seulement visible par notre disponibilité 24h/24 et 7jrs/7, mais aussi par notre temps particulièrement court de réaction à des demandes venant de nos prescripteurs ou clients. • Nous agissons vite et avec un dynamisme qui est aussi reflété par l’adaptation continue de nos services et nos pratiques à l’évolution de chacun de nos clients en particulier mais aussi aux pratiques médicales en général.
  • 40. www.paianet.com Ensuite, il est utile de préciser le comportement que vous attendez en lien avec cette valeur 41 Agilité – déclinaison et utilisation de la valeur – Ce que cela veut dire pour nous dans le quotidien • Réussir à trouver encore une solution avant la fermeture du bureau ou le week-end • Etre réactif dans les réponses. Même si la réponse n’est pas encore définitive, on confirme la réception de la question et assure un suivi pro-actif du sujet. • Réussir à surprendre les prescripteurs et les clients par des mesures “agiles” – Engagement • Formations continues et pluridisciplinaires • Changements de situation, contexte (employeur, poste, spécialisation, domicile) • ... – Licenciement • “C’est toujours comme ça que nous avons fait.” • “C’est l’expérience qui compte.” • “T’inquiète, on peut très bien le faire la semaine prochaine…”
  • 41. www.paianet.com Afin d’assurer d’avoir les bonnes personnes au bonne endroit, nous souhaiterions faire avec vous un petit exercice 42 “Les bonnes personnes dans la bonne chaise” Extrait du système EOS: The Entrepreneurial Operating System (Gino Wickman, Traction) 1. Identifier les personnes clés chez vous 2. Mettre vos valeurs dans les colonnes 3. Pour chaque personne catégoriser votre ressentit § + = ressent / vit / respecte cette valeur § +/- = ressent / vit / respecte en partie cette valeur § - = ne ressent / vit / respecte pas cette valeur
  • 42. www.paianet.com Exemple anglo-saxon... Qu’en pensez-vous? 43 Source: The Cleveland Clinic; Empathy Video. https://www.youtube.com/watch?v=cDDWvj_q-o8
  • 43. www.paianet.com 44 Poser les conditions cadres § Est-ce que l’autorité de surveillance met des limites? § Quelle règle pour assurer la qualité? § Quels clients et quel bassin de population? § Quels sont les objectifs des organes supérieurs? (Propriétaires, Canton, Politique, …) § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document Quelles sont les conditions cadres de votre institution? Existe-t-il vraiment une limite à ne pas franchir? Plan stratégique / institutionnel
  • 44. www.paianet.com 45 Analyse de la situation actuelle Etapes principales: 1. Qualitatif: Interviews et rencontres (équipes médicaux–soignantes, administration, organes de gouvernance etc.) 2. Quantitatif: Analyses de données (hospitalière, ambulatoire, fonctionnement, RH, SWOT etc.) § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document Par la suite, nous prenons un moment de recul pour bien comprendre la situation actuelle Plan stratégique / institutionnel
  • 45. www.paianet.com La stratégie d’entreprise a été développée en prenant en considération le portefeuille de prestations (actuelles + futures) Développement des prestations phares S W O T Attractivité /Position sur marché Marge de contribution Définir stratégie Remettre en question Renforcer Soins à domicile1 Hospitalisations à domicile2 Ergothérapie3 Repas et diététique4 ???5
  • 46. www.paianet.com 47 Définir la vision Etapes principales: 1. Développer la vision qualitative (si possible à l’aide de l’implication des équipes) 2. Pronostiquer la situation quantitative (taille de la structure, activité, finances etc.) § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document La partie la plus créative et cruciale à la fois est le descriptif visuel de ce que nous voulons être à l’avenir Plan stratégique / institutionnel
  • 47. www.paianet.com 48 Structure des documents 2022 Externe (20-30 pages) 2022 Interne (30-40 pages) § Plus de profondeur § Plus de détails § Plus d’annexe PMO liste des projets Détail (Gantt, Etapes…) Déclination en annexe
  • 48. www.paianet.com 49 Développement des scénarii et des axes stratégiques I Monopole II Voiture balais III Spécialiste de niche ScénariiVisions pot. EnjeuxSWOTs Leviers d’action § Centre de formation § Libération de la grille cantonale § Attractivité conditions Institut’l Par Prestation I Monopole II Voiture balais III Spécialiste de niche Pénurie du personnel Attractivité pour les clients Attentes des clients … ++ – – + 0 ++ –
  • 49. www.paianet.com 50 Assurer l’accord des organes de gouvernance Etapes principales: 1. Intégrer les parties prenantes depuis le démarrage du projet (Conseil d’Administration, Service de la santé publique, etc.) 2. Assurer le respect des conditions cadres posées par eux 3. Garder les parties prenantes au courant tout au loin du projet (mais être pro-actif) § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document Souvent, c’est la crainte des autres qui nous empêche de commencer. Prenez-les à bord, mais lancez-vous déjà. Plan stratégique / institutionnel
  • 50. www.paianet.com 51 Publication et communication § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du canton et des parties prenantes § Publication du document La première phase est terminée quand tout le monde a tout compris. Une publication doit être suivie par des explications. PLAN STRATÉGIQUE 2015-2020 Version du 24.05 2013 24 mai 2013 Projet de développement stratégique de l’HFR 2013-2022 Vision et stratégie de l’Hôpital du Jura Un nouvel hôpital de soins aigus, une nouvelle entité dans l’Arc jurassien, des alliances avec les grands hôpitaux universitaires. La vision stratégique doit permettre d’imaginer un avenir ambitieux et sans tabous. 23 janvier 2014 Plan stratégique / institutionnel
  • 51. www.paianet.com La direction s’est formellement engagée à tenir les promesses et a transmis motivation et enthousiasme aux collaborateurs 52 Séance « plénière » pour l’ensemble des collaborateurs de l’HJU Source: photos Paianet (avec permission de l’Hôpital du Jura)
  • 54. www.paianet.com L’accélération du changement vient d’une évolution parallèle de plusieurs tendances importantes 55 Les 6 grosses tendances macro du domaine de la santé Healthcare consumerism (émancipation du patient) Pression économique Population vieillissante et polymorbide Manque de professionnels de santé Médecine personnalisée Digitalisation et évolution technologique high tech high touch
  • 56. www.paianet.com Nous sommes en train de vivre l’un des bouleversements les plus importants dans l’histoire de la médecine et de la santé. 57 Rapport Ernst & Young, traduction Paianet
  • 57. www.paianet.com La vie de chaque prestataire de la santé, sera dictée par trois défis principaux: 58 1. Manque de ressources financières 2. Manque de ressources humaines 3. Exigences croissantes de la part des clients
  • 59. www.paianet.com Les tendances dans les soins aigus nécessitent une implication plus fort du secteur ambulatoire et post-aigu 60 Evolution de la prise en charge en soins aigus Ce que c‘est: Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § Une évolution importante dans la prise en charge de patients dans les établissements aigus et sub- aigus avec une réduction forte de la durée de séjour et une gestion pointue des sorties § Une tendance vers l’ambulatoire et le « bon patient dans le bon lit au bon moment », incluant le lit à domicile à la place d’un lit universitaire § …. 1 USA 5,5 5,5 -34%7,4 Suisse 8,3 Allemagne Australie1 GB 5,0 Durées moyennes de séjour en hospitalisation aigue: Entrée Sortie 100h Evolution vers une gestion de séjour en heures: Sources: Statistisches Bundesamt; Hospital Episode Statistics; Australian Institute of Health and Welfare; American Hospital Association; Grand Conseil GE: PL 11622-A, p 65 DMS aux HUG: Liste ambulatoire:
  • 60. www.paianet.com Une pression financière énorme est mise sur les établissements aigus et subaigus, favorisant le séjour à domicile 61 Pression des coûts subie par les prestataires en amont Ce que c‘est: § Pression constante sur les prix facturables par les hôpitaux aigus – voulu par le Conseil Fédéral § Grosses pertes sur la facturation ambulatoire aigue avec le changement du modèle Tarmed § Introduction des forfaits par cas également au niveau de la réadaptation (ST-Reha prévu pour 2020) et en psychiatrie (TarPsy) 2 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § …. Preisüberwacher, M. Prix (https://www.google.ch/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&ved=0ahUKEwilr_qp0MTTAhVFPxoKHYXnCWsQFghgMAM&url=https%3A%2F%2Fwww.preisueberwacher.admin.ch%2Fdam%2Fpue%2Fde%2Fdokumente%2Fstudien%2FSpitaltarife%2520-%2520Praxis%2520des%2520Preis%25C3%25BCberwachers%2520bei%2520der%2520Pr%25C3%25BCfung%2520von%2520akut-station%25C3%25A4ren%2520Spitaltarifen.pdf.download.pdf%2F09_28_16%2520Bericht%2520Spitaltarife.pdf&usg=AFQjCNFoe60oKda-OXk3j_Ns6N249KTrvA&sig2=o-n8utdZMX-UK3UlYWkZ0A&cad=rja) Universität Basel (http://www.privatehospitals.ch/fileadmin/privatkliniken/Dokumente/160908_Schlussbericht_Gutachten_PKS_fr_01.pdf) SissDRG SA (http://www.swissdrg.org/assets/pdf/Rehabilitation/Newsletter/ST_Reha_Newsletter_September_2016_d.pdf) SwissDRG SA (http://www.swissdrg.org/assets/pdf/Psychiatrie/Die_wichtigsten_Ziele_von_TARPSY-d.pdf)
  • 61. www.paianet.com Le nombre de personnes devant être prises en charge augmentera fortement – leur complexité aussi 62 Evolution démographique et épidémiologique Sources: Service de la Santé publique VD; RTS Ce que c‘est: § L’évolution démographique naturelle vers une société avec – plus de personnes âgées, – vivant seules et – étant polymorbides – sans pour autant devant être hospitalisés pour des soins aigus 3 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 62. www.paianet.com Les premières régions réagissent à cette évolution démographique et médicale en créant des réseaux intégrés 63 Prise en charge régionale en réseau Source: Service de la Santé publique VD Ce que c‘est: § La volonté d’optimiser l’accompagnement de la population tout au long de leur vie avec le soutien médical et paramédical adapté à chaque situation § La coordination de l’ensemble des acteurs pour assurer un prise en charge intégrée sans interruption et une trajectoire patient optimisée § Une collaboration intense et harmonieuse des acteurs 4 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 63. www.paianet.com Dans d’autres pays, la prise en charge intégrée dans une région s’est déjà avérée bénéfique pour patient et payeur 64 Les réseaux et philosophies aux USA Sources: Kaiser Permanente San Diego, 2016; Publicité du Mount Sinai Health System Ce que c‘est: § L’idée de « gérer la santé » de la population plutôt que d’intervenir sur demande pour corriger une situation de santé déjà devenue critique § Eviter les hospitalisations par des prestations ambulatoires et à domicile § Créer des situations win-win (inclus réduction des coûts globaux) grâce à des prestations innovantes (souvent combinée avec un modèle de capitation) 5 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 64. www.paianet.com Les soins à domicile ont vu une évolution très forte au cours des dernières années 65 L’impact sur les soins à domicile en Allemagne Sources: Universität Magedburg (Kunstmann, p88); Bundesamt für Statistik: Pflegestatistik 2017 (Datensatz 2015) Ce que c‘est: § Augmentation forte du nombre de prestataires § Augmentation importante du besoin (bénéficiaires) § Modifications dans la loi fédérale sur le financement § Concurrence forte entre de petits acteurs flexibles et dynamiques 6 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 65. www.paianet.com Autant à l’étranger qu’en Suisse, il n’est plus possible d’ignorer l’évolution des coûts contre la constance des prix 66 Evolution vers une sensibilisation aux coûts Ce que c‘est: § Une augmentation constante des coûts d’exploitation (salaires, coût de la vie etc.) par rapport à une constance de prix § Une évolution du principe visible sur la plupart des autres acteurs et dans d’autres pays: l’orientation « efficience » prime sur l’orientation « patient » 7 Recettes Pertes L’effet « ciseaux »: (voulu par le législateur) Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 66. www.paianet.com 67 Malheureusement, l’avenir financier des hôpitaux est fortement influencée par « l’effet ciseaux » Illustration d’effet ciseaux CHF Effets: Années Mêmes hôpitaux bénéficiaires font face à des risques de pertes futures Les charges augmentent de manière naturelle bien que tout augmentation du revenu nécessite des actions spécifiques Bénéfices Pertes
  • 67. www.paianet.com 68 Nous craignons que la pressions sur les résultats futurs de chacune de vos institutions soit très importante Résultat annuel sans aucune mesure corrective CHF 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Effets: Salaires +1% par an Médicament+1% par an Autres charges stables Nombre de patients stable Baserate stable
  • 68. www.paianet.com L’H-JU avait établi un plan d’actions avec 35 mesures pour les premières deux années de mise en œuvre de sa stratégie 69 Documents publics sur le plan d’actions (web, presse etc.) ! ©"Hôpital"du"Jura,"15.04.2013,"08:56" " Pourquoi"«"Impulsion"»"?" " En" raison" du" nouveau" système" de" financement" hospitalier," mis" en" place" le" 1er" janvier" 2012," la" concurrence" entre" les" hôpitaux" est" favorisée," l’objectif" étant" une" réduction" des" coûts" globaux" des" traitements" hospitaliers."" " L’Hôpital" du" Jura" (HTJU)" ne" s’est" pas" encore" adapté" à" cette" nouvelle" situation";" la" direction" doit" impérativement"réagir"afin"de"faire"face"à"ces"nouveaux" défis."En"effet,"le"risque"financier"pour"2014"comme"pour" les" années" suivantes" est" réel" et" sérieux," notamment" en" raison"de"l’effet"ciseaux"entre"les"coûts"et"les"recettes." " " Effet"ciseaux" " Résultat"financier":" Le"risque"est"estimé"à"CHF"7.1"millions"en"2014." " A"la"suite"de"ces"différents"constats,"la"direction"a"élaboré" un"plan"d’actions"qui"permettra"à"l’HTJU"d’atteindre"ses" objectifs" en" donnant" une" nouvelle" «"impulsion"»" à" l’établissement."" " Quels&sont&les&objectifs&?& La"direction"souhaite"donner"une"stratégie"claire"à"l’HTJU" et"ainsi"parvenir"aux"trois"objectifs"fixés"pour"2013T2014":" 1. Un"résultat"d’exploitation"équilibré"fin"2014." 2. Une"structure"forte"et"spécialisée"pour"les"4"sites"de" l’HTJU"dans"tous"les"secteurs"d’activité":" ! un"site"de"référence"cantonal"pour"les"soins"aigus";" ! un" site" de" référence" de" l’Arc" jurassien" pour" la" réadaptation"et"la"rééducation."" ! deux"sites"pour"les"longs"séjours." 3. Une" institution" préparée" pour" l’avenir" avec" le" développement"d’une"vision"pour"2020." " Le"souhait"de"la"direction"est"de"réaliser"ces"objectifs"en" gardant"à"l’esprit"les"valeurs"fondamentales"de"l’HTJU." " " Quelle"«"Impulsion"»"?" " Le"projet"«"Impulsion"»"regroupe"au"total"35"mesures"qui" permettront"d’atteindre"les"objectifs"fixés"et"d’améliorer" le"résultat"2014"de"CHF"7.5"millions." Ces"mesures"sont"classées"en"4"catégories"distinctes":" ! Médical"et"soins" ⇒"CHF"3.9"millions" ! Finances,"Infrastructures" ⇒"CHF"1.8"million" ! Ressources"Humaines" ⇒"CHF"1.8"million" ! Stratégie"et"hôpital" ⇒"impact">"2014" Chacune"de"ces"catégories"aura"un"impact"sur"le"résultat" financier"de"l’année"2014"et"sur"la"qualité"des"prestations" offertes." " «"Impulsion"»"est"le"premier"plan"d’actions."Il"permettra"à" l’HTJU" d’atteindre" ses" objectifs":" atténuer" le" risque" financier," équilibrer" les" comptes" et" soutenir" une" amélioration" constante" de" la" qualité." Lorsque" la" vision""" HTJU"2020"sera"confirmée,"d’autres"plans"verront"le"jour." " " " Composantes"du"résultat"d’exploitation"2014." " Quel&sera&votre&rôle&?& Atteindre" tous" ces" objectifs" demandera" beaucoup" d’énergie" et" d’engagement";" la" mise" en" application" du" projet"«"Impulsion"»"concernera"toutes"les"collaboratrices" et" tous" les" collaborateurs" et" demandera" de" la" part" de" chacun"des"efforts"importants."C’est"à"ce"prix"que"nous" pourrons"garantir"la"pérennité"de"notre"établissement." " Si" le" but" de" cette" réforme" est" de" parvenir" à" un" bilan" financier"équilibré,"nous"garderons"toujours"à"l’esprit"que" notre"hôpital"doit"et"devra"rester"un"espace"de"soins"de" qualité" afin" d’offrir" des" prestations" répondant" pleinement"aux"attentes"de"chaque"patient."" " Aujourd’hui,"il"est"temps"de"passer"à"l’action"en"donnant" cette"IMPULSION"vitale"pour"l’avenir"de"l’HTJU." Rece$es&diminuent:&pression&des&assurances& Risque&& de&pertes& temps& CHF& Coûts&augmentent& T4.5" T7.1" T19" !8# !7# !6# !5# !4# !3# !2# !1# 0# 1# Résultat#2014# Objec8fs#Im pulsion# M édical#et#soins# Finances,#infrastructures# Ressources#hum aines# Stratégie#et#hôpital# Résultat#final# CHF#millions# Résultats(publiés( Es-ma-ons(( ID Mesure Objectif de la mesure / du module Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités Q-4 Système d'information clinique (SIC) = dossier électronique du patient Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins Q-5 Redéfinition des tâches de "logistiques" et mise en place dans les unités de soins Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches pour optimiser le temps des soignants auprès des patients Q-6 Développement des soins orientation client Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ) Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la compétence au bon endroit Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation Hospitalière Q-11 Projet urgences intra et extrahospitalières Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les 3 districts afin de décharger les urgences Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des mesures correctives sont entreprises Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail) Q-25 SIRH (système d'information des RH) Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion des performances des collaborateurs Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2 ID Mesure Objectif de la mesure / du module Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités Q-4 Système d'information clinique (SIC) = dossier électronique du patient Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins Q-5 Redéfinition des tâches de "logistiques" et mise en place dans les unités de soins Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches pour optimiser le temps des soignants auprès des patients Q-6 Développement des soins orientation client Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ) Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la compétence au bon endroit Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation Hospitalière Q-11 Projet urgences intra et extrahospitalières Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les 3 districts afin de décharger les urgences Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des mesures correctives sont entreprises Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail) Q-25 SIRH (système d'information des RH) Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion des performances des collaborateurs Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2 Source: http://www.h-ju.ch/fr/L-Hopital-du-jura/Medias-Presse/Actualites/La-vision-strategique-de-l-H-JU.html Rapport complet: http://www.h-ju.ch/Htdocs/Files/v/6046.pdf/Communiquesdepresse/StrategieV280214presse.pdf?download=1
  • 69. www.paianet.com Plusieurs acteurs sur le marché à le client a le choix! La perception de la prestation deviendra un facteur clé 70 Evolution vers une sensibilisation à la perception du « client » Sources: AOK (assurance de soins allemande) Pflege-Navigator, Comparis (https://fr.comparis.ch/spitalvergleich/default.aspx) https://www.pflege- navigator.de/index.php?module=careservice&action=list&multi=oelde&hiddenCoords=&id=&ambit=10&flagMapDragSearch=0&extSearchNameOfPflegeheim=&extSearchSortierung=distance&extSearchTBVersion=2009&extSearchSortierungSort=&extSearchSortierungSelect=&extSearchAktualisierung=unbegrenzt Ce que c‘est: § La « perception de la qualité » par le client non- formé devient aussi important que la qualité « réelle » des soins jugé par les professionnels § Le client se renseigne davantage sur l’acteur (données ANQ, ranking de l’hebdo et de nombreux sites comparatifs sont déjà réalité en Suisse) § Des classements (« rankings ») deviennent un facteur marketing incontournable 8 Qu’est-ce que cela veut dire pour votre réalité? § ….
  • 72. www.paianet.com 73 Phases de la stratégie Plan stratégique / institutionnel Projet par département Plan d'action concret Base chiffrée Suivi de l'exécution § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du cantons et parties prenantes § Publication du document § Stratégie par service ou département § Implication forte des cadres § Soutien des cadres § Précision des prestations exacts et estimation approfondie des chiffres § Liste des projets découlant du projet institutionnel § Actions avec objectifs clairs SMART, délais, responsabilités § Appropriation des actions par les collaborateurs § Mise en place d'un bureau de gestion de projet avec des méthodes de gestion standardisés § Exécution selon plan d'action § Accompagnement continu par l'équipe de projet § Suivi régulier par le Comité de Direction et le Conseil d’Administration La publication du document n’est que début de la stratégie. Il faut ensuite assurer sa mise en pace § Mise en place de la base chiffrée nécessaire pour exécuter et suivre le projets définis § Identification des indicateurs (médico- économiques, opérationnels, financiers) § Mise en place d'une équipe et d'un système de reporting § Accord sur et compréhension des chiffres par les cadres
  • 73. www.paianet.com 74 Phases de la stratégie Plan stratégique / institutionnel Projet par département Plan d'action concret Base chiffrée Suivi de l'exécution § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du cantons et parties prenantes § Publication du document § Stratégie par service ou département § Implication forte des cadres § Soutien des cadres § Précision des prestations exacts et estimation approfondie des chiffres § Liste des projets découlant du projet institutionnel § Actions avec objectifs clairs SMART, délais, responsabilités § Appropriation des actions par les collaborateurs § Mise en place d'un bureau de gestion de projet avec des méthodes de gestion standardisés § Exécution selon plan d'action § Accompagnement continu par l'équipe de projet § Suivi régulier par le Comité de Direction et le Conseil d’Administration Une fois le document publié il faut mettre en place la stratégie par département / discipline et assurer l’adhérence des équipes § Mise en place de la base chiffrée nécessaire pour exécuter et suivre le projets définis § Identification des indicateurs (médico- économiques, opérationnels, financiers) § Mise en place d'une équipe et d'un système de reporting § Accord sur et compréhension des chiffres par les cadres
  • 74. www.paianet.com 75 Discussion sur la manière de définir et vivre les valeurs Quels moyens avez-vous pour communiquer les valeurs aux équipes? Comment assurer que les collaborateurs y adhèrent? La vidéo: applicable chez nous? Sinon, comment faire?
  • 75. www.paianet.com Une fois que vous avez identifé les bonnes personnes, il faut les laisser faire leur travail 76 Extrait PaperNapkin Extrait du papernapkin Une fois que les personnes portent cette stratégie il faut leur donner la liberté de la mettre en place
  • 76. www.paianet.com Le plus important dans la stratégie est de permettre d’aligner tous les échelons de l’établissement 77 ALIGN
  • 77. www.paianet.com 78 Phases de la stratégie Plan stratégique / institutionnel Projet par département Plan d'action concret Base chiffrée Suivi de l'exécution § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du cantons et parties prenantes § Publication du document § Stratégie par service ou département § Implication forte des cadres § Soutien des cadres § Précision des prestations exacts et estimation approfondie des chiffres § Liste des projets découlant du projet institutionnel § Actions avec objectifs clairs SMART, délais, responsabilités § Appropriation des actions par les collaborateurs § Mise en place d'un bureau de gestion de projet avec des méthodes de gestion standardisés § Exécution selon plan d'action § Accompagnement continu par l'équipe de projet § Suivi régulier par le Comité de Direction et le Conseil d’Administration Une fois les personnes à bord et la stratégie par département définie, il faut mettre en place un PMO (project management office) § Mise en place de la base chiffrée nécessaire pour exécuter et suivre le projets définis § Identification des indicateurs (médico- économiques, opérationnels, financiers) § Mise en place d'une équipe et d'un système de reporting § Accord sur et compréhension des chiffres par les cadres
  • 78. www.paianet.com 79 Avez-vous déjà entendu parler de PMO? Qu’est-ce que cela évoque?
  • 79. www.paianet.com Le PMO va coordonner et assurer l’exécution des projets requis pour la mise en place de stratégie 80 Définition Wikipédia Project Management office (PMO) = Bureau de coordination de projet (BCP) “Une division / département à l’intérieur d’un établissement qui définit et maintien les standards du management des projets. Le PMO assure la standardisation, le suivi et l’exécution des projets. Le PMO est source de documentation, guidance et suivi chiffré dans le management et l’exécution de projet”
  • 80. www.paianet.com Un BCP est un coordinateur il assurer l’execution et est le point central entre les projets 81 Mission d’un BCP Assurer la bonne exécution des mesures de la stratégie I Atteindre les objectifs fixés associés à chaque mesure II Répondre aux attentes des collaborateurs et du public en termes de vitesse III
  • 81. www.paianet.com Dans un premier temps, le BCP structure toutes les activités en cours et décline les mesures parfois définies sans détails précis 82 Evaluation et structuration Attribution aux mesures Recueil des activités Démarche A Activité B …… … … … § Impact sur résultat d’exploitation § Impact sur qualité § Interaction avec d’autres activités § Délais § Organisation … … … … Projets …… … … Mesure 1 …Mesure 2 ……
  • 82. www.paianet.com Le BCP sera l’intermédiaire entre la Direction et les chefs de projet individuels, le plus important est l’accountability 83 Communication via le BCP Initiation de nouveaux projets Chefs de mesures Reporting régulier § Coordonner § Suivre § Créer rapports Direction Bureau de coordination (BCP) Sponsors
  • 83. www.paianet.com L’objectif de la subdivision était d’arriver vers une stratégie opérationnelle qui donne les étapes très concrètes 84 Stratégie opérationnelle : la feuille de route pour chacun Objectif dans 10 ans Objectif dans 5 ans Objectif dans 3 ans Objectif dans 1 an Actions pour le prochain trimestre (90 jours) Responsabilité personnelle pour trimestre (90 jours) Vision: § … § … § … Vision: § … § … § … Vision: § … § … § … Objectif commun: § … § … § … Priorités Priorités personnelles 1. … 2. … 3. … 4. … 5. … Structure: § … § … § … Objectif par département: § … § … § … Objectif par département: § … § … § … Objectif par département et par service: § … § … § … Partenaires : § … § … § … Indicateurs de succès § Par service § 1 par objectif § … Indicateur de succès: § par service Indicateur : Compétences clés: § … § … § … Objectif par service: § … § … § … quoi qui quand 1. 2. 3. 4. 5. Variable valeurs 1. 2. 3.
  • 84. www.paianet.com Pour chaque projet il est important de mettre en place une « fiche signalétique » permettant de suivre l’avancement - 85 Reporting pour les projets individuels Avancement Chemin critique Etapes réalisées § … § … § … Prochaines étapes § … § … § … Risques/Défis clés § … § … § … Besoins de décision § … § … § … Statistique Activités A 8 7 5 20 Activités B 1 3 6 10 Tâches 20 40 40 100
  • 85. www.paianet.com Pour rendre un rapport à la Direction tous les 15 jours nous souhaitons maintenir un contact régulier avec les responsables de mesure 86 Exemple d’un cycle bi-hebdomadaire d’un BCP Exemple d’organisation 2 jeudi ve lu ma me jeudi ve lu ma me Retour aux chefs de mesure § Accompagnement § Coaching § Formations Mise à jour de l’outil + demande de statut aux responsables de mesure Préparation du rapport + Relance des chefs de mesure Réunion de coordination + rédaction/finalisation du tableau de bord + envoi à la direction Présentation à la direction
  • 86. www.paianet.com Un plan d’action avec 35 mesures a été établi pour les premières deux années de mise en œuvre de la stratégie 87 Documents publics sur le plan d’actions (web, presse etc.) ! ©"Hôpital"du"Jura,"15.04.2013,"08:56" " Pourquoi"«"Impulsion"»"?" " En" raison" du" nouveau" système" de" financement" hospitalier," mis" en" place" le" 1er" janvier" 2012," la" concurrence" entre" les" hôpitaux" est" favorisée," l’objectif" étant" une" réduction" des" coûts" globaux" des" traitements" hospitaliers."" " L’Hôpital" du" Jura" (HTJU)" ne" s’est" pas" encore" adapté" à" cette" nouvelle" situation";" la" direction" doit" impérativement"réagir"afin"de"faire"face"à"ces"nouveaux" défis."En"effet,"le"risque"financier"pour"2014"comme"pour" les" années" suivantes" est" réel" et" sérieux," notamment" en" raison"de"l’effet"ciseaux"entre"les"coûts"et"les"recettes." " " Effet"ciseaux" " Résultat"financier":" Le"risque"est"estimé"à"CHF"7.1"millions"en"2014." " A"la"suite"de"ces"différents"constats,"la"direction"a"élaboré" un"plan"d’actions"qui"permettra"à"l’HTJU"d’atteindre"ses" objectifs" en" donnant" une" nouvelle" «"impulsion"»" à" l’établissement."" " Quels&sont&les&objectifs&?& La"direction"souhaite"donner"une"stratégie"claire"à"l’HTJU" et"ainsi"parvenir"aux"trois"objectifs"fixés"pour"2013T2014":" 1. Un"résultat"d’exploitation"équilibré"fin"2014." 2. Une"structure"forte"et"spécialisée"pour"les"4"sites"de" l’HTJU"dans"tous"les"secteurs"d’activité":" ! un"site"de"référence"cantonal"pour"les"soins"aigus";" ! un" site" de" référence" de" l’Arc" jurassien" pour" la" réadaptation"et"la"rééducation."" ! deux"sites"pour"les"longs"séjours." 3. Une" institution" préparée" pour" l’avenir" avec" le" développement"d’une"vision"pour"2020." " Le"souhait"de"la"direction"est"de"réaliser"ces"objectifs"en" gardant"à"l’esprit"les"valeurs"fondamentales"de"l’HTJU." " " Quelle"«"Impulsion"»"?" " Le"projet"«"Impulsion"»"regroupe"au"total"35"mesures"qui" permettront"d’atteindre"les"objectifs"fixés"et"d’améliorer" le"résultat"2014"de"CHF"7.5"millions." Ces"mesures"sont"classées"en"4"catégories"distinctes":" ! Médical"et"soins" ⇒"CHF"3.9"millions" ! Finances,"Infrastructures" ⇒"CHF"1.8"million" ! Ressources"Humaines" ⇒"CHF"1.8"million" ! Stratégie"et"hôpital" ⇒"impact">"2014" Chacune"de"ces"catégories"aura"un"impact"sur"le"résultat" financier"de"l’année"2014"et"sur"la"qualité"des"prestations" offertes." " «"Impulsion"»"est"le"premier"plan"d’actions."Il"permettra"à" l’HTJU" d’atteindre" ses" objectifs":" atténuer" le" risque" financier," équilibrer" les" comptes" et" soutenir" une" amélioration" constante" de" la" qualité." Lorsque" la" vision""" HTJU"2020"sera"confirmée,"d’autres"plans"verront"le"jour." " " " Composantes"du"résultat"d’exploitation"2014." " Quel&sera&votre&rôle&?& Atteindre" tous" ces" objectifs" demandera" beaucoup" d’énergie" et" d’engagement";" la" mise" en" application" du" projet"«"Impulsion"»"concernera"toutes"les"collaboratrices" et" tous" les" collaborateurs" et" demandera" de" la" part" de" chacun"des"efforts"importants."C’est"à"ce"prix"que"nous" pourrons"garantir"la"pérennité"de"notre"établissement." " Si" le" but" de" cette" réforme" est" de" parvenir" à" un" bilan" financier"équilibré,"nous"garderons"toujours"à"l’esprit"que" notre"hôpital"doit"et"devra"rester"un"espace"de"soins"de" qualité" afin" d’offrir" des" prestations" répondant" pleinement"aux"attentes"de"chaque"patient."" " Aujourd’hui,"il"est"temps"de"passer"à"l’action"en"donnant" cette"IMPULSION"vitale"pour"l’avenir"de"l’HTJU." Rece$es&diminuent:&pression&des&assurances& Risque&& de&pertes& temps& CHF& Coûts&augmentent& T4.5" T7.1" T19" !8# !7# !6# !5# !4# !3# !2# !1# 0# 1# Résultat#2014# Objec8fs#Im pulsion# M édical#et#soins# Finances,#infrastructures# Ressources#hum aines# Stratégie#et#hôpital# Résultat#final# CHF#millions# Résultats(publiés( Es-ma-ons(( ID Mesure Objectif de la mesure / du module Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités Q-4 Système d'information clinique (SIC) = dossier électronique du patient Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins Q-5 Redéfinition des tâches de "logistiques" et mise en place dans les unités de soins Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches pour optimiser le temps des soignants auprès des patients Q-6 Développement des soins orientation client Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ) Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la compétence au bon endroit Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation Hospitalière Q-11 Projet urgences intra et extrahospitalières Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les 3 districts afin de décharger les urgences Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des mesures correctives sont entreprises Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail) Q-25 SIRH (système d'information des RH) Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion des performances des collaborateurs Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2 ID Mesure Objectif de la mesure / du module Q-1 Planification des rénovations Elaborer un plan de rénovation chiffré avec une définition des priorités pour Porrentruy et Saignelégier Q-2 Signalétique Améliorer et clarifier la signalétique sur l'ensemble des sites selon le modèle de la Promenade Q-3 Attribution des locaux Réorganiser l'attribution des locaux pour certains services ou certaines unités Q-4 Système d'information clinique (SIC) = dossier électronique du patient Poursuite du déploiement du SIC dans toutes les unités de soins Q-5 Redéfinition des tâches de "logistiques" et mise en place dans les unités de soins Impliquer le département des achats et le service hôtelier dans les unités de soins. Allouer les tâches pour optimiser le temps des soignants auprès des patients Q-6 Développement des soins orientation client Positionner les soignants auprès des patients pour améliorer les indicateurs qualité (RN4cast et ANQ) Q-7 Certification des ambulances (IAS) Obtenir les certifications pour la CASU 144 et pour le service des ambulances. Ainsi rendre visible le professionnalisme de nos équipages, renforcer notre attractivité et faciliter le recrutement Q-8 Profil d'équipe Valoriser les équipes grâce à des formations répondant à leurs besoins pour ainsi avoir la compétence au bon endroit Q-9 Soins palliatifs Avoir une unité de soins palliatifs reconnue et certifiée afin de rendre visible la prestation des soins palliatifs par la création d'une unité à Porrentruy Q-10 Stérilisation Mettre en place une stérilisation répondant aux normes de la Société Suisse de Stérilisation Hospitalière Q-11 Projet urgences intra et extrahospitalières Réorganiser les urgences des 3 sites et création d’un SMUR Q-12 Cabinet de groupe Favoriser l'émergence de cabinets de groupe pouvant tendre à des centres de permanence dans les 3 districts afin de décharger les urgences Q-13 Case management Etendre le case management (gestion du flux des patients) à tous les services ayant des lits Q-14 Adaptation de l'offre médicale Optimiser et développer les spécialités médicales Q-15 Sénologie Créer et obtenir la certification d'un réseau de sénologie Q-16 Organisation Radiologie Obtenir une radiologie performante répondant aux missions de l'H-JU. Un audit est réalisé et des mesures correctives sont entreprises Q-17 Organisation de la santé mentale Améliorer l'organisation de la psychiatrie dans le canton du Jura Q-18 Pédiatrie (UKBB) Développer une couverture pérenne des besoins en pédiatrie Q-19 Projet secrétariat médical Optimiser les forces de secrétariat de l'hôpital Q-20 Concept parking et mobilité Mettre à disposition un nouveau parking en adéquation avec les attentes des visiteurs et uniformatisation des pratiques au sein de l'H-JU Q-21 Nouvel Hôpital Construire un nouvel hôpital Q-22 Revisiter Concept Qualité Mettre en place une commission qualité opérationnelle selon des besoins clairement définis Q-23 H-ARC Développer un concept autour de l’H-Arc Q-24 Absentéisme Réduire le taux d'absentéisme hors congé maternité à 5.5% et systématiser un entretien de retour après chaque absence et travailler sur les horaires (respect de la Loi sur le Travail) Q-25 SIRH (système d'information des RH) Améliorer la qualité / Avoir un dossier informatisé pour chaque collaborateur et améliorer la gestion des performances des collaborateurs Q-26 1 collaborateur = 1 cahier des charges Clarifier le rôle de chaque collaborateur de l'H-JU et améliorer le processus d'évaluation et le processus d'engagement Q-27 CCT 's Adapter et signer une CCT moderne Q-28 Crèche 44 places disponibles avec un horaire élargi - pourparlers avec la commune de Delémont C-1 Image H-JU – employeur PLUS Améliorer l'image H-JU employeur et la satisfaction des collaborateurs C-2 Exemplarité Avoir un comportement social exemplaire en adéquation avec les principes de conduite de l'H-JU C-3 Performance des équipes Améliorer la performance des équipes grâce à une formation orientée client Projet "Nous pour vous !" - liste des 40 mesures Liste des mesures Nous pour vous.xlsx / Liste mesures / 22.05.2014 / 15:15 1 / 2 Source: http://www.h-ju.ch/fr/L-Hopital-du-jura/Medias-Presse/Actualites/La-vision-strategique-de-l-H-JU.html Rapport complet: http://www.h-ju.ch/Htdocs/Files/v/6046.pdf/Communiquesdepresse/StrategieV280214presse.pdf?download=1
  • 87. www.paianet.com 88 Phases de la stratégie Plan stratégique / institutionnel Projet par département Plan d'action concret Base chiffrée Suivi de l'exécution § Poser / valider la mission (core focus) § Définir les valeurs (qui nous sommes) § Poser les conditions cadres / règles § Analyse d’où nous sommes aujourd’hui (SWOT, données etc.) § Définir la Vision (où on veut être demain) § Accord du cantons et parties prenantes § Publication du document § Stratégie par service ou département § Implication forte des cadres § Soutien des cadres § Précision des prestations exacts et estimation approfondie des chiffres § Liste des projets découlant du projet institutionnel § Actions avec objectifs clairs SMART, délais, responsabilités § Appropriation des actions par les collaborateurs § Mise en place d'un bureau de gestion de projet avec des méthodes de gestion standardisés § Exécution selon plan d'action § Accompagnement continu par l'équipe de projet § Suivi régulier par le Comité de Direction et le Conseil d’Administration Afin d’assurer de pouvoir suivre des chiffres compris et acceptés par les parties prenantes il est important de mettre en place une EME § Mise en place de la base chiffrée nécessaire pour exécuter et suivre le projets définis § Identification des indicateurs (médico- économiques, opérationnels, financiers) § Mise en place d'une équipe et d'un système de reporting § Accord sur et compréhension des chiffres par les cadres
  • 88. www.paianet.com 89 Avez-vous déjà entendu parler d’EME? Qu’est-ce que cela évoque?
  • 89. www.paianet.com Pour l’acceptation et l’utilisation par les médecins, il est essentiel qu’ils retrouvent leurs chiffres 90 Indicateurs de performance d’un service de chirurgie
  • 90. www.paianet.com L’EME n’est pas l’analyse des données mais la mise en bord de toutes les parties prenantes sur le suivi d’indicateurs 91 Définition EME
  • 91. www.paianet.com L’implication de toutes les personnes concernées est primordiale dans la mise en place d’une EME 92 Mise en place d’une EME Organisation § Assurer l’implication des membres de la DG et des collaborateurs directement concernés § Définir les objectifs § Décider le périmètre du projet § Déterminer la gouvernance pour chaque phase du projet § Préciser le terme EME et BI § Identifier les attentes § Communication et lancement Initialisation Conception Réalisation Données § Identifier et documenter l’état actuel § Générer le 1er TB Organisation § Développer une vision de l’état futur de EME § Elaborer une structure optimale § Décrire l’état entre actuel et souhaité § Développer un plan de projet en conséquence Données § Développer les outils nécessaires pour la phase pilote § Valider les données (EME/service) § Revue des données Organisation § Former les personnes impliquées (compréhension, lecture, interprétation) § Lancement du fonctionnement EME I II III § Lancement du fonctionnnement défini § Réalisation des premières rencontres EME § Elargir le champ de couverture par étape Déploiement IV
  • 95. www.paianet.com La transparence permet aux collaborateurs de comprendre vos objectifs et le bigger picture 96 Extrait PaperNapkin Extrait du papernapkin La transparence permet aux collaborateurs de comprendre vos contraintes / vos envies et d’arriver ensemble à un common ground
  • 96. www.paianet.com Rappelez-vous de la phrase “Are you running your business or is your business running you? » 97 l’importance du FOCUS FOCUS
  • 97. www.paianet.com La plupart des résistances vient de la peur, la confiance et la compréhension est un des meilleures outils pour y remédier 98 Gestion des personnes Papernakin