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LA GESTION DE PROJET INFORMATIQUE

Loïc CHARPENTIER
05/11//2013
TYPOLOGIES DE PROJETS
PROJETS EN RÉGIE
• Le prestataire s’engage
contractuellement à un
engagement de moyen.
• Pourquoi ?
• Quel risque ?
PROJETS AU FORFAIT :
• Le prestataire s’engage sur la
base d’un montant forfaitaire à un
engagement de résultat.

• Pourquoi ?
• Quels risques ?
POURQUOI LA GESTION DE PROJET ?
COORDONNER L’EFFORT

Périmètre

Qualité
Coût

Délai
GARANTIR LA CIRCULATION D’INFORMATION

•

Interlocuteurs :
• Client
• Prestataire

• Equipe fonctionnelle
• Instance de pilotage
• Direction
DANS QUEL CONTEXTE
DE LOURDES RESPONSABILITÉS
Client
•
•
•
•
•

Respect des délais
Respect de la qualité
Respect du cadre financier
Demande de fonctionnalité
Exigence de visibilité

Direction
•
•
•
•

Respect du cadre financier
Respect du relationnel
Tenu du planning
Impératif d’activité

Equipe projet
•
•
•

Exigence de clarté
Demande de souplesse
Exigence de communication

Prestataire
•
•
•
•

Demande d’information
Demande de souplesse
Exigence d’information
Respect du cadre financier
DE NOMBREUSES VARIABLES
•

La charge : nombre de personnes travaillant sur le projet par type (interne ou externe), par
unité de temps, par phase du projet.

•

Le coût : masse salariale, formation, matériels, frais annexes (téléphone, fournitures, etc).

•

L’avancement : – tâches réalisées, tâches à venir ; – jalons ; – date de fin initiale, date de fin
réelle ; – nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues ; –
avancement du projet (en pourcentage) ; – retard de validation et de livraison des livrables.

•

Les ressources : nombre de jours de formation du personnel, d’arrêt maladie et d’absence.

•

Le suivi de réalisation : charge prévisionnelle et effective de réalisation et délai de résolution
d’un problème.

•

Le suivi de la mise en oeuvre du projet : charge nécessaire pour le démarrage de
l’application sur un site et dates effectives de démarrage.

•

La maintenance : nombre de demandes de maintenance corrective, évolutive.
UNE RECONNAISSANCE DIFFICILE
Client
«La gestion de projet est-elle nécessaire ? »

Direction
« le chef de projet doit tenir nos engagements

Equipe projet

Prestataire

« le chef de projet ne produit pas et ne comprend pas…»

Source :www.dilbert.com
LE RÔLE DU CHEF DE PROJET
APPLICATION DU CADRE D’EXÉCUTION

Consultation/AO

Expression
du besoin

L'étude
d'opportunité

L'étude de
faisabilité

L'étude détaillée

L'étude
technique

Cahier des
charges

Formalisation du
besoin client
MANAGER UN PROJET

•

Anticiper les événements,
• un pilotage proactif plutôt qu’un contrôle tardif

•

Être flexible & réactif,

•
•

durant les premières phases du projet pour pouvoir prendre en compte les
modifications

Avoir une vision globale et systémique,
•

pour apporter des solutions adaptées à tous les problèmes.
IDENTIFICATION DES RISQUES
Identified Risks

Probability

Counter-measures

• Pedagogical tree reviewed and validated with XYZ experts.
• Creation of a principle storyboard to present the future pedagogical storyboards and the
forecasted activities*.

Inadequate pedagogical choices

• Our developments are tested on the XYZ platform before delivery.

Compatibility errors
Graphic aspects not in compliance
with XYZ expectations

• Mockups based on the XYZ graphical identity will be sent to XYZ for feedbacks.
• Templates are created to validate the global design of the training modules.

Frequent project meetings
A shared project planning
Team organization (project management is share over several actors)
XYZ team availability

Delayed project delivery

•
•
•
•

Translation errors

• A translation process has been set up by Energitim.
• An online editor is available for localized experts to proofread modules.

Training module duration potential increase

• Early warning can be triggered off during the knowledge transfer with regards to the commercial
proposition.
• Warnings and advice are given during the pedagogical tree conception.
• During the pedagogical storyboard phase, Energitim will control the global duration of the
module and will warn XYZ for potential impact

low

average

high
UNE GESTION MULTI-FACETTES
•

Gestion de ressources humaines

•

Gestion de la communication projet

• Disponibilités des collaborateurs
• Compétences des collaborateurs
•

• Gestion des plannings
• Gestion des comptes rendus
• Gestion des comités de pilotage

Gestion de ressources matérielles

• Gestion de la documentation
projet

• Serveurs, supports physiques,

• Licences logicielles, …
•

Gestion de ressources financières

•

Gestion de la relation client
• Réunion projet

• Gestion des commandes externes

• Contact téléphonique

• Gestion des avenants

• Avant-vente

• ….
UN EXEMPLE
•

Création d’un site internet de
publication de contenu éditoriaux et
d’animations scientifiques à
destination des enfants/ados

•

Contexte :
•

Démarrage du projet le 15 mai 2012

•

Client : Service communication d’un gros industriel

•

Expertise : Le client dispose d’un expert en animation scientifique

•

Existant :
•

Une version 1 du site est déjà existante

•

Un prototype d’une v2 du site a déjà été réalisée mais
laissé en l’état.

•

Les animations scientifiques doivent être sonorisée (voix-off)

•

Le client souhaite être autonome sur la mise à jour

Quels risques (questions) identifiez vous ?
En combien de temps ce projet peut-il être mené sachant que la charge est
estimée à 40 j/h ?
UN EXEMPLE
•

Risques potentiels :
•

Démarrage fin mai : proximité des congés d’été, indisponibilité potentielle des interlocuteurs et de
l’équipe projet.

•

Gros industriel / Service de communication : Service potentiellement très sollicité, les retours
clients peuvent donc être longs.

•

Service de communication : Sensible à l’image et au contenu éditorial, le respect de la charte
graphique et la qualité des textes doivent être irréprochables.

•

Site existant : la comparaison avec le site existant est inévitable, les forces et faiblesses sont à
étudier en amont.

•

Prototype v2 non finalisé : le projet a été stoppé ? Quels ont été les freins ? Est-ce un échec ? Y’at-il des a priori ?

•

Voix-off : le client a-t-il conscience du cout d’un acteur voix-off ? Comment ont été réalisées les voixoff du prototype ?

•

Le public est enfant/ado : les deux publics sont très différents, le client doit potentiellement prévoir
deux accès afin de ne pas s’adresser de la même manière à ces deux cibles.

•

Le client veut être autonome : Quel est sa compétence en informatique ? La solution doit être
adaptée à son niveau ? Quelle doit être sa marge d’autonomie.
UN EXEMPLE
MÉTHODOLOGIE PROJET

Sources : les schémas appartiennent à leurs auteurs.
METHODOLOGIE PROJET
Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises méthodes.
Chaque projet a ses spécificités qui conduisent à définir la
méthode la moins mauvaise qui résulte le plus souvent du
dosage subtil de plusieurs méthodes.
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Introduction à la gestion de projet !

  • 1. LA GESTION DE PROJET INFORMATIQUE Loïc CHARPENTIER 05/11//2013
  • 3. PROJETS EN RÉGIE • Le prestataire s’engage contractuellement à un engagement de moyen. • Pourquoi ? • Quel risque ?
  • 4. PROJETS AU FORFAIT : • Le prestataire s’engage sur la base d’un montant forfaitaire à un engagement de résultat. • Pourquoi ? • Quels risques ?
  • 5. POURQUOI LA GESTION DE PROJET ?
  • 7. GARANTIR LA CIRCULATION D’INFORMATION • Interlocuteurs : • Client • Prestataire • Equipe fonctionnelle • Instance de pilotage • Direction
  • 9. DE LOURDES RESPONSABILITÉS Client • • • • • Respect des délais Respect de la qualité Respect du cadre financier Demande de fonctionnalité Exigence de visibilité Direction • • • • Respect du cadre financier Respect du relationnel Tenu du planning Impératif d’activité Equipe projet • • • Exigence de clarté Demande de souplesse Exigence de communication Prestataire • • • • Demande d’information Demande de souplesse Exigence d’information Respect du cadre financier
  • 10. DE NOMBREUSES VARIABLES • La charge : nombre de personnes travaillant sur le projet par type (interne ou externe), par unité de temps, par phase du projet. • Le coût : masse salariale, formation, matériels, frais annexes (téléphone, fournitures, etc). • L’avancement : – tâches réalisées, tâches à venir ; – jalons ; – date de fin initiale, date de fin réelle ; – nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues ; – avancement du projet (en pourcentage) ; – retard de validation et de livraison des livrables. • Les ressources : nombre de jours de formation du personnel, d’arrêt maladie et d’absence. • Le suivi de réalisation : charge prévisionnelle et effective de réalisation et délai de résolution d’un problème. • Le suivi de la mise en oeuvre du projet : charge nécessaire pour le démarrage de l’application sur un site et dates effectives de démarrage. • La maintenance : nombre de demandes de maintenance corrective, évolutive.
  • 11. UNE RECONNAISSANCE DIFFICILE Client «La gestion de projet est-elle nécessaire ? » Direction « le chef de projet doit tenir nos engagements Equipe projet Prestataire « le chef de projet ne produit pas et ne comprend pas…» Source :www.dilbert.com
  • 12. LE RÔLE DU CHEF DE PROJET
  • 13. APPLICATION DU CADRE D’EXÉCUTION Consultation/AO Expression du besoin L'étude d'opportunité L'étude de faisabilité L'étude détaillée L'étude technique Cahier des charges Formalisation du besoin client
  • 14. MANAGER UN PROJET • Anticiper les événements, • un pilotage proactif plutôt qu’un contrôle tardif • Être flexible & réactif, • • durant les premières phases du projet pour pouvoir prendre en compte les modifications Avoir une vision globale et systémique, • pour apporter des solutions adaptées à tous les problèmes.
  • 15. IDENTIFICATION DES RISQUES Identified Risks Probability Counter-measures • Pedagogical tree reviewed and validated with XYZ experts. • Creation of a principle storyboard to present the future pedagogical storyboards and the forecasted activities*. Inadequate pedagogical choices • Our developments are tested on the XYZ platform before delivery. Compatibility errors Graphic aspects not in compliance with XYZ expectations • Mockups based on the XYZ graphical identity will be sent to XYZ for feedbacks. • Templates are created to validate the global design of the training modules. Frequent project meetings A shared project planning Team organization (project management is share over several actors) XYZ team availability Delayed project delivery • • • • Translation errors • A translation process has been set up by Energitim. • An online editor is available for localized experts to proofread modules. Training module duration potential increase • Early warning can be triggered off during the knowledge transfer with regards to the commercial proposition. • Warnings and advice are given during the pedagogical tree conception. • During the pedagogical storyboard phase, Energitim will control the global duration of the module and will warn XYZ for potential impact low average high
  • 16. UNE GESTION MULTI-FACETTES • Gestion de ressources humaines • Gestion de la communication projet • Disponibilités des collaborateurs • Compétences des collaborateurs • • Gestion des plannings • Gestion des comptes rendus • Gestion des comités de pilotage Gestion de ressources matérielles • Gestion de la documentation projet • Serveurs, supports physiques, • Licences logicielles, … • Gestion de ressources financières • Gestion de la relation client • Réunion projet • Gestion des commandes externes • Contact téléphonique • Gestion des avenants • Avant-vente • ….
  • 17. UN EXEMPLE • Création d’un site internet de publication de contenu éditoriaux et d’animations scientifiques à destination des enfants/ados • Contexte : • Démarrage du projet le 15 mai 2012 • Client : Service communication d’un gros industriel • Expertise : Le client dispose d’un expert en animation scientifique • Existant : • Une version 1 du site est déjà existante • Un prototype d’une v2 du site a déjà été réalisée mais laissé en l’état. • Les animations scientifiques doivent être sonorisée (voix-off) • Le client souhaite être autonome sur la mise à jour Quels risques (questions) identifiez vous ? En combien de temps ce projet peut-il être mené sachant que la charge est estimée à 40 j/h ?
  • 18. UN EXEMPLE • Risques potentiels : • Démarrage fin mai : proximité des congés d’été, indisponibilité potentielle des interlocuteurs et de l’équipe projet. • Gros industriel / Service de communication : Service potentiellement très sollicité, les retours clients peuvent donc être longs. • Service de communication : Sensible à l’image et au contenu éditorial, le respect de la charte graphique et la qualité des textes doivent être irréprochables. • Site existant : la comparaison avec le site existant est inévitable, les forces et faiblesses sont à étudier en amont. • Prototype v2 non finalisé : le projet a été stoppé ? Quels ont été les freins ? Est-ce un échec ? Y’at-il des a priori ? • Voix-off : le client a-t-il conscience du cout d’un acteur voix-off ? Comment ont été réalisées les voixoff du prototype ? • Le public est enfant/ado : les deux publics sont très différents, le client doit potentiellement prévoir deux accès afin de ne pas s’adresser de la même manière à ces deux cibles. • Le client veut être autonome : Quel est sa compétence en informatique ? La solution doit être adaptée à son niveau ? Quelle doit être sa marge d’autonomie.
  • 20. MÉTHODOLOGIE PROJET Sources : les schémas appartiennent à leurs auteurs.
  • 21. METHODOLOGIE PROJET Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises méthodes. Chaque projet a ses spécificités qui conduisent à définir la méthode la moins mauvaise qui résulte le plus souvent du dosage subtil de plusieurs méthodes.