Comment s'inspirer du lean pour gérer son temps et son organisation

1. UNE FORMATION PTF
Gérer son temps
avec le lean
Efficacité
Sérénité
Convivialité

2. Les 3M
01
MURI MURA MUDA
Correspond à l’idée de charge
mentale ou physique excessive pour
les salariés, ou de sur-utilisation pour
les machines.
Correspond aux irrégularités ou
variations de charges de travail dans
les programmes.
Regroupe les 8 gâchis générés
durant l'activité de l’entreprise:
temps d'attente, transports,
mouvements et micro déplacements,
sur-stocks, opérations inutiles,
productions défectueuses,
surproduction, et enfin compétences
inexploitées.
« MURI » traduit l’idée de charge mentale ou
physique trop lourde pour les opérateurs. S’agissant
des machines, on parle de « MURI » quand
l’équipement est utilisé pour en faire plus que ce
pour quoi il est normalement conçu. Cette
surcharge freine l’équilibre et le lissage des charges
de travail. Le risque est également d'entraîner des
casses de matériel ou des arrêts de travail, voire
des accidents ou des maladies professionnelles
telles que les TMS(troubles musculo-squelettiques)
sur le long terme.
« MURA » regroupe des irrégularités ou variations
produites dans les calendriers de production ou
volume de production. Cette irrégularité demande
aux opérationnels de s’adapter en permanence et
perturbe le rythme de production de l’entreprise.
Ces variations peuvent engendrer, à termes, une
baisse de la qualité, des accidents du travail et une
démotivation générale.

3. En matière d'organisation personnelle, les 3M génèrent rapidement stress, erreurs, conflits,
perte de productivité et font courir le risque d'épuisement professionnel.
Voyons comment réduire MURI, MURA et les 8 MUDA dans votre organisation personnelle.
Conséquences
3M
Organisation
personnelle

4. Eviter Muri dans votre organisation
1. Prendre conscience de l’impact
de ses drivers « sois fort » et « fais des efforts ».
2. Apprendre et oser (assertivité), dire NON aux demandes
ou propositions de travaux supplémentaires.
3. Se fixer des limites journalières de travail.
4. Définir son planning hebdomadaire avec 2 heures pour
les imprévus. (block-scheduling)
5. Jouer la carte de la délégation en s’appuyant sur les
agendas partagés.
6. Enfin, être à jour dans ses compétences et veiller à celles
de ses collaborateurs.

5. Eviter Mura dans votre organisation
Lisser son activité pour un manager opérationnel dépend
évidemment du secteur d’activité. Quelques pistes méritent
cependant d’être étudiées:
1. Standardiser sa semaine de travail selon la méthode du « block
scheduling » ou planification par blocs. Bien entendu, en cas de
variations saisonnières des planifications spécifiques sont
nécessaires.
2. Répartir la charge de travail de façon homogène sur la période
de référence en jouant sur les priorités (importance x urgence).
3. Faire des points de suivi réguliers pour intégrer les évolutions.
4. Préparer la période de surcharge de façon à être prêt le jour J.
5. Anticiper en évacuant le maximum de tâches périphériques, ou
en déléguant.
6. Prévoir « des plans B » sur les activités les plus chronophages.

6. La suite de la formation est consacrée à chacun des 8 MUDA et à leurs solutions.
Les 8 MUDA
3M
Organisation
personnelle

7. MUDA Les temps d’attentes
Voici quelques pistes:
1. Veiller à disposer de tous les composants nécessaires à la
réalisation de l’activité avant de commencer
par exemple: Checker la complétude du dossier avant de
démarrer, ou « ok démarrage »
2. Anticiper sur vos tâches futures ou faire anticiper, alerter
vos interlocuteurs de vos futurs besoins
par exemple: Alerter de la fin proche de l'activité en cours
afin de pouvoir commencer la suivante sans attente.
3. Accepter de travailler en parallèle sur plusieurs activités
en même temps, selon la méthode du temps masqué.
Ainsi, on limite les temps d'inactivité en basculant d'une
tâche à une autre.
Comment réduire les temps d’attente dans son
organisation personnelle?
01

8. MUDA Les transports
1. Le télétravail constitue bien entendu la réponse
principale pour tous les managers qui le peuvent.
2. Prendre le train plutôt que la voiture chaque fois
que possible et travailler durant le trajet.
3. Organiser son déplacement afin d'optimiser celui-
ci (entretiens, réunions, essais et observations sur
le terrain , etc)
Comment réduire les transports dans son organisation
personnelle?
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9. MUDA Les mouvements et
micro-déplacements
1. Agencer son poste de travail de façon à ne pas devoir
se déplacer durant la réalisation d’une activité
Par exemple, disposer de bannettes pour réaliser un
stockage de proximité.
2. Préparer et réunir l’ensemble des composants
nécessaires à la réalisation de l’activité.
3. Digitaliser tout ce qui peut l’être.
Comment réduire les mouvements et micro-déplacements
dans son organisation personnelle?
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10. MUDA Les sur-stocks
1. Appliquer le 5S dans son environnement physique de
travail afin de n’avoir que le strict nécessaire à
disposition.
«Une place pour chaque chose et chaque chose à sa
place!»
Comment réduire les sur-stocks dans son organisation
personnelle?
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11. MUDA Les opérations inutiles
1. Jouer pleinement la carte de la confiance et de la
responsabilisation et en assumer les conséquences.
2. Mettre en place des standards de juste qualité et de
contrôle et les respecter. Éviter « l’usine à gaz » .
3. Travailler sur sa tendance personnelle à être dans la sur-
qualité et le sur-contrôle (drivers «sois parfait et sois
fort»)
Comment réduire les opérations inutiles dans son
organisation personnelle?
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12. MUDA Les productions défectueuses
1. Faire bien du premier coup en préparant, en
respectant les processus et les standards de travail.
2. Entretenir son matériel et veiller à la qualité de ses
composants, y compris l’information utilisée.
3. Accepter une certaine spécialisation du travail et
résister à la tentation de faire à la place des autres
(fais plaisir)
4. Analyser systématiquement ses « loupés » dans une
logique d’amélioration continue.
Comment réduire les productions défectueuses dans son
organisation personnelle?
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13. MUDA La surproduction
1. Prendre de l’avance est parfois contre productif, donc
prudence…
2. La quantité de travail ne remplace pas la qualité (fais
des efforts) et l’atteinte des objectifs.
3. Avoir des objectifs SMART
4. Savoir dire non aux demandes excessives ou
irréalistes
Comment réduire la surproduction dans son organisation
personnelle?
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14. MUDA Les compétences inexploitées
1. Jouer pleinement la carte de l’investissement
formation, pour soi et ses collaborateurs.
2. Faire connaître ses compétences et se proposer pour
de nouvelles missions.
3. Exploiter pleinement les opportunités offertes par les
entretiens d'évaluation et professionnel.
Comment réduire les compétences inexploitées dans son
organisation personnelle?
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15. Vous voici arrivés au bout de cette micro formation.
A suivre si vous le souhaitez quelques questions de renforcement
A bientôt
Félicitations!

16. Quiz
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