2. Bilan d'étape d'un projet global de dématérialisation
Intervention du 1er avril 2016 au Forum des archivistes français à Troyes par Anne Azanza et Lucie Lepage.
Les menus déroulants de création de documents
Dans la seconde phase nous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents
automatiquement à chaque document.
Script d'archivage
Dansn premier temps, le script d'archivage calcule les durées en fonction des sorts finaux et génère un
bordereau qui répertorie les documents qui peuvent être détruits ainsi que ceux qui peuvent être archivés. Ce
bordereau est validé par la directrice des Archives départementales d’Indre-et-Loire. Après visa, le script est
lancé une seconde fois pour détruire et archiver selon ce qui a été défini. A terme les documents ayant une
valeur historique ou probante pourront être transférés sur la plateforme d’archivage électronique des
Archives départementales. De plus, les représentants de l’Etat dans le cadre du contrôle scientifique et
technique auront un accès à la plateforme.
Ces champs de métadonnées sont fixes mais les valeurs qu’ils contiennent peuvent être modifiées en
fonction du contexte de production, des évolutions réglementaires et surtout du cycle de vie du document.
Voici ce que nous avions définis lors des spécifications
Acteurs SEDA
Pour que le SAE reçoivent les versements provenant de la GED nous avons effectué un certain nombre de
paramétrage. Après avoir créé notre collectivité, nous avons défini les acteurs SEDA : -Le service versant
est la GED Nuxéo -Les services producteurs sont les services de l'université qui correspondent au niveau 2
du plan de classement -Le service d'archives est la cellule archives de l'université -L'autorité de contrôle est
les représentants des AD37,
Accords de versement
Nous avons saisi un accord de versement par type de document entre les services producteurs et les types de
documents/accords de versement.
Aux origines du projet
Depuis plusieurs années, les services administratifs et les laboratoires de recherche avaient exprimé des
besoins en matière de gestion documentaire dématérialisée et de partage de documents. Le vice-président en
charge du numérique et la responsable de la Direction des technologies de l’information et de la
communication,avec le soutien du président de l’université, ont fait le choix de proposer un outil unique de
gestion de contenu pour l’ensemble de l’université, dont l'archiviste serait le responsable fonctionnel. Un des
objectifs de ce projet était d’éviter que les personnels et leurs partenaires extérieurs ne déploient leurs
propres outils externes, non sécurisés et très hétéroclites. La solution de gestion de contenu envisagée doit
permettre la dématérialisation de l’ensemble des processus de l’établissement dans tous les secteurs de
3. compétences de l’université,efficacement et simplement, depuis l’initialisation du processus jusqu’à
l’archivage du ou des document(s) produit(s).
Présentation du périmètre fonctionnel défini dans le cahier des charges
Le schéma ci-contre présente le périmètre fonctionnel de l’outil EDITIC tel qu’il a été défini lors de la
rédaction du cahier des charges. En cette fin d’année 2015, seuls les éléments grisés ne sont pas encore
opérationnels.
Plan de classement
La première étape de notre phase de spécification avec le prestataire a été de réfléchir sur le plan de
classement. Le plan de classement est la colonne vertébrale de la gestion des droits. Dans l'outil Nuxéo les
droits sont gérés au niveau du dossier et non du document. Nous avons étudié la production existante sur les
serveurs de fichiers, la cartographie fonctionnelle élaborée en2012 ainsi que les organigrammes. Pour que
les services se retrouvent dans ce plan de classement, il a été décidé de suivre l'organisation en services
regroupées par fonction (Pilotage,Composante, Recherches, Supports). (PDF du plan de classement) Chaque
processus transversaux doit être rattaché au service qui l'initie. Les utilisateurs ont accès par défaut à leur
dossier personnel et, en fonction de leur rattachement à un service ou à leurs missions à certaines branches
du plan de classement en lecture et en écriture.
Cycle de vie
Chaque document a une durée de conservation sur le SAE de l'université avant destruction ou transfert vers
la plateforme as@lae des AD37.
Métadonnées
Nous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents automatiquement à chaque
document. En o ctobre 2014, j'avais assisté à une journée sur la GED en université comme espace de
stockage et de partage de documents mais qu'aucune métadonnée et cycle de vie n'étaient définis.L'objectif
était donc de définir des métadonnées et un cycle de vie pour tous les documents de la GED.
Cycle de vie d'un document dans EDITIC
le cycle de vie d'un document électronique est différent d'un document papier car il y a une dimension de
fiabilité, d'intégrité et d'authenticité du document électronique qu'il faut garantir dès sa création et il faut
pouvoir aussi communiquer et partager ce document.
