Voici les slides du webinar du 16 octobre 2014 : comment déléguer votre back-office à votre ou vos Assistant virtuel(s) ?

1. Déléguez votre Back office
à un assistant virtuel

2. TIANA RAOILISON
!
Entrepreneur et General Manager
Smartelia
!

3. SMARTELIA
!
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones
pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4

5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar)
est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

6. Accompagner les entrepreneurs du web
dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité,
de tranquillité et d’efficacité

7. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise
!
à se concentrer sur leur expertise :
développer le business et la stratégie de leur entreprise
!
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

8. Accompagne les Responsables et Managers
!
à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps
et à déléguer à leurs équipes
!
« Travailler sur le développement stratégique et performant de vos équipes
et non dans l’opérationnel pur »

9. Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !

10. UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR
avec une petite équipe de 2 à 50 personnes

11. UN SOLOENTREPRENEUR

12. UN MANAGER- UN RESPONSABLE

13. Entrepreneur - DIRIGEANT
!
Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière

14. MANAGER
DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue
détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN
Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine
et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE
Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment
à l’écoute du marché et des innovations

15. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
!
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

16. 1. Créateur
2. Entrepreneur
3. Chef d’entreprise

17. Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise !
à la tête d’un système du!rable, rentable et pérenne

18. OBJECTIF COMMUN
(entre entrepreneur et manager)
!
Produire des résultats en peu de temps
et avec peu de ressources humaines

19. Concentrer vos équipe sur des tâches
à haute valeur ajoutée !

20. Pourquoi ?

21. 1. Gain de temps pour penser vos
processus, vision et stratégie
!
2. Gain de temps pour … « vendre »
vos produits ou offres
!
3. augmenter rentabilité et efficacité

22. par quel moyen ?

23. DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !

24. !
Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée,
à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)

25. Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer
80% de résultats dans votre business et
augmenter les résultats de vos équipes !
ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !

26. Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent
plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)

27. ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE
Wonder délégator - aime déléguer !
La « Boutique » doit tourner même en votre absence

28. ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER
Un Wonder délégator qui aime déléguer !

29. COMMENT PRepARER
UNE FUTURE DELEGATION ?

30. méthode en 3 temps

31. 1. identifiez les tâches a déléguer
!
2. traduisez les tâches en
procédureS
!
3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats

32. première étape
!
1. identifiez les tâches a déléguer
!
!

33. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE
PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

34. COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?

35. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle

36. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X

37. 3 conditions cumulatives pour considérer
qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR
DE METIER
Traduisible
en PROCEDURE

38. 1. identifiez les tâches que vous
pouvez déléguer dans votre
business model
!
!
première étape
!

39. Identifier les tâches à déléguer
dans votre Business Model
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
FOCUS

40. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
FOCUS

41. BACK OFFICE : les coulisses de votre offre
FABRICATION
DE VOTRE
OFFRE =
Production Comptabilité
Logistique
Ressources
Humaines
Marketing
Communication
Administratif
Commercial
Partenaires
fournisseurs
Usines
Facturation client
Relance Paiement
Suivi Paiement
Dossier administratif
Administration
des achats
et frais généraux
Administration
des ventes
- Personnalisation
des devis & contrats
- Suivi tableau de
bord Facturation
- Suivi des stocks
- Gestion Agenda
des consultants / commerciaux
- Suivi des commandes
- Suivi des livraisons
- Mise en forme Newsletter
- Publication Newsletter
- Encoder les CV
- Prise de RDV candidats
Blog - Retranscription Entretien
Evenement
- Recherche prestataire
- Demande de devis
- Réservation de salle

42. Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier ,
puis-je déléguer ?
FABRICATION
DE VOTRE
OFFRE =
Production Comptabilité
Logistique
Ressources
Humaines
Marketing
Communication
Administratif
Commercial
Partenaires
fournisseurs
Usines
Facturation client
Relance Paiement
Suivi Paiement
Dossier administratif
Administration
des achats
et frais généraux
Administration
des ventes
- Personnalisation
des devis & contrats
- Suivi tableau de
bord Facturation
- Suivi des stocks
- Gestion Agenda
des consultants / commerciaux
- Suivi des commandes
- Suivi des livraisons
- Mise en forme Newsletter
- Publication Newsletter
- Encoder les CV
- Prise de RDV candidats
Blog - Retranscription Entretien
Evenement
- Recherche prestataire
- Demande de devis
- Réservation de salle

43. Exemple pour un E-commerçant entrepreneur

44. Support
client
Vision &
stratégie
Partenariat
!
Sélection et relation
Fournisseurs
Livraison
Commande Support client
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes
place de marché
Création & Insertion
fiche produit
Rédaction & Mise en forme
FAQ, Tutoriaux, blog

45. POUR UN SOLOENTREPRENUR

46. Marketing et Logistique Online
Webinar, Formation, Atelier
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Marketing de contenu
Finance
Comptabilité
Agenda
Prise de RDV
Email
Suivi
lead &
Prospect

47. ET pour tout entrepreneur

48. Administration des ventes :
Suivi & lead &
Webinar
Prospect
Gestion des emails
Tableaux de bord
Suivi Client
O
Agenda
prise de RDV
Recherche
Internet
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Tableaux de bord Facturation

49. !
Seconde étape
!
2. traduisez les tâches en procédure

50. Construisez-vous un Kit de délégation
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

51. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION
1 tâche = ACTION concrète
1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

52. Ecrivez TOUTES vos procédures
et préparer une future délégation
Conseil :
commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits

53. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

54. Exemple
d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession
de tâches

55. Michael Gerber :
« pensez votre entreprise comme une franchise »
!
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait
précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
!
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

56. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos
process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter :
le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises
Exemple : airBNB ou Uber

57. Regroupez toutes ces procédures
dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation

58. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur

59. “Startup success can be engineered by following the process,
which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
« This is how Uber in particular scaled so quickly.
They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
So now they just execute, like turning a key.

60. Un système durable, actionnable, duplicable
grâce à des kits de procédures clé en main

61. Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

62. !
!
!
3. archivez en brief toutes ces procédures
!
(au fur et à mesure de votre avancement)
!
!
!
troisième étape
!

63. Présenter la mission de façon MACRO
Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus
Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques
pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation

64. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents
de présentation nécessaires
Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble :
Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches,
telle une recette de cuisine
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

65. Ecueils à éviter
65

66. UN BRIEF NEGLIGE
!
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing :
Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…

67. Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin
d’éviter de multiplier les allers-retours
!
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure
à votre expertise, métier et activité

68. Manque d’indicateurs
nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ?
Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre
collaboration avec l’assistant virtuel

69. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à votre assistant virtuel

70. regroupez et archivez toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)
!
!
!
un conseil
!

71. des questions…
!

72. Bonne délégation !
!
tiana@smartelia.com