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Lean Academy
Session d’info
19 juin 2014
Programme
• Lean Management
• Lean Academy
• Un candidat-projet Lean idéal
• Le trajet de formation
• Lean continues
• Timing
• Questions
Lean Management
• Opter pour l’ Excellence Opérationnelle
via la philosophie Lean,
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avec un minimum de moyens, sans gaspillage.
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• Possible grâce à:
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Lean dans les processus
Rechercher les sources de gaspillage
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ou des attentes,
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Transfert du travail
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Talent inutilisé
Attitude personnelle,
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Refaire
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Quels sont les challenges « Lean » pour
nos organisations ? 5
Objectifs Lean Academy
• Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes
• Mettre directement les acquis en pratique dans le
cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de
son organisation
développement des compétences
ET de l’organisation !
• Partager les connaissances et les expériences
• Créer un réseau intra et interdépartemental
Avantages
pour votre organisation
• La philosophie Lean est portée par l’organisation
• Augmentation du niveau de la prestation de
services
• Réduction des coûts
• Diminution des gaspillages
• Plus grande satisfaction des clients / citoyens
• Plus grande implication des collaborateurs
• Management participatif encouragé
• Plus de plaisir dans le travail
Caractéristiques
du trajet de formation
• Focus sur l’applicabilité pratique
• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail
• Sur mesure : parfaitement adapté aux
prestations de services et aux processus
administratifs dans un contexte public
• Partage des connaissances et expériences entre
les participants de différentes organisations
Objectifs d’apprentissage
A l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ :
• appliquer les principes de base de LEAN aux
processus de travail de leur propre organisation;
• transmettre la philosophie LEAN à des tiers;
• utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des
améliorations concrètes de processus ;
• estimer la résistance au changement et la gérer;
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LEAN.
Au cœur de Lean Academy:
le projet des participants
Exemples des projets (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses
génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique orienté client
• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm
vergunningen onderhoudspersoneel
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• Intern verloop aanwervingsproces voor
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12
• Processus clé (= client externe)
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Admin, …)
Les 38 sujets des projets 2013
13
Un candidat-projet Lean idéal
 Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un
résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.
 On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret,
tangible, que l’on peut compter.
 Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir
différentes personnes/parties.
 Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des
problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par
rapport aux attentes des clients, …
 Le projet est important pour le management.
 Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues.
 Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus.
 La solution n’existe pas encore.
 Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.
RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI
RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI
Public cible
• Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux,
établissements scientifiques, de la Police
fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire
• Profil: candidats et propositions de projets
• Sélection par le top management (sponsor)
20 juin : Appel aux candidats et propositions
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Profil équipe de projet
• Connaissance approfondie de son organisation
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• Motivation
• Expérience en gestion de processus, de projet
et/ou du changement (souhaitable)
• Expérience en développement
de l’organisation, management
support et/ou contrôle interne (utile)
Candidatures
et propositions de projets
• Max. 40 projets avec 2 à 4 participants
• Pas de quota
• Prioritisation des participants et des projets par
le top management
• Pour chaque organisation au moins 1 équipe de
projet sera admise
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propositions de projets
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/ auprès du responsable de formation
Structure du trajet
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instruments (2 jours)
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linguistique (NL ou FR)
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les participants doivent réaliser dans leur organisation
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• => feed-back, coaching , intervision, apprentissage
mutuel, e-Campus : forum
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de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés
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l’administration fédérale
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Séance d’information sur la Lean Academy à l'IFA

  • 2. Programme • Lean Management • Lean Academy • Un candidat-projet Lean idéal • Le trajet de formation • Lean continues • Timing • Questions
  • 3. Lean Management • Opter pour l’ Excellence Opérationnelle via la philosophie Lean, c.à.d.: répondre aux attentes des clients avec un minimum de moyens, sans gaspillage. amélioration du fonctionnement et des prestations de services réduction des couts • Possible grâce à: – au potentiel d’amélioration, – à la qualité du management, – à la culture du fonctionnaire qui veut bien faire les choses.
  • 4. Lean dans les processus Rechercher les sources de gaspillage Overprocessing Exécuter au delà des exigences ou des attentes, manque de standardisation Déplacements Circulation des documents, Archives illogiques, … Surproduction Sur-offre de services ou d’informations non pertinents Transfert du travail Travail fragmenté; travail qui peut difficilement être repris Stock Piles de dossiers, mails, travail en cours, … Talent inutilisé Attitude personnelle, manque de délégation Refaire À cause d’erreur d’exécution ou d’un manque d’information Attentes d’information, d’autres intervenants dans le processus, De signatures, ...
  • 5. Quels sont les challenges « Lean » pour nos organisations ? 5
  • 6. Objectifs Lean Academy • Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes • Mettre directement les acquis en pratique dans le cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de son organisation développement des compétences ET de l’organisation ! • Partager les connaissances et les expériences • Créer un réseau intra et interdépartemental
  • 7. Avantages pour votre organisation • La philosophie Lean est portée par l’organisation • Augmentation du niveau de la prestation de services • Réduction des coûts • Diminution des gaspillages • Plus grande satisfaction des clients / citoyens • Plus grande implication des collaborateurs • Management participatif encouragé • Plus de plaisir dans le travail
  • 8. Caractéristiques du trajet de formation • Focus sur l’applicabilité pratique • Transfert de l’acquis vers le lieu de travail • Sur mesure : parfaitement adapté aux prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public • Partage des connaissances et expériences entre les participants de différentes organisations
  • 9. Objectifs d’apprentissage A l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ : • appliquer les principes de base de LEAN aux processus de travail de leur propre organisation; • transmettre la philosophie LEAN à des tiers; • utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des améliorations concrètes de processus ; • estimer la résistance au changement et la gérer; • rapporter au management de leur organisation le déroulement et les résultats d’un projet d’amélioration LEAN.
  • 10. Au cœur de Lean Academy: le projet des participants
  • 11. Exemples des projets (F/N) • Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique • Acceuil téléphonique orienté client • Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen • Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren
  • 12. 12 • Processus clé (= client externe) • Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log, Admin, …) Les 38 sujets des projets 2013
  • 13. 13 Un candidat-projet Lean idéal  Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.  On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret, tangible, que l’on peut compter.  Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir différentes personnes/parties.  Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par rapport aux attentes des clients, …  Le projet est important pour le management.  Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues.  Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus.  La solution n’existe pas encore.  Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.
  • 14. RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014 Bonne pratique communication interne - INAMI
  • 15. RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014 Bonne pratique communication interne - INAMI
  • 16. Public cible • Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux, établissements scientifiques, de la Police fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire • Profil: candidats et propositions de projets • Sélection par le top management (sponsor) 20 juin : Appel aux candidats et propositions de projets
  • 17. Profil équipe de projet • Connaissance approfondie de son organisation • Compréhension des processus existants • Motivation • Expérience en gestion de processus, de projet et/ou du changement (souhaitable) • Expérience en développement de l’organisation, management support et/ou contrôle interne (utile)
  • 18. Candidatures et propositions de projets • Max. 40 projets avec 2 à 4 participants • Pas de quota • Prioritisation des participants et des projets par le top management • Pour chaque organisation au moins 1 équipe de projet sera admise • Fiche standard pour les candidatures et les propositions de projets • Centralisation par le service d’encadrement P&O / auprès du responsable de formation
  • 19. Structure du trajet • Entretien d’intake • Lean Thinking: concepts, techniques et instruments (2 jours) • Axé sur la pratique • Lean Administration Game • Composition des groupes en fonction du rôle linguistique (NL ou FR)
  • 20. Structure du trajet • Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours) • Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que les participants doivent réaliser dans leur organisation • Jour 1: Kick off projet et focus sur les ‘soft skills’ • Discussion des projets en groupe (max. 4 par session) • => feed-back, coaching , intervision, apprentissage mutuel, e-Campus : forum • Groupes faits en fonction des projets (environ 4 équipes de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés • 2 x 2 heures de coaching individuel par équipe de projet
  • 21. Lean continues… • Pas de “One Shot” • Développement de l’expertise Lean de l’administration fédérale à terme, internaliser l’expertise à terme • Réseautage • Gestion des connaissances • Len Inspiration Conference • Lean Café
  • 23. Surtout ne pas s’arrêter à trois projets! LEAN@FOD
  • 24. Lean continues… • SPF Economie • Formation interne: introduction à Lean et à la gestion des processus • La philosophie Lean sera appliquée dans le cadre du projet de modernisation Ecochange • SPF Intérieur • Explication au réseau interne P&O et motivation nouvelle participation du SPF • Les participants Lean Academy 1 prendront un rôle de support dans les nouveaux projets Lean
  • 26. Contact • Yonca Braeckman (IFA) yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be • Véronique Wathieu (DG OPO-DOP) veronique.wathieu@p-o.belgium.be • Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP) paul.vangampelaere@p-o.belgium.be