Présenté par Aline Renan, Pole Emploi Le saviez-vous ? Le Framework SAFe contient une page qui décrit les espaces de travail physiques nécessaires aux équipes agiles et à leurs cérémonies ... en présentiel naturellement ;) Il décrit aussi l'agilité en Remote et depuis mars 2020... c'est encore plus nécessaire. Nous, c'est en octobre 2019, à la création du département Espace de travail que nous avons commencé à nous pencher sur ces questions : - sur le juste équilibre entre présentiel et distantiel ... - sur les besoins en équipements spécifiques associés à cette alternance ... - sur l'efficacité et la performance réelle des équipes en fonction de leur contexte - mais aussi notre Responsabilité Sociétale et Environnementale... Depuis, avec l'appui d'un chercheur en économie et sociologie, d'étudiants en ergonomie, de spécialistes en agilité et en espaces de travail nous nous sommes construit notamment - une charte des lieux et usages, - un guide de pratiques - des métriques pour adapter nos comportements & nos espaces physiques et digitaux à nos besoins. Le tout au service de la performance globale ! Comment a-t-on fait ? où en est-on ? quels résultats et perspectives ? C'est ce que je vous raconterai en m'appuyant sur le Framework ainsi que nos choix et résultats concrets. Aline Renan, DSI Pôle emploi, Chef de département Espace de Travail, Pole Emploi Une dizaine d'année d'expérience à la DSI, et 6 ans après ma première certification au framework SAFe, je poursuis l'accompagnement de la transformation de nos pratiques en m'attaquant à l'adaptation de nos modes de travail et aux conséquences en termes d'aménagements et d'outillages. C'est cette expérience de transform'acteur et l'aventure professionnelle associée que je souhaite partager avec vous.

1. SAFe Workplace…
at home ?
Quand les pratiques agiles transforment nos espaces de travail
physiques et digitaux
20 au 22 septembre
2021

2. Remerciements sponsors
20 au 22 septembre 2021

3. Ce que nous dit
le framework
sur les espaces
de travail :
des équipes
Journée spéciale SAFe ©
…
https://www.scaledagileframew
ork.com/agile-workspaces/
Des espaces physiques adaptés aux différentes activités
et des espaces digitaux pour ceux qui sont contraints
par le distantiel :
- un équipement réseau ainsi qu'audio et visio adapté
- des logiciels : wiki/ kanban / idéation etc.
3

4. les espaces
de
collaboration
cross
équipes
Journée spéciale SAFe ©
…
https://www.scaledagileframew
ork.com/agile-workspaces/
Un lieu pensé pour les PI Planning
et de quoi accompagner l'innovation :
- fluidifier la réservation de salle
- faciliter les échanges (kits de matériel)
- tableau blanc maniable
- mobilier réaménageable
- capacité de vidéo conférences 4

5. La
visualisation
du travail en
continu
Journée spéciale SAFe ©
…
https://www.scaledagileframew
ork.com/agile-workspaces/
Des espaces qui permettent de garder un oeil sur les
objectifs et la trajectoire
Visualisation en continu de la santé des
applications
- Visualiser pour qui on travaille
- Visualiser le flux d'activité
- Visualiser la stratégie
- Visualiser la santé de la solution
Visualisation du flux d'activité et de la stratégie
5

6. Nos recherches
• Une démarche complète qui intègre des REX internes et externes (notamment sur le
travail en distantiel dès fin 2019)
• L'appui de chercheurs et ergonomes pour des études concrètes de notre entité et
identité
• La recherche du juste équilibre entre présentiel et distantiel
6

7. Notre démarche à Pôle emploi pour adapter nos espaces de travail
7

8. Quelques retours de notre enquête interne
Près de 200 questions et une cinquantaine de croisements pour comprendre le
fonctionnement et les besoins internes 8

9. Quelques retours de notre enquête interne
9

10. Quelques retours de notre enquête interne
10

11. 11
Visiteur de
passage : Charlie
Convivialité
Planification
Colocalisées
Tranquillité
Spontanéité
Eclatées
Personnalité
Mode
organisationnel
Types
d’interactions
Collaboratif :
Nassim
Confidentiel :
Yasmine
Efficace, perdre le
moins de temps
possible :
Laurence
Flexibilité et
souplesse : Sarah
Sociable, cherche
le contact : Léo
Introverti - Michel
Nos personas des espaces physiques

12. Les principaux impacts perçus du télétravail sur le long terme
12
23 réponses obtenues de Directions des Systèmes d’Information
Ces retours ont été collectés entre le 28 octobre et le 10 novembre 2020
Le sentiment d’appartenance à l’entreprise
Le sentiment d’appartenance à l’équipe
Le climat social.
L’environnement
L’image et l’attractivité de l’entreprise
L’autonomie des collaborateurs
Idéal pour attirer de nouvelles recrues et valoriser l'autonomie de celles en place, il est nécessaire de rester attentif et de mettre en place des dispositifs
pour garantir la dimension "sociale" de l'entreprise afin de contre balancer les effets de bords du télétravail.
LES IMPACTS TRES
POSITIFS PERCUS
LES IMPACTS NEGATIFS
PERCUS

13. Les changements concernant les outils collaboratifs
13
Teams et Klaxoon – les grands gagnants de l'opération !

14. Les cérémonies agiles à distance
14
Les DSI interrogées ont en très grande majorité
réalisé les cérémonies agiles à distance.
MELEE
PI PLANNING
RETRO
DEMO
ART SYNC
82 %
78 %
78 %
74 %
74 %

15. Les futures transformations prioritaires des DSI
interrogées
15

16. Les espaces de travail physiques
16
Les évolutions évoquées par les répondants portent globalement sur plus de
flexibilité pour s’adapter à plus de télétravail
- Mise en place du flex-office, d’un système de réservation des espaces de
travail
- Réduction du nombre de bureaux au profit du télétravail, études en cours
pour adapter les locaux à une présence sur site de 3 jours/semaine
- Volonté de maximiser la convivialité, le confort et la flexibilité (retours
d’expériences en cours)
- Ajustements auprès des grands espaces ouverts
41% des DSI interrogées prévoient de faire évoluer les espaces
de travail physiques

17. Notre réponse
Des espaces
différents
pour des
usages
différents
17

18. Equipement idéal des collaborateurs
Les collaborateurs de la DSI ont besoin d'être équipés de sorte à
pouvoir utiliser différents espaces selon l’activité qu’ils souhaitent
mener. Cela passe par un bureau pour chacun et muni de :
- Un ordinateur portable avec station d’accueil, un écran, une souris et un clavier.
- Un casque qualitatif pour passer les appels, voire casque anti-bruit.
- Un téléphone portable et un kit piéton.
Un équipement matériel informatique homogénéisé facilitera leur
mobilité et l'utilisation des stations d'accueil à disposition. Le
programme "Un agent – Un portable" contribuera largement à
l'accroissement du confort sur ce plan.
Un outillage adapté : O365, Klaxoon
« Se sentir
facilement et
partout comme à
son bureau »
18

19. Les typologies d'espaces
et activités associées
19

20. Exemple de typologie d’espace
20

21. Des plans pour un site en cours de
construction (2022)
Mgt visuel
21

22. 22
Des plans pour un site en cours de
construction (2022)

23. Exemple : la rénovation de l’espace
caféteria
23

24. qui se transforme en espace de
collaboration
24

25. Mais aussi des actions à moindre coût
25

26. QUOI ?
Une série de 14 affiches sur nos typologies d’espaces de travail et
grands principes associés, réalisée par un facilitateur graphique, PEK.
POURQUOI ?
• Sensibiliser autour des différents usages des espaces de travail
• Encourager de nouveaux modes de travail
• Veiller à adopter les bons comportements
COMMENT ?
Chaque affiche est à imprimer et à afficher dans l’espace en question.
Les affiches reprennent les espaces décrits dans la charte des lieux et
des usages ainsi que des principes de fonctionnement communs à
tous les sites.
Libre aux sites de préciser et adapter ces principes à leur contexte en
collaboration avec les utilisateurs.
26

27. La typologie d’espace –
En lettres majuscules en
orange
Les usages associés à cet espace
selon la terminologie d’Herman
Miller
–
En lettres oranges surlignées par
des pointillés
1
2
3
Les grands principes
d’utilisation et
comportements à
adopter
–
ces éléments sont indiqués
par des picto
27

28. 28
Brief/Débrief, à
proximité des « Salles » et
des Multiplexes … pour
les conversations qui
durent après la réunion
28

29. 29
Les bulles,
situées sur
les passerelles,
lieu adapté pour les
appels téléphoniques

30. 30
Un
Kiosque, …
avec du matériel
initialement positionné
dans l'espace café !
30

31. Notre analyse de la vision portée par le
framework SAFe
• Des éléments intéressants notamment sur les espaces PI
PL, la place de la créativité …
• Une logique orientée usage des espaces y compris pour les
espaces équipes
– Mais une prise en compte modérée de l’ergonomie avec beaucoup de plans où les profils sont
dos à dos notamment
– Peu de place aux discussions inter équipes en dehors des rassemblements dans la grande salle
« PIPL »
• Une prise en compte très timide de points importants
– Le télétravail
– La place des prestataires dans les espaces …
31

32. La possibilité de télétravailler … un enjeu pour demain
32

33. 33
Modalités du télétravail (nombre de jours, flexibilité,…)
Efficience
entreprise
=
Effet maximum sur la performance sociale
& productivité
Satisfaction
(Confiance du management,
auto organisation du travail,
équilibre travail-vie privée,
réduction temps de transport,…)
Réduction des coûts
( Gestion et investissement
Immobilier, coût main
d’œuvre, recrutement …)
+
Inadaptation aux attentes
des agents, management
uniquement en contrôle
(faible autonomie), pas de
jours flottants, …
Interactions affaiblies, solitude,
circulation limitée des données,
Innovation affaiblie, perte de
repères collectifs, brouillage
sphères privée-pro……
___ ___
Courbe d’effet du télétravail sur la performance sociale et productivité
Extrait de l’étude 2021 de l’OCDE sur le télétravail
Trouver le bon équilibre. Celui qui maximise la performance globale
+
Performance
opérationnelle
(respect des délais de livraison,
niveau de productivité ,…)
33

34. Le distantiel outillé : Klaxoon et Teams
34

35. 35
Des modes de travail à adapter – pour un bon équilibre
Typologie d’équipe ayant un besoin de présence sur site
régulier prégnant Positionnement de l’équipe
Typologie d’équipe ayant un besoin de flexibilité des jours
de TT plus grand
Mono site
(j’ai des collègues directs que je croiserai sur site)
Multi site
(je n’ai pas de collègues directs que je croiserai sur site)
Non agile
(la maille hebdo proposée par l’accord peu convenir à mon
organisation)
Agile / Scrum +SAFe
(la maille hebdo proposée par l’accord ne convient pas à mon
rythme – mes cycles de travail sont plus larges que la semaine
Client externe à la DSI
(la sérendipité est nécessaire pour conserver une compréhension
globale de la DSI)
Client interne à la DSI
(je suis naturellement nourri des échanges transverses pour
conserver mes liens avec le collectif DSI)
Innovation / intelligence collective au quotidien
(les temps collectifs sont nécessaire au recul et ajustement)
Pas d’innovation particulière
(pas de besoin fort de créativité / recul)
De façon conjoncturelle
Rencontre une nouveauté
- Nouveau entrant
- Nouveauté technique
- Démarrage de projet
- Changement d’organisation
(le mouvement / les modifications entrainent un besoin de
synchronisation)
Est dans la récurrence
(pas de changement particulier à absorber)
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36. La durée des réunions est cohérente avec leur ordre
du jour.
Les réunions intègrent un temps de respiration (10 min
dès 1h30) et se terminent au plus tard à l’heure
prévue.
Chacun(e) gère son agenda, prévoit des plages de
concentration (idéalement le matin), d’échange
(idéalement l’après-midi) et signale ses indisponibilités
(début et fin de journée).
Toutes les 2 heures, je me mets en mouvement.
Si je suis au bureau, j’en profite pour échanger avec
des collègues du site dans les espaces prévus à cet
effet.
Chaque équipe se réunit en présentiel plusieurs fois
par an pour co-créer et renforcer son collectif.
Les travaux collaboratifs au sein d’une équipe ou entre
départements représentent la majeure partie de
l’activité les jours de présence sur site.
Pour permettre à tous une pause méridienne,
il n'y a pas de rendez-vous entre 12h30 et 13h30
organisé par les collaborateurs de la DSI.
Chacun(e) respecte la disponibilité des personnes
avant d'émettre un appel ou de planifier un échange
(agenda Outlook, indicateur Teams).
Les canaux de communication sont utilisés en
cohérence avec le but visé : destinataires, degré
d'urgence, vitesse de réponse attendue. Les relances
sont limitées au strict nécessaire.
Les personnes concentrées (en statut "occupé" dans
Teams, présentes sur site en zone silence, en
formation …) ne sont dérangées qu’en cas de
nécessité.
Chacun(e) est responsable d’adopter pour lui-même et
pour les autres ces bonnes pratiques et de les
essaimer au sein de la DSI.
36

37. 37
Besoin de repos, de
lâcher-prise,
le site a même prévu un
espace dédié qui
s’embellira … quand on
pourra :
L’OASIS
37

38. La suite
• Déploiement O365
• Réajustement du matériel disponible dans les salles pour mise en adéquation
avec l'hybridation et la charte des lieux et usages
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39. Merci