Prince2 Les 7 themes

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Prince2 Les 7 themes

  1. 1. Management de projets Approche Prince2 Les 7 thèmes Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 1 PRINCE2™ est une marque déposée de l‘OGC (Office of Government Commerce) Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  2. 2. Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 2 Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  3. 3. Qu’est-ce que Prince2 ? PR ojects IN C ontrolled E nvironments Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 5
  4. 4. Historique •PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) est une méthode de gestion et de certification de projet structurée qui se focalise sur trois points : l'organisation, la gestion et le contrôle du projet. •L'OGC (Office of Government Commerce) est propriétaire de la méthode PRINCE2 mais également dépositaire et à l'origine de ITIL, recueil des meilleures pratiques de gestion des services informatiques. •PRINCE2 est du domaine public. •1989 : PRINCE est utilisé dans les projets du gouvernement britannique. •1996 : La version de la méthode (PRINCE2) est étendue pour pouvoir gérer des projets de tous types et de toutes envergures. •2009 : L'OGC, publie le 16 juin 2009, PRINCE2:2009, fruit d'un travail de révision en profondeur pour rendre PRINCE2 moins ambigüe et plus compatible avec les autres démarches de l' OGC (ITIL, P3O, P3M3, MSP, M_o_R etc.). •Source : Wikipedia Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 6 Introduction
  5. 5. PRINCE2 se focalise sur Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 7 Contrôle Gestion du projet Organisation Introduction
  6. 6. Différence entre un projet et un processus d’entreprise Processus habituel d’entreprise Projet Changement Le processus en lui-même n’est pas destiné à apporter du changement Apporte un changement dans la manière de faire habituelle Aspect durable Destiné à durer Temporaire Hiérarchie, implication des personnes Hiérarchie constituée Transversal la plupart du temps Pas de lien avec hiérarchie Unicité Processus répétitifs Unique Incertitude Faible : les process sont rodés Forte Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 8 Introduction
  7. 7. La gestion d’un projet, c’est un cycle Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 9 Plan Do / Delegate Check Improve Planifier (taches, couts) Déléguer (action, début, fin, budget, …) Vérifier, contrôler, surveiller Améliorer Introduction
  8. 8. Les domaines de complexité d’un projet Nb de produits, d’items à réaliser Nb de taches & activités Performances à atteindre Nb d’acteurs intervenants, de sociétés, de départements Délais serrés Couts serrés Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 10 Risques liés aux couts Risques liés aux délais Risques liés à la qualité des produits / services Introduction
  9. 9. Les motifs d’échecs habituels des projets •Pas de spécifications claires, pas de business case •Pas de soutien de la part du management de l’entreprise •Pas de définition claire des livrables •Confusion des rôles •Pas de critères d’acceptation ou partagés avec les utilisateurs •Manque de suivi régulier du projet •Manque d’implication des utilisateurs •Pas de gestion des changements de périmètre •Pas de gestion suivi du planning •Manque de suivi des décisions Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 11 Introduction
  10. 10. Les aspects pour résoudre cette complexité dans PRINCE2 Périmètre Coûts Délais Risques Qualité Produits Bénéfices Pour résoudre cette complexité Travail sur plusieurs aspects Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 12 Critères de performance Introduction
  11. 11. Prince2 : Une approche processus Un projet peut être décomposé en un ensemble de processus. Chaque processus comprend •Des pré-requis •Des activités •Des résultats Chaque sous-partie du projet est gérée comme un processus Pré- requis Activités Résultats Livrables Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 13 Introduction
  12. 12. Les principes sur lesquels repose Prince2 1.Justification continuelle par rapport au business 2.Apprendre des expériences 3.Définir rôles et responsabilités 4.Découper en étapes gérables 5.Gérer par exception 6.Se focaliser sur les produits finaux 7.Adapter la méthode à l’environnement Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 14 Introduction
  13. 13. Synthèse de la méthode Prince2 Environnement du projet Principes Thèmes Processus 1.Elaborer un projet 2.Diriger un projet 3.Initialiser un projet 4.Contrôler une étape 5.Gérer les livraisons des produits 6.Gérer une limite de phase 7.Clôturer un projet 1.Business Case 2.Organisation 3.Qualité 4.Planification 5.Gestion des risques 6.Gestion des changements 7.Progression/Avancement Techniques 1.Revue Qualité. 2.Planification basée sur le produit. 3.Contrôle des changements. Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 15 1.Justification continuelle % business 2.Apprendre des expériences 3.Définir rôles et responsabilités 4.Découper en étapes gérables 5.Gérer par exception 6.Se focaliser sur les produits finaux 7.Adapter la méthode à l’environnement Introduction
  14. 14. Processus Prince2 Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 16 Pré-Projet Etape d’initialisation Etape(s) suivante(s) de livraison Etape finale de livraison Diriger Gérer Livrer Elaborer un projet Diriger un projet Initialiser un projet Gérer une limite de phase Gérer une limite de phase Contrôler une étape Gérer la livraison des produits Gérer la livraison des produits Clôturer un projet Contrôler une étape Mandat
  15. 15. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 17 ? Questions 1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème Prince2 ? 1.Planification 2.Organisation 3.Progression 4.Justification continue en terme de business 2 Lequel des énoncés suivants concerne le principe de PRINCE2 de la gestion par exception ? 1.Délégation de l'autorité 2.Créer le diagramme des flux produits 3.Maintenir le Business Case 4.Faire de demande de changement 3 Lequel est un principe Prince2 ? 1.Justification continue en terme de business 2.Application de techniques spécialisées 3.Focus sur le management des risques 4.Mise en parallèle des phases techniques 4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des tolérances pour les limites des pouvoirs délégués ? 1.Le management par phase 2.Adaptation en fonction de l'environnement du projet 3.Focalisation sur les produits 4.Le management par exception Introduction
  16. 16. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 18 ? Questions 1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème Prince2 ? Justification continue en terme de business La justification continue en terme de business est un des principes de Prince2. 2 Lequel des énoncés suivants concerne le principe de PRINCE2 de la gestion par exception ? Délégation de l'autorité La délégation se produit tout au long d'un projet PRINCE2. De la part de la direction d'entreprise ou de programme pour l comité de pilotage projet, qui délègue au Chef de Projet, qui délègue à son tour au responsable de l'équipe. Chaque niveau a des tolérances définies par le niveau supérieur pour déterminer quand ils doivent faire appel en cas de problèmes. 3 Lequel est un principe Prince2 ? Justification continue en terme de business La justification continue en terme de business est un des 7 principes de Prince2 4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des tolérances pour les limites des pouvoirs délégués ? Le management par exception Dans un projet PRINCE2, sont définies les tolérances de chaque objectif pour préciser les limites de délégation de pouvoirs. Introduction
  17. 17. Les 7 thèmes de Prince2 Business Case : Pourquoi ? Organisation : Qui ? Qualité : Quoi ? Planification : Comment, Combien, Quand ? Risques : Quelles conséquences ? Changements : Quels impacts ? Avancement : Où en sommes-nous ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 19
  18. 18. Préambule •PRINCE2 comporte 7 thèmes utilisés par les différents processus. •Ils décrivent les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés continuellement pour que le projet puisse être mené à bien 1.Cas d'affaire / Business Case Pourquoi (justification du point de vue business) ? 2.Organisation Qui ? Quels rôles et responsabilités ? 3.Qualité Quoi ? Quelles caractéristiques des produits/services ? 4.Plan Quoi ? Comment ? Quand ? Combien ? 5.Risques Que se passe-t-il si ? Que fait-on si ? 6.Changement Quel est l'impact ? 7.Progression Où sommes nous actuellement ? Où allons nous ? Devons-nous continuer ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 20 7 thèmes
  19. 19. Thème Business Case Pourquoi ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 21
  20. 20. Business Case : Pourquoi ? Le Business Case permet d’aligner le projet sur les objectifs de l’entreprise. Le Business Case définit les mécanismes permettant d’évaluer un projet et de savoir s’il reste viable et utile pour l’entreprise. Le Business Case précise les liens entre bénéfices attendus, résultats et produits réalisés Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 22 Alignement •Stratégie d’entreprise •Programme Evaluation •Viable ? •Utile ? Liens •Bénéfices •Résultats •Produits Business Case Business Case
  21. 21. Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 23 Produits Résultats Bénéfices Produits livrés par le projet (livrables) Produit de spécialistes  Produits utilisateurs Produit de management  Business Case, Plan projet, etc… Changement issue de la mise en oeuvre Ex : nouveau service web Amélioration mesurables Ex : gains de temps, diminution des couts, etc.. Business Case
  22. 22. Le Business Case est utilisé et vérifié tout au long du projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 24 Avant-Projet Phase Initialisation Phase Réalisation Phase finale Apres le projet Développer le Business Case Maintenir le Business Case Vérifier l’ébauche Vérifier le business Case Vérifier le business Case actualisé Vérifier les bénéfices Vérifier les bénéfices Vérifier les bénéfices Vérifier les bénéfices Business Case
  23. 23. Structure d’un document Business Case 1 Executive Summary Résumé 2 Reasons Raisons Pour lesquelles le projet est lancé 3 Business Options Options possibles Permettant une décision d comité de pilotage (sur couts, délai, bénéfices, risques) 4 Expected Benefits Bénéfices attendus Financier et non-financiers. Avec les moyens de les mesurer 5 Expected Dis-benefits Inconvénients attendus 6 Timescale Durée Avec les hypothèses associées 7 Costs Couts Avec les hypothèses associées 8 Investment Investissements Incluant les couts complets : développement, réalisation, maintenance, financement, retrait de service 9 Appraisal Approbation 10 Major Risks Risques majeurs Résumé de tous les risques identifiés Détail des risques majeurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 25 Business Case
  24. 24. Vérifications & mises à jour Réalisées par l’exécutif Objectif : Vérifier que le projet est viable et en phase avec les objectifs de l’entreprise Réalisé aux moments clé du projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 26 Processus Elaborer le projet Comité pilotage Autorisation de passer à l’étape « Initialiser le projet » Vérifier le business Case Etape « Initialiser le projet » Comité pilotage Autoriser le projet Vérifier le business Case Plan d’exception Comité pilotage Vérifier le business Case Autoriser le lancement d’ une étape spéciale Business Case
  25. 25. Confirmer les bénéfices attendus L’utilisateur senior décrit les bénéfices attendus dans les spécifications Il en est responsable auprès de la direction de l’entreprise (ou direction de programme) Le plan de revue des bénéfices sert à mesurer les bénéfices du projet. Créé par le chef de projet à l’étape d’initialisation du projet, maj à chaque fin d »tapes et en clôture projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 27 Revue des bénéfices •Périmètre •Bénéfices mesurés •Références pour les mesures •Qui en a la responsabilité ? •Comment mesurer les bénéfices ? •Quand les mesurer ? •Avec quelles ressources ? •Comment vérifier les performances du projet ? Business Case
  26. 26. Exigence (Project Product Description) Prioriser avec la technique MoSCoW •Toutes les exigences, les fonctions, les spécifications sont à classer selon le degré de nécessité dans la release concernée Atelier : Fonctions et exigences du produit Procédure •Le chef de projet rappelle les objectifs du projet •Le CP demande aux participants de noter sur des posit-it 10 exigences et/ou fonctions du produit •Le CP positionne sur une matrice au mur les post-it avec l’aide des participants •Le CP enregistre le résultat final Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 28 M Must have Fonction critique, obligatoire S Should have Fonction importante C Could have Fonction secondaire Serait bien de l’avoir W Won't have Fonction qui ne sera pas présente dans cette release (ou jamais) Must have Should have Could have Won’t have Business Case
  27. 27. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 29 Questions Choix possibles 1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ? 2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse de rentabilisation? 1.Surveiller le financement de projets pour le compte de clients 2.Vérifier et contrôler les bénéfices par rapport à l'alignement avec de la gestion de l'entreprise ou d'un programme 3.Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à l'issue des étapes de gestion 4.Aider à l'élaboration de l'analyse de rentabilité 3 Quel rôle est responsable de la définition des normes /contraintes dans lesquels le Business Case doit être développé? 1.Executif 2.Entreprise ou Management de programme 3.Fournisseur Senior 4.Support projet 4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un cas d'affaires (1) Ne rien faire (2) Faites quelque chose (3) Faites le minimum (4) Suivre les recommandations de management du programme ? 1.Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum 2.Faites quelque chose. Faites le minimum . Suivre les recommandations de management du programme 3.Ne rien faire. Faites le minimum . Suivre les recommandations de management du programme 4.Ne rien faire. Faites quelque chose. Suivre les recommandations de management du programme 5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être alignés les bénéfices attendus? 1.Les non-bénéfices et désavantages attendus 2.Objectifs et stratégie d'entreprise 3.La fin des étapes du projet 4.Les tolérances du projet Business Case ?
  28. 28. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 30 Questions Choix possibles 1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ? 2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse de rentabilisation? Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à l'issue des étapes de gestion Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilité à la fin de chaque étape de la gestion est de la responsabilité du chef de projet. 3 Quel rôle est responsable de la définition des normes /contraintes dans lesquels le Business Case doit être développé? Executif La Direction de l'entreprise ou du programme est responsable de fournir le mandat du projet et la définition des normes/contraintes auxquelles doit répondre le Business Case 4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un cas d'affaires ? Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum Ne rien faire doit toujours être le point de départ pour l'évaluation d'autres options. Les avantages du projet sont définis par la différence entre l'option «ne rien faire» et les options «faire quelque chose» / «faire le minimum». 5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être alignés les bénéfices attendus? Objectifs et stratégie d'entreprise Les bénéfices attendus devraient également être mis en correspondance avec les sorties et résultats fournis par le projet, qualifié, mesurables et affectés. Business Case ?
  29. 29. Thème Organisation Qui ? Quels rôles ? Quelles responsabilités ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 31
  30. 30. Les parties prenantes Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 32 BUSINESS Ceux qui voient le projet sous l’intérêt qu’il peut apporter aux affaires et à sa rentabilité FOURNISSEUR ceux qui réalisent et fournissent les produits issus du projet UTILISATEUR Ceux qui vont utiliser les produits issus du projet •A l’origine du besoin •Justifie les investissements •Décide en dernier ressort •Les personnes qui apportent les compétences spécialisée •Département interne ou société externe •Vont utiliser les produits •Vont en assurer la maintenance Organisation
  31. 31. Une approche client-fournisseur Un PRODUIT/SERVICE est commandé par le CLIENT au FOURNISSEUR qui lui livre le PRODUIT/SERVICE. Le CLIENT - passe commande - finance le projet - fournit des spécifications et des exigences Le FOURNISSEUR - apporte les ressources - apporte les compétences Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 33 CLIENT FOURNISSEUR commande Exigences Spécifications finance compétences Produit / Service Organisation
  32. 32. 4 niveaux d’organisation Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 34 Management de l’entreprise Management du programme Direction du projet  Comité de pilotage Gestion du projet  Chef de projet Gestion des livraisons  Chef d’équipe Management du projet Dans certains projets de faible ampleur, le chef de projet assure le rôle de chef d’équipe Projet Organisation
  33. 33. Management de programme Responsabilités •Stratégie des projets de l’entreprise ou du programme •Décider de lancer le projet •Réaliser les bénéfices prévus Activités •Créer le mandat du projet •Nomme l’Exécutif (responsable du projet) •Détermine les responsabilités de l’Exécutif du projet (couts, délais, niveau de décision, …) Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 35 Organisation
  34. 34. Direction de projet Responsabilités •Direction du projet dans les limites et contraintes données par la direction générale ou la direction de programme Comprend 3 rôles •L’exécutif •L’utilisateur senior •Le fournisseur senior Activités •Prend les décisions clés - Démarrer le projet - Lancer une étape - Clôturer le projet •Délègue la gestion quotidienne du projet au chef de projet, dans les limites de couts, délais et qualité Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 36 Organisation
  35. 35. Gestion du projet Responsabilités •Gestion quotidienne du projet dans le respect des exigences données par le comité de pilotage : cout, délais, qualité, périmètre Activités •Planifie •Délègue •Contrôle •Assure le reporting d’avancement auprès de la direction de projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 37 Organisation
  36. 36. Gestion des livraisons Responsabilités •Responsable des livraison des produits et des lots prévus par le chef de projet. •Chef d’équipe des spécialistes •Dans le cas de projets de faible ampleur, ce rôle et cette responsabilité est assurée par le chef de projet Activités •Gestion quotidienne de l’équipe qui crée les produits. Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 38 Organisation
  37. 37. Structure de l’équipe projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 39 Comite de pilotage Utilisateur senior Exécutif Fournisseur senior Chef de projet Chef d’équipe Support projet Autorité de changement Assurance projet Contributeurs Groupes utilisateurs Fournisseurs internes Fournisseurs externes Organisation
  38. 38. Rôles et responsabilités Comité de pilotage •Niveau : Management du projet •3 rôles - Exécutif - Utilisateur senior - Fournisseur senior •Direction du projet •Reporting auprès - direction de programme (si elle existe) - direction générale de l’entreprise Caractéristiques importantes Il doit être •Crédible - après des autres directions notamment •Avoir autorité - être capable et en mesure de prendre les décisions nécessaires au projet •Etre capable de déléguer •Avoir une disponibilité suffisante Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 40 Organisation
  39. 39. Exécutif •Décideur du projet •Représente les intérêts du Business •Finance le projet •Doit s’assurer régulièrement du bon avancement du projet Utilisateur senior •Sa responsabilité est de représenter les intérêts des utilisateurs •Il est responsable de - la fourniture des spécifications ainsi que de leur qualité - la qualification des produits - la disponibilités suffisante des utilisateurs - des critères de mesure des bénéfices attendus Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 41 Organisation
  40. 40. Fournisseur senior •Sa responsabilité est de représenter les intérêts des fournisseurs internes ou externes à l’entreprise •Il est responsable de - fournir les compétences nécessaires - la qualité de réalisation des produits livrés - la faisabilité des solutions envisagées Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 42 Organisation
  41. 41. L’autorité de changements •Sous l’autorité du comite de pilotage •Elle est responsable d’accepter ou non les demande de changements ou les demandes hors-périmètre L’assurance projet •Sous l’autorité du comite de pilotage •Elle surveille le projet pour le compte du comite de pilotage : - couts, délais - risques - périmètre - bénéfices - qualité des produits •Elle intervient sous forme - audits / revue - observation de réunions projet •Assurance business : vérifie que le projet est bien rentable et capable de fournir les bénéfices attendus •Assurance Utilisateurs : vérifie la bonne transcription des besoins •Assurance fournisseur : vérifie la faisabilité technique et la bonne adéquation des équipes techniques Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 43 Organisation
  42. 42. Le chef de projet •Responsable - de la vie quotidienne du projet auprès du comité de pilotage, dans les limites fixées (couts, délai, qualité, périmètre) - de la demande au comité de pilotage de passer à l’étape suivante - de la planification des couts et délais - de l’attribution des unités d’oeuvre - faire produire les livrables dans les couts, délai et qualité spécifiés - assurer le suivi d’avancement - mettre en place les actions correctives - Met à jour les documents principaux : risques, communication, gestion de la configuration, qualité Le chef d’équipe •Est responsable de - la réalisation des produits qui lui sont alloués par le chef de projet - du respect des délais, des couts et de la qualité des produits/services •Dans le cas de projets de faible ampleur, rôle tenu par le chef de projet Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 44 Organisation
  43. 43. Le support projet •Dépend du chef de projet •A pour rôle d’assister le chef de projet dans - l’estimation et suivi des couts - l’estimation et suivi des délais - le suivi de la qualité - les comptes-rendus •Il tient à jour - les registres d’incidences - le registre des risques - le registre qualité Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 45 Organisation
  44. 44. Stratégie de communication Description •Document sous la responsabilité du chef de projet •Objectif : Décrire de façon précise - comment sera gérée la communication, - auprès de qui, - à quelle fréquence, - sous quelle forme •Nom : Communication Management Strategy Structure , Critères Structure •Communications Procedure •Tools and Techniques •Records •Reporting •Timing of Communication Activities •Roles and Responsibilities •Stakeholder Analysis •Information Needs Critères : •Tous les intervenants et parties prenantes devraient avoir été consultées pour établir leur besoins en informations •Les parties prenantes donneront leur validation sur le contenu, la forme, la fréquence, les destinataires •Une communication standard a été prévue •Le temps et les moyens pour effectuer ces communications ont été identifié et approuvé dans le Stage Plans •Le niveau formel et la fréquence est adaptée à l’importance du projet et à sa complexité •Si le projet fait partie d’un programme, les exigences et formes de communication demandées par le programme sont indiquées dans le document •Il sera réalisé par le département communication Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 46 Organisation
  45. 45. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 47 Questions Conséquences possibles 1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité de pilotage du projet ? A : exécutif , utilisateur principal B : Chef de projet , l'assurance du projet C : Chef de projet , utilisateur principal D : exécutif , l'assurance du projet 2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment disponible ? 3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une représentation de quels acteurs? A : business, utilisateur et fournisseur B : support, manager et busines C : support, gestionnaire et business D : entreprise, fournisseur et gestionnaire 4 Selon la gravité de la modification, à qui le comité de pilotage pourrait-il déléguer la gestion des demandes de changement ? A : Autorité des changements B : Chef d'équipe C : Exécutif D : Assurance projet 5 Il existe quatre niveaux de la structure de l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces niveaux se trouve en dehors du projet? A : Direction B : Direction d'entreprise / direction de programme C : Gestion D : Livraison Organisation ?
  46. 46. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 48 Questions Conséquences possibles 1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité de pilotage du projet ? A : exécutif , utilisateur principal Comme le Comité de pilotage est responsable de la prise de décisions au niveau des projets, il est important de veiller à ce que tous les intérêts sont représentés. L'exécutif représente l'entreprise, l'utilisateur principal les intérêt de l'utilisateur et le fournisseur principal les intérêt des fournisseurs. 2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment disponible ? 3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une représentation de quels acteurs? A : business, utilisateur et fournisseur Une équipe de gestion de projet qui réussit devrait avoir des représentants du business, utilisateur et fournisseur 4 Selon la gravité de la modification, à qui le comité de pilotage pourrait-il déléguer la gestion des demandes de changement ? A : Autorité des changements Selon la gravité de la modification, la demande de changement pourrait être traitée par la direction d'entreprise ou du programme; Le comité de pilotage du projet; Déléguer à une autorité de changement; Déléguer au gestionnaire du projet. 5 Il existe quatre niveaux de la structure de l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces niveaux se trouve en dehors du projet? B : Direction d'entreprise / direction de programme La Direction de l'entreprise ou du programme se trouve en dehors de l'équipe de gestion de projet. Les autres niveaux sont Direction, Gestion; Livraison. Organisation ?
  47. 47. Thème Qualité Quoi ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 49
  48. 48. Synthèse Objectif •Objectif : •Approche pour garantir - les produits sont conformes aux exigences de Business. - les bénéfices attendus seront atteint •Décrit dans le document Stratégie de management de la qualité (Quality Management Strategy) Document de référence Contenu : •Rôles et responsabilités •Procédure de management de la qualité •Enregistrement •Reporting •Calendrier, planning •Méthodes et outils Critères •La stratégie décrit en quoi les exigence de qualité des utilisateurs sera atteinte •Les moyens définis sont adéquats •La responsabilité de la qualité est un niveau plus haut que le chef de projet afin d’être indépendante •Elle est conforme aux processus qualité de l’entreprise •Elle est conforme aux processus qualité des fournisseurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 50 Qualité
  49. 49. Les niveaux Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 51 Management de la qualité Rôles, responsabilités, procédures Contrôle qualité Mesure de qualité sur les produits Planification de la qualité Spécification des produits, méthode de vérification de la conformité Assurance de la qualité Evalue de manière indépendante le projet dans l’optique de respect. Qualité Contrôle qualité Management Assurance qualité Planification
  50. 50. Assurance qualité •Les auditeurs peuvent faire partie de l’assurance qualité de l’entreprise •Indépendante du chef de projet •Le reporting se fait auprès du comité de pilotage •Comprend les points suivants 1.Planification qualité 2.Description projet 3.Description des produits Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 52 Planification qualité Description projet Description des produits Qualité Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  51. 51. Planification de la qualité La revue qualité a pour but de •Définir les spécifications des produits •Spécifier comment ces produits seront vérifiés pour déterminer leur conformité aux spécifications •Déterminer le responsable Descriptions des produits La description des produits comprend •La description du projet •Les description des produits individuellement Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 53 Qualité Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  52. 52. Planification de la qualité Description du projet Description projet •Réalisée par le chef de projet (processus Elaborer le projet) •Permet au comité de pilotage de décider de lancer ou non le projet •Est précisée lors de l’étape « Initialiser le projet » Contenu Contenu •Objet du projet •Périmètre •Pré-requis du projet •Compétences requises •Exigences qualité (vue utilisateurs, pas nécessairement mesurables) •Critères d’acceptation (mesurables) •Tolérances qualité •Méthode d’acceptation (procédure suivie par les clients) •Responsable de l’acceptation (et signature) Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 54 Qualité Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  53. 53. Planification de la qualité Description des produits Contenu •Titre •Objet •Composition •Compétences en développement nécessaires •Attente client en terme de qualité •Critère d’acceptation •Tolérance qualité •Méthode d’acceptation •Responsabilité de l’acceptation Critères •L’objet du produit est clairement exprimé •Les critères d’acceptation balayent les critères clés des parties prenantes •Est défini le nb d’utilisateurs, les systèmes opérationnels et la maintenance •Tous les critères sont mesurables •Les critères sont réalistes dans leur ensemble •(ex : très haute qualité, délai très brefs, faible prix sont sans doute incompatible) •Les attentes qualité ont pris en compte le système qualité de l’entreprise, des fournisseurs, les caractéristiques techniques des composants utilisés •A mesure du niveau de satisfaction des utilisateurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 55 Qualité Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  54. 54. Contrôle qualité 3 niveaux successifs •Vérification qualité du produit - sur chaque produit - enregistré par le support projet •Approbation du produit par le responsable qualité - enregistré par le support projet •Acceptation par le client lorsque les livrables sont transférés au client qui réceptionne selon ne procédure d’acceptation définie. A noter que cette procédure de réception/approbation fait souvent l’objet d’un description dans un contrat Registre qualité Créé par le chef de projet pendant le processus « Initialiser un projet » Comprend les informations suivantes : •Ref qualité •Ref produit •Nom produit •Méthode qualité utilisée •Roles and Responsabilités (nom, rôle) •Activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle) •Cloture de l'activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle) •Résultats •Renvoi vers enregistrement qualité Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 56 Qualité
  55. 55. Stratégie de management de la qualité Objectif Objectif •Décrire comment sera gérée l’approche qualité Contenu : •Rôles et responsabilités •Procédure de management de la qualité •Enregistrement •Reporting •Calendrier, planning •Méthodes et outils Critères Critères •La stratégie décrit en quoi les exigence de qualité des utilisateurs sera atteinte •Les moyens définis sont adéquats •La responsabilité de la qualité est un niveau plus haut que le chef de projet afin d’être indépendante •Elle est conforme aux processus qualité de l’entreprise •Elle est conforme aux processus qualité des fournisseurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 57 Qualité
  56. 56. Enchainement des activités Client Exigence qualité clients Critères d’acceptation Description projet Enregistrement acceptation Projet Stratégie de management qualité Description des produits Registre qualité Produits Enregistrement qualité et acceptation Qualité Critères de tolérance Méthodes qualité Responsabilité qualité Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 58 Qualité Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  57. 57. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 59 Questions 1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité du fournisseur principal en ce qui concerne le thème de la qualité? 1.Approuver la description du projet produit 2.Approuver la stratégie de gestion de la qualité 3.Approuver les descriptions de produits pour les produits clés. 4.Monter des dossiers de qualité 2 Quel rôle tient le registre de la qualité? 1.Fournisseur senior 2.Exécutif 3.Support projet 4.Assurance projet 3 Quels sont les deux rôles qui doivent être indépendants les uns des autres? 1.Chef de projet et Support projet 2.Chef de projet et chef d'équipe 3.Assurance projet et chef de projet 4.Support projet et assurance projet 4 Quelle responsable qualité, personne/groupe, peut être identifié comme qualifié et autorisé à approuver un produit complèt et adapté à l'objectif ? 1.Producteur 2.Relecteur 3.Approbateur 4.Editeur Qualité ?
  58. 58. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 60 Questions 1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité du fournisseur principal en ce qui concerne le thème de la qualité? Monter des dossiers de qualité Le montage des dossiers de qualité est une responsabilité du chef d'équipe. 2 Quel rôle tient le registre de la qualité? Support projet Bien que le rôle de soutien du projet peut être effectué par le chef de projet, les rôles sont cependant distinct pour PRINCE2. Le support projet est responsable du soutien administratif au jour le jour du projet, y compris pour les tâches telles que la gestion de la configuration et la tenue du registre de la qualité. 3 Quels sont les deux rôles qui doivent être indépendants les uns des autres? Assurance projet et chef de projet L'assurance projet est rattachée au comité de pilotage 4 Quelle responsable qualité, personne/groupe, peut être identifié comme qualifié et autorisé à approuver un produit comme complet et adapté à l'objectif ? Approbateur Un approbateur est une personne/un groupe (par exemple un comité directeur du projet) identifié comme qualifié et autorisé à approuver un produit comme étant complet et adapté à l'usage. Qualité ? Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  59. 59. Thème Planification Comment ? Combien ? Quand ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 61
  60. 60. Objectifs •Le macro-planning est élaboré sur la base de la liste des livrables produit •Gérer les coûts, les délais, les affectations de ressources •Communiquer l’état du projet auprès des parties prenantes Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 62 Planification
  61. 61. Niveaux de planification 3 niveaux de planification •Planning projet •Planning de phase •Planning d’équipe •En parallèle : planning d’exception en cas de dépassement des tolérances accordées Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 63 Plan Programme Plan Projet Plan Phase 1 Plan d’équipe Plan d’exception Planification Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  62. 62. Tolérances •Des contraintes sont fournies par un niveau plus haut à un niveau en dessous. •Ces contraintes sont fournies avec une marge de tolérance. •Exemple en terme de planning : Le comite de pilotage au chef de projet un date d’achèvement du projet dans 12 mois, avec une tolérance de 3 mois avant et 1 mois après. •Ces tolérances peuvent être de nature diverses : par exemple - Délai - Couts - Niveau de qualité -Périmètre Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 64 DG ou Programme Comité de pilotage Chef de projet Chef d’équipe Date d’achèvement du projet : 31/12/2014 Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois Date d’achèvement du projet : 31/11/2014 Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois Date d’achèvement des produits / lots : en adéquation avec 31/10/2014 Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois Planification
  63. 63. Plan projet •Créé par le chef de projet dans la phase « Initier le projet » •Actualisé par le chef de projet lors du process « Gérer une limite de phase » Plan de phase Objectif •Le plan de la phase « Initialiser le projet » détaille les actions à effecteur pour créer les livrables de cette phase •A chaque fin de phase, dans le process « Gérer une limite de phase », préciser le plan de la phase suivante •Ces plans sont mis à jour par le chef de projet dans le process « Contrôler une phase » •Le comite de pilotage examine le plan de chaque phase pour donner son accord pour continuer Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 65 Planification Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  64. 64. Plan d’équipe •Mis à jour par le chef d’équipe dans le processus « Gérer les livraisons ». •Objectif : Détailler la planification fine des équipes. •Optionnel si le plan de phase contient suffisamment d’informations Plan d’exception •Un plan d’exception est destiné à remettre à flot un projet lorsque celui- ci dépasse des tolérances fournies •Ces tolérances peuvent être Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 66 Planification
  65. 65. Contenu d’un plan projet Contenu •Description •Type de plan concerné : plan projet / plan de phase / plan d’équipe / plan d’exception •Périmètre concerné •Pré-requis •Dépendances externes •Hypothèses prises •Disponibilité de ressources, etc… •Retour d’expérience (leçons apprises) •Avancement et contrôle •Budgets •Financier + charge de travail •Tolérances •Cout, délai, périmètre •Description produits •Base de la planification •Planning •Checklist des produits •Gantt, … Critères •Le plan est réalisable •Les estimations ont été faite en consultant les ressources concernées et les données de retour d’expérience •Les chefs d’équipes valident la faisabilité du plan pour leur équipe •Le niveau de détail est approprié (pas trop global, pas trop détaillé) •Le plan est conforme au plan programme ou au plan de l’entreprise •Le plan prend en compte les contraintes légales et réglementaires •Le plan intègre les activités nécessaire à la réalisation du produit mais aussi et éléments de management (contrôle qualité, etc…) •Le plan intègre les éléments de la stratégie de management de la qualité, le management de la configuration, la stratégie de gestion des risques et l’approche projet •Le plan intègre les éléments de contrôle du projet (Document d'initialisation projet) Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 67 Planification Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  66. 66. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 68 Questions 1 Pour lequel de ces niveaux de régime, un Plan d'Exception peut être produit ? A.Plan d'équipe B.Plan de revue de bénéfices C.Plan projet D.Plan programme 2 Parmi les plans suivants, lequel est optionnel ? A.Plan de phase (ou d'étape) B.Plan d'équipe C.Plan-projet D.Plan d'exception 3 PRINCE2 recommande trois niveaux de plan pour couvrir les différents niveaux de gestion. Lequel de ces ne correspond pas à l'un de ces niveaux ? A.Plan projet B.Plan d'étape (ou phase) C.Plan d'équipe D.Plan qualité 4 Quel document peut être décrit comme une liste des principaux produits d'un plan, avec les dates clés de livraison ? A.Description produit B.Enregistrement d'un item de configuration C.Checklist produit D.Plan projet 5 Lequel des énoncés suivants est un avantage de la planification basée sur le produit ? A.Minimise les besoins en ressources en réduisant les temps perdus. B.Supprime la nécessité d'une planification basée sur les activités/taches. C.Supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients D.Les produits seront livrés à temps et pour le budget prévu. Planification ?
  67. 67. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 69 Questions 1 Pour lequel de ces niveaux de régime, un Plan d'Exception peut être produit ? Plan de revue de bénéfices Les plans d'exception sont uniquement créés pour remplacer un plan-projet ou un plan de phase. 2 Parmi les plans suivants, lequel est optionnel ? Plan d'équipe Un plan de l'équipe est produit par un chef d'équipe pour faciliter l'exécution d'un ou plusieurs lots de travaux. Plans de l'équipe sont en option; leur besoin et le nombre sera déterminé par la taille et la complexité du projet et le nombre de ressources nécessaires. 3 PRINCE2 recommande trois niveaux de plan pour couvrir les différents niveaux de gestion. Lequel de ces ne correspond pas à l'un de ces niveaux ? Plan qualité Bien que la qualité est une activité au sein de PRINCE2, il n'y a pas de document formel de plan de la qualité. 4 Quel document peut être décrit comme une liste des principaux produits d'un plan, avec les dates clés de livraison ? Checklist produit Une liste de produits est une liste des principaux produits d'un plan, avec les dates clés de leur livraison. 5 Lequel des énoncés suivants est un avantage de la planification basée sur le produit ? Elle supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients En impliquant les utilisateurs dans la spécification de leurs exigences et de leurs attentes, la possibilité d'ambiguïté devrait être largement éliminé. Planification ? Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  68. 68. Thème Gestion des risques Quelles conséquences ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 70
  69. 69. Préambule La gestion des risques est une élément essentiel qui distingue un processus routinier d’un projet. Savoir gérer un projet, c’est savoir en gérer les risques Les risques désignent des évènements non envisagés. Ils peuvent être - négatif (cas habituel) - positif : on parle alors d’opportunité Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 71 Risques
  70. 70. Stratégie de management des risques Contenu •Procédure de management des risques •Outils et techniques •Brainstorming, retour d’expériences, checklist de risques •Enregistrement •Un registre central des risque est tenu à jour par le chef de projet •Reporting •Définit la communication à effectuer : auprès de qui, quand, quoi •Planning des activités de management des risques •Rôles et responsabilités •Le comité de pilotage prend les décisions sur les risques dont il est informé par le chef de projet •Le chef de projet a la responsabilité de mettre e oeuvre les actions en maitrise de risques décidées •Proximité •Imminent / durant cette étape / en cours de projet / après projet •Echelles •Quels choix d’échelle à prendre : faible/moyen/fort % 0-1-2-3-4-5 (extrême) •Catégories de risques •Classification à définir pour le projet •Par exemple : couts, délais, technologique, social, légal/réglementaire, … •Catégorie de réponse aux risques •Comment le projet va réagir à ce risque. Par exemple •pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager •pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager •Indicateurs d’alertes •Retard, surcout, décision en attente, … •Tolérances •Au-delà desquelles, il faut remonter le risque à un niveau supérieur •Budget associé aux risques •Budget sur lequel vont s’imputer les actions en maitrise de risques Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 72 Risques Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  71. 71. Registre de risques •Identifiant •Auteur (Personne qui a identifié le risque) •Date d'enregistrement •Catégorie de risques • par exemple: délai, cout, légal, … •Description du risque •Cause du risque •Effet du risque •Impact & cout estimé •Probabilité de survenance •Valeur de risque •Cout estimé * probabilité •Proximité •Imminent / dans cette étape / durant le projet •Type de réponse •pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager •pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager •Réponse (Actions décidées) •Statut (actif / clos) •Responsable de la gestion du risque Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 73 Risques
  72. 72. Procédure de management des risques Identification des risques •Identification des risques de contexte •Caractéristiques de l’environnement •Milieu difficile •Caractéristiques du projet •Nb d’intervenants, nb de produits, nb de taches, performances … •Equilibre du triangle cout/délai/qualité •Identification des risques individuels •Positif (opportunité) •Négatif sur le projet Evaluation du risque • Evaluer tous les risques listés •Evaluer l’impact sur : couts, délais, qualité, périmètre, bénéfices •Cette évaluation est faite régulièrement lors du process « Gérer une limite de phase » Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 74 Identification du risque Evaluation du risque Planification des actions en maitrise de risques Mise en oeuvre des actions en maitrise de risques décidées Communiquer Risques Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  73. 73. Planification des actions en maitrise de risques •Les actions types pour les risques négatifs pour le projet sont •Eviter •Réduire •La probabilité et/ou l’impact •Transférer le risque •La sous-traitance en est un exemple •Accepter •Partager •Par exemple au travers d’un GIE •Mettre en oeuvre une solution de repli ou de contournement •Les actions types pour les risques positifs (opportunités) pour le projet sont •Rejeter •Exploiter •Partager •Augmenter (l’impact ou le nb d’occurrence) Mise en oeuvre des actions en maitrise de risques •Le chef de projet est responsable de la mise en oeuvre des solutions décidées •Chaque risque a un responsable chargé de surveiller et mettre en oeuvre Communication •Le chef de projet est responsable de la communication Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 75 Risques
  74. 74. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 76 Risques ? Questions 1 A quoi servira le budget de risque ? 1.A administrer le registre des risques 2.A des réponses spécifiques pour traiter les risques et opportunités 3.L'évaluation des risques du projet et la planification 4.Déficit de l'estimation des coûts de développement des produits du projet 2 Laquelle de ces actions en maitrise de risque conduit à ce qu'un tiers prenne la responsabilité du risque ? 1.Réduire 2.Eviter/rejeter 3.Partager 4.Transférer 3 Quelle réponse en terme de gestion du risque est définie comme« S'assurer que l'occasion va se passer et que l'impact sera réalisé" ? 1.Transférer 2.Partager 3.Solution de repli 4.Exploiter 4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour désigner la personne responsable de la gestion, du suivi et du contrôle des risques ? 1.Manager des risques 2.Moniteur de risques 3.Propriétaire du risque 4.Dépositaire des risques
  75. 75. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 77 Risques ? Questions 1 A quoi servira le budget de risque ? A des réponses spécifiques pour traiter les risques et opportunités Un budget de risque, s'il est utilisé, est une somme d'argent incluse dans le budget du projet et mis de côté pour financer les mesures de gestion spécifiques aux menaces et opportunités du projet. 2 Laquelle de ces actions en maitrise de risque conduit à ce qu'un tiers prenne la responsabilité du risque ? Transférer On transfert à un tiers tout ou partie du risque. 3 Quelle réponse en terme de gestion du risque est définie comme« S'assurer que l'occasion va se passer et que l'impact sera réalisé" ? Exploiter Par exemple, si une meilleure version du logiciel utilisé par le projet est prévue, le Conseil du projet peut retarder le projet pour en profiter. 4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour désigner la personne responsable de la gestion, du suivi et du contrôle des risques ? Propriétaire du risque Un propriétaire de risques est la personne nommée qui est responsable de la gestion, du suivi et du contrôle de tous les aspects d'un risque particulier qui lui est assigné. Ce n'est pas nécessairement la personne qui est responsable de l'origine du risque. Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  76. 76. Thème Changements Quels impacts ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 78
  77. 77. Introduction Des changements peuvent intervenir tout au long du projet et sont de nature variés : - Changement de périmètre - Changement de technologies - Changement de réglementations - etc.. Les changements doivent être maitrisés - Le projet doit être informé de la nécessité d’un changement ou doit l’avoir détecté (ex : changement de réglementation impactant une partie du projet) - Les impacts doivent être évalués - Le changement doit être décidé - il doit être mis en oeuvre. Un outil essentiel : La gestion de configuration est un des outils permettant de maitriser les changements à apporter dans tos les aspects du projet : - documentation - code de programme - version des tests / des scénarios de test Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 79 Changements
  78. 78. Gestion de configurations Description Objectif •Avoir un ensemble d’éléments cohérents entre eux Référence •Désigne un cliché figé d’une configuration que l’on souhaite protéger contre les modifications •Seules des modifications autorisées peuvent être faites Release •Ensemble complet et cohérent des produits livrés et testés auprès des utilisateurs Eléments de configuration •Tout composant, produit entrant dans le cadre d’une release Eléments entrants dans le cadre de la gestion de configuration •Tout ou presque entre dans le cadre de la gestion de configuration •Les données liées aux produits •Les dossiers de spécification •Les codes de programmation •Les jeux de tests •Etc.. •Les données de management •Le business Case •Le brief projet •La description projet •Etc… Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 80 Changements Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  79. 79. Types de changements Demandes de changement •Pour une demande de changement sur un produit référencé (et figé) •Autorisation de changement •Modification du produit et de sa documentation Hors-spécification •Désigne •Produit manquant •Produit non conforme aux spécifications Autres incidences •Toutes les autres demandes de changement Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 81 Demandes de changement Autres incidences Hors spécification 3 types Enregistrement de la demande Demande formelle Demande informelle Registre des incidences (« issue ») Relevé quotidien (« daily log») Changements
  80. 80. Autorité des changements •L’autorité des changements est une personne ou un groupe à qui le comité de pilotage a délégué une partie de sa fonction de décision à l’égard des changements. •Cette délégation est peut être limitée - en terme de couts - en terme de délais - en terme de périmètre - en terme de changements engendrés dans l’organisation future de l’entreprise •L’autorité de gestion des changements peut être définie à plusieurs niveaux dans la « stratégie de gestion de configuration » : - comité de pilotage - autorité des changement - chef de projet Niveau d’autorisation Coût Délais … Comité de pilotage 50 k€ 2 mois Autorité des changements 15 k€ 4 sm Chef de projet 5 k€ 2 sm Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 82 Direction générale Management de programme Comité de pilotage Autorités des changements Chef de projet Niveau d’autorité Changements
  81. 81. Budget des changements •Le projet peut comprendre un budget changement pour tout le projet •Le comité de pilotage peut décider d’allouer un budget changement à l’autorité des changements •Avantage : éviter de demander la validation du comité de pilotage pour chaque demande, même faible •Avec des contraintes et des limites Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 83 Changements Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  82. 82. Procédure de contrôle des changements Qui Quoi Où •Demande informelle  Relevé quotidien •Demande formelle  Registre des incidences Chef de projet •Impact sur la performance ? (bénéfice, cout, délai, qualité, risques, périmètre) •Impact sur l’environnement ? •Impact sur les parties prenantes (business, utilisateurs, fournisseurs) Chef de projet •Au minimum 2 options •Impact sur la performance •Avantages / effets sur performance •Si une option dépasse la tolérance  rapport d’exception Chef de projet •Choix d’une option •Si l’option est dans son budget et ses limites  mise en oeuvre sinon : rapport d’exception à l’autorité de changement ou comité de pilotage •Relevé quotidien •Registre des incidences Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 84 Relever la demande Examiner les impacts Proposer des options Décider d’une option Mettre en oeuvre Changements
  83. 83. Procédure de gestion des configurations Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 85 Activités Qui Quoi Où Chef de projet •Décider du niveau de détail du suivi •Quels moyens de protection contre les modifications non autorisées ? •Qui sera en charge de mettre à jour et communiquer sur le statut des produits ? •Stratégie de gestion de configuration Chef de projet •Répertorier les éléments qui seront suivis •Créer un enregistrement de configuration pour chaque Support projet •Une autorisation préalable est nécessaire pour toute modification du produit Support projet •Résumé de toutes les informations sur le statut des produits Assurance projet •Vérification de la validité des informations enregistrées Planification Identification Contrôle Suivi du statut Audit et vérifications Changements Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  84. 84. Enregistrement de configuration Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 86 Identifiant projet Identifiant item Version actuelle Titre de l’item Détail Date de dernière maj du statut Propriétaire Location Détenteur de copies Type d’item •Composant / produit / release Utilisateurs Statut •En attente de développement / en cours de développement / en revue / approuvé / Responsable •De la fourniture de l’item Relations avec les autres items •Items qui seraient affectés par le changement de cet item •Items qui affecteraient cet items s’ils étaient modifiés Cross références •Risques •Documentations (design, build, production, …) Changements Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  85. 85. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 87 Changements ? Questions 1 Lequel de ces n'est pas un type de question ? 1.Hors-spécification 2.Menace 3.Problème / préoccupation 4.Demande de changement 2 Quel terme est utilisé pour désigner une entité soumise à la gestion de la configuration, qu'elle soit un composant de produit, un produit ou un ensemble de produits ? 1.Procédure de changement 2.Autorité de changement 3.Elément de configuration 4.Budget de changement 3 Qu'est ce qui peut être défini comme l'activité technique et administrative traitant de la création, de l'entretien et du contrôle des changements de configuration tout au long de la vie d'un produit ? 1.Procédure de changement 2.Gestion de configuration 3.Autorité de changement 4.Budget de changement
  86. 86. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 88 Changements ? Questions 1 Lequel de ces n'est pas un type de question ? Menace Une menace est un type de risque. Des questions ont déjà eu lieu. Les risques ont une probabilité de se produire à l'avenir. 2 Quel terme est utilisé pour désigner une entité soumise à la gestion de la configuration, qu'elle soit un composant de produit, un produit ou un ensemble de produits ? Elément de configuration Un élément de configuration est une entité soumise à la gestion de configuration. Une release est un ensemble complet et cohérent de produits. 3 Qu'est ce qui peut être défini comme l'activité technique et administrative traitant de la création, de l'entretien et du contrôle des changements de configuration tout au long de la vie d'un produit ? Gestion de configuration La gestion de configuration est l'activité technique et administrative traitant de la création, de l'entretien et du changement de configuration tout au long de la vie d'un produit. Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  87. 87. Thème Progression Où en sommes-nous ? Quel est l’avancement ? Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 89
  88. 88. Le contrôle est un des 3 éléments essentiel de Prince2. Ce contrôle permet de s’assurer en permanence que le projet progresse vers les objectifs fixés. Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 90 •Objectifs de couts, délais, périmètre, qualité, risques, bénéfices attendus  Plan projet  Business Case  Description projet Utiliser •Rapports de progression pour comité de pilotage •Rapport de fin de phase •Rapport de fin de projet Fixer les objectifs Rendre compte Prendre des décisions efficace et opportunes •Des décisions prises au bon niveau •Management par exception •Management par phase Progression
  89. 89. Les phases Avantages du travail par phases •Le comité de pilotage peu contrôler le projet sans y passer trop de temps •La planification est détaillée uniquement pour la phase suivante •Il permet le travail par exception ; le comité de pilotage ne s’implique dans le projet que si les tolérances sont dépassées et que la phase est en exception 2 types de phases •Phase de management •Portion de projet pour laquelle le chef de projet a reçu délégation du comité de pilotage •Phase technique •Ex : spécification, développement, qualification, intégration, … Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 91 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Exigences SFG SFD Spec Qualif Dév Qualif Phase de management Phase techniques Progression
  90. 90. Les contrôles Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 92 Comité de pilotage Chef de projet Autoriser l’initialisation Autoriser le projet Rapport de progression Exception Approbation de la progression Autoriser une phase Autoriser un plan d’exception Autoriser la clôture du projet Processus « Diriger le projet » Rapport de fin de phase Progression Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  91. 91. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 93 ? Progression Questions 1 Après quel projet le comité de pilotage va-t-il examiner un plan de de phase ou un plan d'exception, et peut-il soit approuver le plan ou déclencher la fermeture prématurée du projet ? 1.Initialiser un projet 2.Diriger un projet 3.Gérer une limite de phase 4.Clôturer un projet 2 Si le comité de pilotage demande que le rapport de progression soit envoyé à des personnes en dehors du projet, où cela sera-t-il documenté ? 1.Registre des risques 2.Stratégie de management de la configuration 3.Stratégie de management de la communication 4.Business Case 3 Dans lequel de ces moyens, le thème Progression soutient-il le principe du management par exception ? 1.Prévoir des étapes techniques qui peuvent se chevaucher. 2.S'assurer que des points de décision sont prévues tout au long du projet pour garantir la viabilité du projet. 3.Recommander des mesures susceptibles d'améliorer les résultats futurs du projet. 4.Délégation de compétence au chef de projet sur une base "étape par étape"
  92. 92. Questions / Pistes de réflexion Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 94 ? Progression Questions 1 Après quel projet le comité de pilotage va-t-il examiner un plan de de phase ou un plan d'exception, et peut-il soit approuver le plan ou déclencher la fermeture prématurée du projet ? Gérer une limite de phase Après le processus Gérer une limite de phase, le comité de pilotage examine un plan de phase ou un plan d'exception, et peut soit approuver le plan ou déclencher la fermeture prématurée du projet. 2 Si le comité de pilotage demande que le rapport de progression soit envoyé à des personnes en dehors du projet, où cela sera-t-il documenté ? Stratégie de management de la communication Dans le document de Stratégie de management de la Communication, le comité de pilotage peut demander que des exemplaires du rapport de progression soit envoyé à d'autres parties externes au projet. 3 Dans lequel de ces moyens, le thème Progression soutient-il le principe du management par exception ? Délégation de compétence au chef de projet sur une base "étape par étape" En règle générale, le principe de la gestion par exception utilise six types de tolérance contre laquelle un projet peut être contrôlée. La répartition des tolérances suit les quatre niveaux de la forme de l'équipe de gestion de l'entreprise ou d'un programme de gestion de projet à l'équipe de gestion. Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : joseph.szczygiel@gmail.com
  93. 93. Fin des 7 thèmes N’hésitez pas à me contacter et à me faire part de vos commentaires et suggestions : joseph.szczygiel@gmail.com Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 95

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