Le document présente des recommandations pour gérer efficacement les emails professionnels afin d'optimiser la relation client. Il aborde des outils tels que les webmails et clients de messagerie, la création d'adresses emails professionnelles, et l'importance de la personnalisation des communications. Il décrit également le cycle du voyageur et suggère l'utilisation de réponses standardisées pour améliorer la communication avec les clients avant, pendant et après leur séjour.

1. aunis-maraispoitevin.com
aunis-pro-tourisme.fr
Juliette Grinard – ANT OTAMP
“ Je gère ma relation client
via l’email”
29 Janvier 2015

2. Juliette
Animatrice
Numérique de Territoire
Petit tour de table…
Comment sont gérés vos emails ?

3. Plus qu’un outil pratique…
L’email peut vous permettre d’optimiser
votre relation client et
de développer votre activité
L’email

4. Quelques principes de base à
garder en mémoire…

5. Vos emails peuvent être créés :
 Chez votre fournisseur d’accès
 Chez votre prestataire hébergement
 Sur une plateforme d’email gratuite ou payante
Ce qu’il faut avoir en tête :
 Capacité de stockage
 Sécurité et sauvegarde
Comment gérer ses
emails pro ?

6. Nos recommandations :
Réservez votre adresse email à l’usage professionnel !
Utilisez une adresse de type :
contact@domaine-du-marais.fr
Plutôt que :
domaine-du-marais@wanadoo.fr
Comment gérer ses
emails pro ?
Utilisez le nom de
domaine de votre site
Internet !!

7. Les « webmails »
C’est une interface web, rendant possible la consultation
et la manipulation de vos emails directement depuis votre
navigateur Internet.
Les clients messagerie
La consultation et la manipulation des emails se fait sur
un logiciel installé sur votre ordinateur.
Les plus connus : Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird
Quel outil pour gérer ses
emails pro ?

8. Recommandation :
Utilisez un bon webmail (type gmail !) ou un client
messagerie sur votre ordinateur principal.
Il vous permettra :
 de trier et archiver vos emails
 de mettre des « étiquettes »
 de préparer des réponses standardisées
 d’insérer automatiquement votre signature
Quel outil pour gérer ses
emails pro ?

9. Laissez vous la possibilité de consulter vos emails
« partout et tout le temps » grâce aux outils
mobiles (Smartphone, tablette).
Quel outil pour gérer ses
emails pro ?

10. Créer une signature d’email riche !
Cas pratique N°I

11. Bien comprendre la problématique
Les possibilités d’enrichir sa signature sont très limitées sur vos
outils de gestion d’email…
Insérer des images dans un email c’est pas si évident que ca !
Il faut s’assurer que votre
destinataire la verra de la même
façon que vous.

12. Quel contenu pour sa signature ?
 Le contact, nom prénom…
 Votre logo, une image…
 Votre adresse
 Le lien vers votre site Internet
 Le lien vers votre page Facebook, Google+ ou autre réseau

13. A vous de jouer !
 Utilisez le navigateur Internet : Mozilla
 Téléchargez le module Wistamp
 Créez votre adresse à l’aide de l’éditeur
 Insérez l’adresse obtenue dans votre outil de gestion d’email

14. Le cycle du voyageur
 AVANT le séjour : Séduire, rassurer, informer en général
 PENDANT le séjour : Accueillir, Informer en particulier
 APRES le séjour : Remercier, Susciter des avis
En dehors de l’acte de réservation
 Recherche de nouveaux clients
 Communiquer avec ses anciens clients
Les différents usages de l’email

15. Le Cycle du voyageur
Le 1er contact
Le mail de réservation
Le mail de pré-accueil
Le mail de remerciement

16. Avant le séjour
Le 1er contact
 Répondez VITE
 Donnez de l’information en restant séduisant
 Personnalisez la réponse (sur le ton, sur le fond,
sur la forme.)

17. Le 1er contact

18. Avant le séjour
La confirmation de réservation
Rappelez lui les infos importantes :
 Les services de votre prestation
 Des suggestions d’activités - visites
 Les grandes manifestations lors de leur séjour

19. La confirmation de réservation

20. Avant le séjour
Le pré-accueil
 Rappelez la réservation
 Donnez de l’information pratique (plan d’accès,
heure de RV, services et équipements…)
 Donnez de l’information sur la destination (Météo
prévue, suggestions visites et animations…)

21. Le mail de pré-accueil

22. Après le séjour
Le mail de remerciement
 Remerciez le de sa venue !
 Proposez lui de restez en contact et de suivre vos
actualités
 Proposez lui de déposer un avis sur un site où vous
maîtrisez votre fiche

23. Le mail de remerciement

24. Le mail de remerciement

25. Créer des réponses standardisées
ET enrichies
Cas pratique N°II
 Rédigez un modèle d’email en choisissant une des 4 étapes
 Intégrez le sous forme de réponse standardisée dans votre
outil de gestion des emails

26. Quelques outils avant de commencer
Raccourcir une adresse :
Evitez les liens qui font 3 lignes !
Raccourcissez votre lien avent de l’insérer
www.goo.gl
Créer un « bouton » pour appel à l’action
www.picmonkey.com
Taille 115*30
Utilisez un éditeur HTML, comme Mailjet
Créer un itinéraire avec Google Maps

27. Créer une réponse standardisée
avec Gmail
Tutoriel vidéo, pour créer une réponse standardisée avec Gmail :
http://www.youtube.com/watch?v=23RPptxqfQo#t=175
 Cliquez sur puis « paramètres » puis « Labos »
 Cliquez sur « Activer » les réponses standardisées puis « enregistrer »
 Cliquez sur « Nouveau message » puis rédiger votre email
 Cliquez sur la flèche en bas à droite puis sur « Nouvelle réponse
standardisée »
 Pour l’utiliser, cliquez sur « Nouveau message » puis « réponses
standardisées » puis « insérer »

28. Créer une réponse standardisée
Thunderbird
 Cliquez sur « Ecrire un nouveau message »
 Rédigez votre email
 Cliquez sur « Enregistrez comme modèle »
 Pour l’utiliser, cliquer sur « Modèle » dans la colonne de
gauche
Pour en savoir plus sur l’utilisation de Thunderbird :
http://www.youtube.com/playlist?list=PL775AEFC5BDEA46AC

29. Créer une réponse standardisée
avec Outlook
 Cliquez sur « Nouveau message »
 Rédigez votre email
 Cliquez sur « Enregistrez sous »
 Choisissez le type de format « Modèle Outlook »
 Pour l’utiliser, allez dans le menu « outil » puis « Formulaires »
/ « Choisir un formulaire » / « Modèles dans fichier système »

30. Initiation à l’emailing
Pour envoyer un email a un groupe de plusieurs
destinataires, les règles changent !
Pourquoi ?
Parce que les fournisseurs d’accès et les outils de
gestion d’email ont mis en place des barrières
pour lutter contre le SPAM

31. Quelques outils d’ emailing
2 outils gratuits :
Mail Jet (200 emails par 24h)
Mail Chimp (12.000 emails / mois)
Un outil pour :
 Optimiser la « delivrabilité » de vos messages
 Obtenir des statistiques
 Optimiser l’affichage grâce à l’éditeur l’HTML
 Respecter la réglementation en intégrant un lien de
désabonnement

32. aunis-maraispoitevin.com
aunis-pro-tourisme.fr
Juliette Grinard – ANT OTAMP
Retrouvez tous les supports de
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aunis-pro-tourisme.fr
Merci !