Contenus et données à l'heure de la transformation numérique

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Résultats de l'enquête de KnowledgeConsult et l'EDB sur les contenus et les données à l'heure de la transformation numérique.

Présentation réalisée lors d'i-expo le 12 juin 2014

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Contenus et données à l'heure de la transformation numérique

  1. 1. Gilles BALMISSE Directeur Associé +33.(0)6.03.45.35.95 gilles.balmisse@knowledgeconsult.fr Contenus et Données à l’heure de la transformation numérique 12 juin 2014
  2. 2. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 LA TRANSFORMATION NUMERIQUE 2
  3. 3. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 La transformation numérique est un concept parapluie… 3 …qui synthétise l’approche d'utilisation par les organisations des technologies numériques existantes et à venir pour leurs besoins internes et externes. Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des voies à des manières différentes de : • se positionner par rapport à leurs parties prenantes et • travailler.
  4. 4. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 La transformation numérique : D’où vient-elle ? 4 1965 1990 1995 2000 2005 1980 2010 Transformation Numérique Informatique • Approche : Analyse fonctionnelle et organique • Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données • Technologie : Mainframe Système d’information • Approche : Méthode de conception • Logiciel : Base de données relationnelles • Technologie : Minis / Micros Progiciel • Approche : Paramétrage et adaptation • Logiciel : ERP • Technologie : Réseaux locaux Groupware • Approche : Conception itérative • Logiciel : Lotus Notes / Exchange • Technologie : Client - Serveur Web • Approche : Design • Logiciel : Intranet / Extranet • Technologie : Internet Web 2.0 • Approche : Méthode agile (SCRUM) • Logiciel : Blog / Wiki… • Technologie : Saas / Mashup Social Business • Approche : Utilisation sans conception • Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise • Technologie : Terminaux mobiles / Cloud
  5. 5. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 La transformation numérique : quelles sont les principales technologies mises en jeu ? 5 Collaboration InfrastructureProcessus • Digital workplace • Terminaux mobiles • Objets / Systèmes connectés • Cloud • ERP • Big data • Visualisation des données et des informations (Dataviz / Infoviz) • Médias sociaux • Plateformes m-commerce • Big Data • Web TV Internet Expérience client • Portail • Search Based Applications • Réseaux Sociaux d’Entreprise • Ateliers digitaux • Web Conferencing
  6. 6. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 La transformation numérique : pourquoi parle-t-on de transformation ? 6 • Cible : connue • Etendue : limitée • Profondeur : faible • Rythme : progressif • Mode de gestion : imposé ou co- construit • Planification : ponctuelle Changement incrémental • Cible : connue pour l’essentiel • Etendue : variable • Profondeur : forte • Rythme : rapide le plus souvent • Mode de gestion : imposé • Planification : globale Transition • Cible : inconnue pour l’essentiel • Etendue : large • Profondeur : forte • Rythme : rapide • Mode de gestion : co-construit • Planification : par séquence Transformation
  7. 7. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 PRESENTATION DE L’ENQUETE 7
  8. 8. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Objectifs de l’enquête 8 L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont cette dimension est prise en compte dans les organisations à l'heure actuelle en termes de : Dispositifs Fonctions Gouvernance La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale
  9. 9. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Intervenants sur l’enquête 9 Dépouillement et analyse des résultats Définition et gestion de l’enquête en ligne Réalisation d’entretiens Initialisation, définition de l’enquête et formalisation du guide d’entretien et du questionnaire pour l’enquête en ligne Dépouillement et analyse des résultats Réalisation d’entretiens Identification des interlocuteurs
  10. 10. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 PROFIL DES REPONDANTS 10
  11. 11. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Profils des répondants 11 N = 83 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Analyste Chargé d'étude Chargé de marketing Chargée de communication visuelle Chef de projet Documentaire Consultant MOA GED Correspondant informatique Dirigeant Document controller Documentaliste DSI En reconversion Expert documentaliste Gestionnaire de contenu Haut Fonctionnaire MOA SI Record Manager Resp Veille Resp. Bibliothèque Resp. Communication Resp. Documentation Resp. Gestion de l'information Resp. Gouvernance de l'information Resp. KM Resp. Record Management Secrétaire Général Webmaster
  12. 12. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Types d’organisations et secteurs représentés 12 N = 66 Grandes Entreprises 47% Petites et Moyennes Entreprises 27% Organisations publiques 26% Banque - Finance - Assurance 16% Ministère - Organisme public 18% Industrie 12% Energie 7% Ingénierie 2% BTP 5% Services 16% Formation - Education 5% Luxe 5% Telecom 2% Communication 5% Industrie Pharmaceutique 5% Transport 2%
  13. 13. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 RESULTATS DE L’ENQUETE 13
  14. 14. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Une multitude et une grande hétérogénéité des dispositifs de gestion des données et contenus 14 N = 66 0 10 20 30 40 50 60 70 [Web TV ] [Plateforme d’e-Learning ] [Outil de gestion de terminologie ] [Moteur de recherche interne ] [Outil de web conferencing ] [Messagerie instantanée/Chat ] [Réseau Social d’Entreprise ] [Wiki] [Espace de travail collaboratif ] [Site web ] [Portail Intranet ] [Base de connaissances ] [GED] [Partage de fichiers dans le cloud ] [Système de partage de fichiers (type Windows) ] [Outils de visualisation de l’information ] [Outils d’analyse et de reporting ] [Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ] [ERP] Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique. De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED. Le relatif faible nombre de dispositifs de gestion des données vient du fait que les professionnels de l’information interrogés n’ont pas de visibilités sur les données. La convergence données – contenus n’est pas encore une réalité !
  15. 15. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Des collaborateurs plutôt mitigés sur l’utilisation de ces dispositifs 15 Très positive 2% Positive 32% Neutre 17% Négative 15% Très négative 2% NSP 32% Principaux défauts mis en avant Trop d'outils disponibles 41% Outils obsolètes 12% Manque d'ergonomie 12% Absence de gestion structurée 23% Manque de formation des utilisateurs 12% N = 66 Dans les grandes entreprises uniquement La profusion et la disparité des outils dans les grandes entreprises entraînent : • une complexité d’utilisation pour les utilisateurs • un manque d’interopérabilité entre des outils en silos • un besoin d’accompagnement et de formation
  16. 16. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Des dispositifs qui ont relativement peu évolué ces trois dernières années 16 N = 83 [disparition de dispositifs] 2% [amélioration des dispositifs existants] 56% [apparition de nouveaux dispositifs] 42% Evolution 58% Pas d'évolution 34% NSP 8% Les améliorations concernent essentiellement l’accès aux dispositifs via des terminaux mobiles (smartphone, tablettes, etc.). Les nouveaux dispositifs sont avant tout des Réseaux Sociaux d’Entreprises et des services de partage de fichiers dans le cloud
  17. 17. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 … et qui ne sont pas gérés de manière centralisée 17 Plusieurs fonctions 51% Aucune fonction 27% NSP 22% Il exsite une fonction centralisée 11% Pas de fonction dédiée 89% N = 83 Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme : • Direction de la gestion et conservation de l’information • IMO (Information Management Office) • Direction Records Management • CDO (Chief Data Officer) • … Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma) Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données.
  18. 18. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 … et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de gestion… 18 • Il s’agit de règles globales de gestion des contenus. • Elles ne concernent que les grandes entreprises. • Elles ne sont pas vraiment respectées. Oui 20% Non 80% Dans le cas où il n’y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment : • Archivage • Sécurité / confidentialité N = 41
  19. 19. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 … ni de véritable dispositif de pilotage 19 Oui 37% Non 63% NSP 27% Indicateurs / Statistiques 60% Réseau de collaborateurs 13% Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils. Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet. N = 41
  20. 20. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Cependant, des projets d’améliorations sont en cours… 20 Projet(s) en cours 67% Pas de projet 33% N = 83 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Amélioration ou mise en place d'outils logiciels Accompagnement des collaborateurs Amélioration de l'organisation et/ou de la gouvernance des contenus Développement de pratiques communes Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en œuvre de nouveaux dispositifs…
  21. 21. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 … avec une prise de conscience de la nécessité d’actions de conduite du changement adaptées 21 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Disposer des moyens nécessaires Accompagner et impliquer les collaborateurs Obtenir l'appui de la Direction Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels N = 39
  22. 22. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 PRINCIPALES PISTES POUR LES CONTENUS ET DONNEES A L’HEURE DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE 22
  23. 23. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 Principales pistes 23 Alors que les données et les contenus ont plus ou moins été délaissés depuis de nombreuses années, il s’agit maintenant de faire connaitre et reconnaitre la place centrale qu’ils occupent dans la transformation digitale •Pilotage global de la transformation numérique •Management des dispositifs •Choix et mise en œuvre des technologies •Gestion des données et des contenus dans une architecture modulaire et avec des règles partagées Gouvernance digitale •Faire des professionnels de l’information des parties prenantes clés pour le déploiement du digital en les rendant polyvalents par rapport aux technologies et les formant notamment à la conduite du changement •Repenser leur positionnement et la répartition de leurs attributions par rapport aux DSI Ressources

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