La journée de formation du 9 et 10 janvier 2007 à Sarlat vise à améliorer la communication interne au sein du Pays Périgord Noir en incitant au partage d'informations et aux échanges informels. Il est essentiel de distinguer entre communication et simple information, en favorisant des échanges bilatéraux et des interactions directes parmi les différents acteurs. La stratégie de communication interne se base sur la définition des objectifs, l'analyse des besoins et le choix des actions et outils appropriés pour renforcer la cohésion et l'efficacité collective.

1. C.R.I.T.E.R. Pays Périgord Noir Communication Interne Journées de formation des 9 et 10 janvier 07 Sarlat

2. Bref rappel Objectif de la journée : Amélioration de la communication interne entre les différents acteurs du PAT (17 OT) Cela veut dire : Vous encourager à partager vos informations pour mieux participer à la réflexion collective Susciter des échanges informels pour créer de nouvelles habitudes de travail Renforcer l’appropriation d’outils collaboratifs

3. Bref rappel Contenu de la journée : 1- ENJEUX DE LA COMMUNICATION INTERNE : la communication interne, c’est quoi, pourquoi et pour qui ? 2 - LA STRATEGIE DE COMMUNICATION INTERNE : besoins et contraintes de la communication interne au sein du PAT Périgord Noir

4. Quelques règles de fonctionnement Tout le monde est logé à la m ême enseigne : Pas de hiérarchie, pas de complexe à avoir selon la taille de l’entreprise, l’expérience… On pose toutes les questions relatives à la compréhension et à l’appropriation des informations : pas de question tabou, on se dit tout ! On respecte la parole et le temps de parole d’autrui On ferme les téléphones portables Modalités pratiques : rappel horaires et repas

5. Conducteur de notre journée Mieux s’informer mutuellement pour mieux se parler et mieux faire parler de son action : La communication interne est un outil de reconnaissance de votre travail Elle est aussi un outil d’amélioration de la performance globale sur le territoire

6. Conducteur de notre journée Construire ensemble le “Vade Mecum” de la communication interne du PAT Périgord Noir

7. La communication interne C’est quoi pour vous ? C’est compliqué ?

8. La communication interne C’est échanger et partager de bons moments ?

9. La communication interne Recevoir et lire beaucoup de documents ?

10. La communication interne C’est votre travail quotidien ?

11. Quelques principes pour avancer Communication interne = souvent communication écrite L’écrit reste le vecteur essentiel de la communication interne On apprend à écrire mais pas toujours à lire : “Je n’ai pas le temps de lire…” Déviances et méfiances de la communication écrite : l’inflation de documents, la communication écrite “protectrice” qui freine l’action (“je l’avais écrit….”), la crainte de l’engagement personnel…

12. La technique ne compense pas le manque de relations directes : Des supports modernes de communication… Des contenus… Des contacts directs ? Les NTIC favorisent les communications rapides et nombreuses mais… elles sont souvent porteuses d’un travail solitaire qui génère un… … besoin de communications plus réelles… Les NTIC favorisent parfois la surinformation qui aboutit souvent à une sous-information… En réalité, on ne communique bien que si les émotions, la motivation et la raison s’entrem êlent.

13. La communication orale souvent absente de la communication interne : Le savoir écouter : Il ne peut fonctionner que si les obstacles suivants sont levés : l’esprit r êveur, la passivité, le manque de volonté, un environnement peu favorable, des préjugés, une perturbation émotionnelle, la réplique incontrôlée, l’égocentrisme, le sens critique) = beaucoup de conditions

14. La communication orale souvent absente de la communication interne : Le savoir parler : L’attraction magnétique de la parole / pouvoir, vs la méfiance vis à vis de la parole, Apprendre à bien communiquer oralement (entraînement, maîtrise des émotions, savoir traduire ses pensées en paroles, penser à l’autre)

15. Les conditions de réussite de la communication interne : De fait, ce n’est pas parce que l’on dispose d’une lettre d’info, d’un blog, d’un rapport annuel, d’un site web… que l’on a mis en place une COMM interne efficace. La COMM Interne, c’est aussi l’échange oral. La communication interne : une construction permanente.

16. LA COMMUNICATION INTERNE, c’est : Faire des choix de fond : on ne dit ou n’écrit pas tout pour tout le monde : distinguer l’accessoire de l’essentiel Faire des choix de forme : on dit et on écrit simplement pour être entendu et lu par tous (éviter le jargon technique, ou l’expliquer et en montrer son application)

17. 1 - ENJEUX DE LA COMMUNICATION INTERNE : c’est quoi, pourquoi et pour qui ? C’est quoi ? : une communication qui met en relation des hommes et des femmes en vue de faciliter leur action collective. La communication interne, c’est plus que de l’information : il s’agit d’une action bilatérale (chacun participe) alors que l’information est une action unilatérale. L’information descend, la communication interne circule de manière interactive. En clair, il ne suffit pas d’avoir un journal ou une newsletter pour faire de la communication interne.

18. Dans un schéma réussi de communication interne d’un TERRITOIRE TOURISTIQUE chacun donne de l’information et enrichit ainsi le processus. Chaque OTSI apporte et fait circuler l’information : tout le monde est à la fois émetteur et récepteur. OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI OTSI PAT Tout le monde alimente Profs. Elus

19. Pourquoi communiquer ? : quelle motivation et quels objectifs poussent à communiquer ? Vous, sur le PAT, pourquoi communiquer en interne ? Pour mieux vous conna ître ? Pour rompre votre isolement ? Pour mieux vous convaincre de l’efficacité du PAT ? Pour mieux faire conna ître l’ensemble du PAT à vos touristes ? Pour faire des économies ? Pour disposer de moyens supplémentaires ? Pour jouer un rôle d’ambassadeurs ? Pour renforcer l’attrait touristique ? Parce qu’on vous l’a demandé ? Autres….

20. Communication interne : ce que veulent les salariés (en général…)

21. Pourquoi communiquer ? Les enjeux de la comm interne du PAT PN ? ? ? Retours et commentaires de lecture Respect des délais… ? 1ères MODALITES ? Développer l’économie touristique locale… ? ? Mobiliser les partenaires sur des priorités à 3 ans… ? OBJECTIFS Des moyens plus forts Des résultats en CA… ? ? Valorisation du travail interne Besoins d’infos de base et de conseils quotidiens… Reconnaissance des équipe… ? Animer le réseau Coordonner les actions Optimiser le budget… ? BESOINS PROFS. ELUS OTSI PAT ENJEUX

22. Pour qui ? : Pour vous : valorisation humaine et professionnelle. Pour vos clients finaux : une bonne communication interne rejaillit favorablement sur l’externe.

23. Pour qui ? : Aujourd’hui ? Demain ? X? X? X? Socio-Profs X? X ? X? Elus X X X OTSI X X X PAT Récepteur Emetteur

24. Pour qui ? : Et au sein de chaque OTSI… Ca se passe comment ? Information ou communication ? Descendante, ascendante ou circulante / latérale ? Que peut-on améliorer ?

25. Synthèse des enjeux de la communication interne sur le PAT PN : La comm interne : “eau chaude à tous les étages” Pour le confort de chacun et l’efficacité collective Pour tous, dans les meilleurs délais et de manière partagée : “on parle la m ême langue sur notre territoire” En réalité, + une communication de RESEAU que strictement interne.

26. 2 - LA STRATEGIE DE COMMUNICATION INTERNE / DE RESEAU Mise en ordre : les étapes d’une démarche de communication interne : La définition des objectifs L’inventaire de l’existant et l’analyse des besoins Le contenu de la communication Le choix des actions et des outils L’évaluation de la communication interne

27. La définition des objectifs : Professionnalisation… Gain de notoriété territoriale… Efficacité budgétaire… Efficacité commerciale… Etc…

28. Inventaire de l’existant : Vos outils actuels : un blog, un agenda partagé, une lettre d’info, Un site web du PAT Un site web des offices de tourisme du Pays : doublon ? Consommés ou pas ? Raisons ? Appréciés ou pas ? Raisons ?

29. Pourquoi autant d’outils ? Pourquoi ce manque d’homogénéité ?

30. Le contenu de la communication : Fond : En accord avec vos besoins Trop éloigné de votre quotidien Plus de points techniques précis Votre capacité à vous personnellement, vous investir dans la production de contenu : envie, refus, difficultés (lesquelles)…

31. Le contenu de la communication : Forme : Trop de contenu Pas assez Clair, pas clair Moins d’écrits, plus d’images, plus d’oral, plus de rencontres…

32. Vos besoins : Des rencontres mensuelles… Un service “trucs, astuces, conseils”… Des responsables thématiques : Martine à l’OTSI de Montignac spécialiste des événements, Charlotte à l’OT de Sarlat spécialiste des affichages… Un email quotidien : rappels à faire, vie du réseau au jour le jour…

33. Le choix des actions et des outils : Ecoute du personnel : réunions régulières sur des thématiques distinctes à chaque fois, focus groupes de créativité, baromètre interne, cercle de qualité Techniques d’informations traditionnelles : entretiens individuels, conférences, notes et circulaires, journal d’entreprise, rapport annuel, “grande messe annuelle”… Techniques technologiques : blog, site web, newsletter, intranet Le téléphone : le plus immédiat Autres…

34. Evaluation de la comm.interne / réseau : une méthode proposée

35. Solutions proposées : Priorités Socio-Professionnels Elus PAT Réseau PAT Interne OTSI Réseau OTSI Interne Echéance Outils Objectifs Enjeux

36. Conclusion Par rapport à l’objectif de la journée : Améliorer la communication interne / réseau Evaluation, commentaires… Pour la suite : Des besoins particuliers Conseils et formation Autres…

37. Prochaine formation Les 17 et 18 janvier Contenu : Journée pratique Point sur la mise en place de la panoplie des outils de communication Et sur la manière de se les approprier

38. Merci pour votre attention… et bonne communication de réseau au sein du PAT Périgord Noir.