1. 1
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Outils basiques d’organisation
“ABC de la gestion de projet”
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2. 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
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3. 3
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours

4. 4
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Objectifs
Maitriser les bases des outils de projet pour :
• Établir des objectifs :
- Mettre en œuvre le PDCA
- Négocier les livrables grâce au triangle
qualité/coûts/délais
• Bien organiser les réunions :
- Ordre du jour, compte-rendu, animation
- Check-list de l’efficacité d’une réunion
• Démarrer un projet en gérant une Todo list
- Spécifier et répartir le travail

5. 5
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours

6. 6
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Fixer et négocier les
objectifs d’un projet
Outils basiques d’organisation
Chapitre 1

7. 7
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent,
utilisent, ou décident
d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs
projet, prestataires,
consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent
au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet


8. 8
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent,
utilisent, ou décident
d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs
projet, prestataires,
consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent
au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

Voir formation « analyse stratégique des projets »

9. 9
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Cycle d’action : le PDCA
Version française :
• Préparer
• Dérouler
• Contrôler
• Ancrer Image Wikimédia Commons cc-by : Source


10. 10
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Le triangle Qualité – Coût - Délai
Qualité: spécifications
techniques : plus de fonctions,
de fiabilité, d’ergonomie…
Temps : un projet est
limité dans le temps :
pénalités de retard,
date de fin imposée…
Budget : salaires,
achats, machines,
prototype, prestations
externes…
Cost Time
Scope


11. 11
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1 Cost Time
Scope
En pratique…
0% 100%
.
Délais plus longs
Délais plus courts0%
100%


12. 12
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours

13. 13
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Organiser des réunions efficaces
Outils basiques d’organisation
Chapitre 2

14. 14
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher
 coût = salaire horaires X nombre de participants + …
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)
2. Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?
– Invités inutiles
– Personnes nécessaires manquantes


15. 15
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
3. Préparer la réunion
1h de réunion = 4h de préparation
4. Avant de commencer, balayer les objectifs :
– ordre du jour
– tour de table
– rappel des livrables décidés précédemment
Des réunions utiles ?


16. 16
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
• Deux rôles à tenir :
– L’animateur : resp. organisation, efficacité du
temps consacré et ordre de traitement des sujets
– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et
envoie le compte-rendu
• Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
d’action précis : CAMERA
– Check-list d’efficacité d’une réunion
Efficacité d’une réunion


17. 17
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Réunion technique
– But : approfondir des points précis
– Séquences : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : peut prendre du temps !

Image cc-by : Source
– Participants :
membre(s) de
l’équipe concernés,
spécialistes du
domaine, client…

18. 18
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Participants : l’équipe ou le chef de projet, les
encadrants - le comité de pilotage, décideurs…
– But : présenter l'avancement, les résultats
– Séquences : ordre du jour, présentation,
questions, (délibération), bilan
– Durée : jamais plus d’une heure
Réunion de chantier
Image cc-by : Source


19. 19
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Participants : toute l’équipe-projet
– But : suivre l’avancement, traiter les problèmes
– Séquences : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs
Réunion interne
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source


20. 20
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Séquences : tour de table, traitement point par point,
objectifs
– Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou
moins développé
Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min
Image SeedRocket cc-by : Source
– Participants : membres
disponibles
– But : faire un point rapide


21. 21
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours

22. 22
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Contenu
 Conseils
Chapitre 3
Le compte rendu
Outils basiques d’organisation
Chapitre 3

23. 23
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Contenu
 Conseils
Chapitre 3


24. 24
Modèles de compte-rendu
• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet
• En mind map au format Freemind, sur Mindmeister

25. 25
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Maître de conférences
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 Contenu
 Conseils
Chapitre 3
Le compte-rendu : Les « plus »
• La cohérence : Le modèle de CR est standard
• Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable
concret et précis / Date de fin / charge de travail…
• Le suivi : Commencer par balayer la todo list en
cours
• La simplicité : enchaîner sur le même document
partagé
• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation
est demandée.. par défaut


26. 26
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours

27. 27
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Gérer la phase de démarrage
Outils basiques d’organisation
Chapitre 4

28. 28
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 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
CAMERA
– Cadré
– Approuvé, consensuel
– Mesurable, critère de validation donné
– Échéance précise dans le temps, daté
– Réaliste, mais …
– Ambitieux

spécifique, précis, défini
On n’impose pas
un objectif à
quelqu’un, on le
propose…
Pas « diminuer
l’absentéisme »
mais « réduire
l’absentéisme
de 15% ».
Ne demandez
pas
« d’être moins
fermé » mais
proposez
« prendre la
responsabilité
de tel travail
collectif ou
d’animer tel
type de
réunion »
Trop facile, un
objectif n’est pas
stimulant.
Trop difficile,
risque de se
décourager.
Pour le …

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Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
La phase de démarrage d’un projet
• Pas encore d’organisation en place
 travail à faire entre les réunions ?
• La todo list
– définir les tâches
– « qui fait quoi »
– suivre l’avancement
– objectifs CAMERA

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source

30. 30
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Outils pour gérer une todo list
• Une personne seule :
• Remember the milk, Google agenda, GTD ...
• Une équipe :
Un tableau d’objectifs qui précise :
1. pour chaque objectif décidé
2. sa date de réalisation
3. son responsable
.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail,
ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de
validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement,
date de mise à jour…


31. 31
Todo List prête à l’emploi
Fonctions utiles :
– Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email
aux collaborateurs)
– Suivre les mises à jour commentaires/notifications

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Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm
• Modèle de compte-rendu de réunion
• Exemple de Todo List
• Check-list : efficacité d'une réunion
• Tableau de Gestion des risques d'un projet
• Plan de valorisation de projet
• Cahier des charges et diagramme d’analyse
fonctionnelle


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L’animation de réunions :
une carte conceptuelle
Thomas Briand