2015-04-28 April Cloutier Vézina CARRA

Colloque en gestion de projet 2015
1
Adaptation des bonnes pratiques
de gestion de projet à la CARRA
Marc Vézina, Yves April et Sylvain Cloutier
Commission administrative des régimes
de retraite et d’assurances (CARRA)

2
Contenu de la présentation
• La CARRA Marc Vézina
• Contexte Yves April
• Projet PARTICIPATION Sylvain Cloutier
– La gestion du changement
– La gestion des risques
– La formation
• Conclusion

3
Mission de la CARRA
• Administrer les régimes de retraite qui lui sont
confiés par le gouvernement du Québec, par le
bureau de l’Assemblée nationale ou en vertu d’une
loi.
• Offrir au personnel des secteurs public et parapublic
les services qui lui permettent de bénéficier des
avantages auxquels il a droit.
– De la démarche d’adhésion à un régime jusqu’au
versement de prestations aux personnes retraitées et à
leurs héritiers.

4
Mission de la CARRA
• Offrir, en vertu d’ententes de service avec
certains comités de retraite, une expertise-conseil
en produisant les évaluations actuarielles des
régimes de retraite et diverses études pour les
parties négociantes et les comités de retraite.
• Fournir aux parties négociantes et aux comités
de retraite un soutien administratif.

5
Clientèle
• 579 466 personnes qui participent à l’un de nos régimes
de retraite
• 517 268 participants non actifs (soit les personnes qui
ne participent plus à leur régime de retraite, mais qui
conservent leurs droits à des prestations)
• 338 289 personnes qui reçoivent une prestation de l’un de
nos régimes de retraite, dont 308 218 retraités
• 1 388 employeurs de la fonction publique, du réseau de
l’éducation, du réseau de la santé et des services sociaux,
ainsi que des secteurs municipal et supramunicipal
Au Québec, une personne sur six fait partie
de la clientèle de la CARRA

6
Un des plus importants administrateurs de
régimes de retraite au Canada
• Plus de 30 régimes de retraite et de prestations supplémentaires
• La gestion des fonds
– 60,5 G$ d’actifs confiés à la Caisse de dépôt et placement du Québec
– 7,6 G$ versés en prestations
• Le traitement des données
– 16 548 estimations de rente
– 41 638 nouvelles rentes, prestations et autres demandes
– 10 973 rachats de services
• Le traitement des données de participation fournies par les
employeurs
– 906 049 déclarations annuelles de l’employeur
* Données de 2013

7
Contexte
• En 2012, les instances de la CARRA ont donné le feu vert au
projet Participation, pour une durée de réalisation
s’échelonnant sur cinq ans, soit de 2012 à 2016
• Les améliorations systémiques livrées par ce projet permettent
l’optimisation de la solution RISE. Ces améliorations
systémiques sont regroupées en deux thèmes :
– l’amélioration des validations des données de participation
– l’amélioration de la facturation de la participation
• Le projet prévoit notamment plusieurs livraisons au cours des
prochaines années
• Années 2013-2014

8
Projet PARTICIPATION

9
La gestion du changement
Modulation de l’approche en gestion du changement
1. Priorisation du contenu des livraisons avec les ressources opérationnelles
2. Présentation de la synthèse de la livraison (vulgarisation)
3. Présentation des répercussions
4. Présentation des écarts et des procédures administratives avant
l’implantation
5. Soutien post-implantation
6. Production du bilan
En amont…
• Évaluation de la capacité à changer
En cours de route…
• Évaluation de l’adhésion (après présentation détaillée)
2014 2015
J F M A M J J A S O N D
1 2 4
J F M
3 5 6
L2015.02
5

10
Résultats
• Livraison 2014.02
– Plusieurs activités en gestion du changement mises en œuvre pour cette
livraison
• informations sur les changements pour les destinataires
– L’approche sera développée dans sa totalité pour la livraison 2015.02
• Livraison 2014.06
– Introduction des activités de gestion du changement menées par les
gestionnaires
– Mise en évidence de la nécessité
• d’une collaboration soutenue entre l’équipe de projet et le milieu des
opérations
• de travailler de façon intégrée au sein du projet

11
Résultats (suite)
• Livraisons 2014.10 et 2015.02
– Développement des activités de gestion du
changement menées avec la contribution du
milieu opérationnel
– Augmentation substantielle de la qualité dans la
livraison et satisfaction accrue de la clientèle grâce
à une collaboration soutenue entre l’équipe de
projet et le milieu des opérations

12
En conclusion…
Dire ce que l’on fait et faire ce que l’on dit
pour créer un climat de confiance
Impliquer les gestionnaires
pour mobiliser les destinataires du changement
Traiter les préoccupations
pour minimiser les résistances
Faire circuler l’information
pour assurer la cohérence et la transparence

13
La gestion des risques
2013
1re analyse des risques du projet
• Les risques sont évalués pour le projet dans
son ensemble (toutes les livraisons)
2014
2e analyse des risques du projet
• Nouvelle approche de gestion
des risques
• Faite pour la livraison 2015.02 uniquement

14
Grille d’évaluation des facteurs de risque
3
Grille d’évaluation des impacts2
Planification globale de la gestion des risques1
PROJET PARTICIPATION
Planification globale de la gestion des risques J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D
Activité
Évaluer la vulnérabilité et analyser les impacts
Identifier les mesures d'atténuation
Définir le plan de gestion des risques
Effectuer le suivi des mesures d'atténuation
Effectuer le suivi des risques (réevaluation)
2014 2015 2016
L2015.06
L2015.02
À réaliser
Réalisée
Activité en continu
Outils

15
Outils (suite)
Produit par l'outil DMR de gestion
des risques, DMR Conseil ©
0
1
2
3
4
5
0 1 2 3 4 5
Impact
Probabilité
Impact
Probabilité
TrTrèès probables probable
ProbableProbable
Ni probable,Ni probable,
ni improbableni improbable
Peu probablePeu probable
ImprobableImprobable
NNéégligeablegligeable MineurMineur MoyenMoyen MajeurMajeur ExtrêmeExtrême
Grille d’exposition aux risques4
Mesures de mitigation5
# RISQUES
D Risque D
C
MESURES D'ATTENUATION
Risque A
Risque BB
A
Cause
Niveau de
vulnérabilité
5 - Très élevé
4 - Élevé
3 - Préoccupant
2 - Faible
FACTEUR DE RISQUE
#
Risque C
CommentairesRésultats attendus
RÉDUCTION DE LA PROBABILITÉ
(prévention, action sur la cause)
RÉDUCTION DE L'IMPACT
(action sur la conséquence)
Niveau
d'impact
5 - Extrême
4 - Élevé
3 - Moyen
2 - Mineur
Zone de
risque

16
Outils (suite)
6
Suivi des mesures de mitigation
PROJET PARTICIPATION
GESTION DES RISQUES J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D
Suivi des mesures de mitigation pour la L2015.02 - au 30 septembre 2014
Risques
Mesure de mitigation ÉTAT RESP
Risque A
Mesure de mitigation A.1 Appliquée UA1
Mesure de mitigation A.4 En cours d'application UA1 et UA3
Risque B
Mesure de mitigation B.1 Appliquée UA4
Mesure de mitigation B.2 Appliquée UA4
Risque C
Mesure de mitigation C.1 En cours d'application UA1
Risque D
Mesure de mitigation D.1 En cours d'application UA2
Apprlication en continu
Application périodique
Application ponctuelle
2013 20152014
L2015.02

17
• Quatre (4) risques ont nécessité des
mesures de mitigation.
• Les mesures appliquées ont donné
les résultats escomptés et les
risques ont été contrôlés
adéquatement.
• La gestion des risques par livraison
s’est avérée la bonne approche
dans le contexte du projet.
Exposition aux risques de la L2015.02
Résultats de la livraison
2015.02
A
5
4
3
2
1
Probabilité
Impact
1 2 3 4 5
C
B
C
D
A B
Zones de risque
Critique
Significatif
Modéré
Acceptable
A
C
B
D
Risque A
Risque B
Risque C
Risque D
Risque identifié en juin 2014
Risque résiduel en janvier 2015
D
A
5
4
3
2
1
Probabilité
Impact
1 2 3 4 5
C
B
C
D
A B
Zones de risque
Critique
Significatif
Modéré
Acceptable
A
C
B
D
Risque A
Risque B
Risque C
Risque D
Risque identifié en juin 2014
Risque résiduel en janvier 2015
D

18
La formation
Origine
• La mise en œuvre d’un environnement de formation
représentatif de l’environnement de production fait suite à
une demande de la Vice-présidence aux services à la
clientèle (VPSC) adressée au projet Participation pour
réaliser une expérience pilote dans la livraison 2015.02.
• Cette expérience permet d’alimenter les recommandations
sur l’approche de formation à privilégier devant être faites
dans l’initiative sur la formation du Plan d’action VPSC.

19
La formation
Approche globale de formation
• À l’occasion des dernières livraisons, l’environnement
d’essais a permis aux spécialistes de contenu de mieux
connaître les changements du système, de les valider avec
l’équipe de pilotage et d’apporter une contribution de
gens de métier essentielle à la mise en œuvre réussie des
livraisons.
• Pour février 2015, ces bonnes pratiques de collaboration
demeurent et, en sus, s’ajoute l’utilisation de
l’environnement de formation qui permet d’effectuer des
activités de RISE pour s’approprier les changements.

20
La formation
Approche globale de formation
• Ainsi, l’apprenant peut faire plusieurs exercices
qui ne modifient pas l’environnement de
production et qui n’ont donc pas de
conséquences néfastes sur les dossiers des
clients. Comme valeur ajoutée, les apprenants en
sortent mieux formés et plus sûrs d’eux pour
exercer leurs tâches dans un nouvel
environnement post livraison.

21
La formation
Résultats
• Mise en place des
mécanismes permettant la
duplication de
l’environnement de
formation (similaire à
l’environnement d’essais
d’acceptation)
• Capacité de remise de
l’environnement dans son
état original à la suite de la
journée de formation

22
La formation
Bonjour,
Je suis une agente qui traite de la participation
tous les jours depuis bientôt 3 ans et je tenais à
vous féliciter pour la dernière livraison.
Tout d'abord, la formation préparatoire avant la
livraison a été formidable. L'environnement de
formation a vraiment permis d'acquérir les
modifications au lieu de ressentir qu'on les
subissait comme lors des dernières livraisons.
De plus, les procédures de travail étaient
disponibles dès la livraison, ce qui est vraiment
formidable pour une agente. Les problèmes
dans la livraison sont vraiment moins nombreux
et ont beaucoup moins d'impact.
Merci pour votre formidable travail.
Agente participation à la DOS
• Au total, les formateurs
ont donné 98 heures de
formation :
– les commentaires des
apprenants ont été
très élogieux;
– ils ont souligné, entre
autres, la qualité du
matériel pédagogique
et la satisfaction
d’avoir eu accès à
l’environnement de
formation.

23
Conclusion
• Constat du besoin d’amélioration
• Sensibilisation des instances sur le besoin
• Volonté organisationnelle présente
• Mise en œuvre de bonnes pratiques
• Bilan de la mise en œuvre

24
Cette présentation sera disponible sur le site Internet
du PMI Lévis-Québec à compter du 5 mai 2015.

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