2. OONNBBOOAA RRDDIINNGG
MMaannaaggeerr
ll''iinnttééggrraattiioonn ddeess
nnoouuvveeaauuxx
ccoollllaabboorraatteeuurrss
● Qu'est-ce que le
Onboarding ?
● Place dans le processus
recrutement
● Buts et bénéfices
attendus
● Formel versus informel
● Everyone's job
● Rôle des RH
● Rôle du Manager
● Outils
● Rôle des TIC
4. OnboardinQgu :a qndu 'leesst c-cheif fqreuse pca'relsetn t?
● Le processus d'intégration consiste à accompagner un
nouveau salarié dans la maîtrise des aspects techniques de
son emploi et dans la compréhesion de son rôle s'inscrivant
dans l'environnement culturel et social propre à
l'organisation.
● L'intégration finalise la procédure de recutement dans une
perspective de fidélisation du salarié à long terme, ou
d'efficacité à court terme pour les emplois et les missions
de courte durée. (Igalens-Roger)
5. Quand les chiffres parlent
''Aujourd’hui près de 65
% des entreprises n’ont
pas de processus
d’intégration clairement
défini.
Et quand ce dernier est
mis en place dans les
organisations, il est jugé
globalement décevant.''
''La période d’intégration
est donc un moment délicat
car propice aux doutes et
aux incompréhensions liés
au périmètre du poste, au
management ou encore au
processus de décision
pratiqué au sein de
l’organisation.''
''Près d’un salarié sur deux
a déjà envisagé de quitter
son entreprise au cours de
la période d’essai, qui
coïncide rappelons-le avec
le moment de l’intégration.''
http://www.myrhline.com/actualite-rh/les-cles-pour-reussir-l-integration-d-un-nouveau-collaborateur.html#
6. Contrer les idées fausses
Certaines idées reçues conduisent parfois les
entreprises et organisations à négliger la phase
d'intégration :
Avec les outils de sélection et la
longueur du processus de
recrutement la personne retenue
conviendra forcément.
Le nouveau salarié reçoit un plein
salaire dès son entrée dans le
poste, il doit donc être productif
immédiatement.
Source : Igalens et Roger.
Si un nouveau salarié ne s'intègre
pas c'est parce qu'il n'est
pas sociable.
Les jeunes ne veulent plus travailler.
La génération Y est plus investie
dans ses loisirs...
8. Onboarding dQaunsa nled p lreosc ecshsiuffsr eresc pruatrelmenetnt
L'intégration fait partie intégrante du processus de recrutement et ne
doit pas être négligée car c'est là que va se jouer la greffe. La
transmission des valeurs et de la culture de l'entreprise au nouveau
collaborateur favorisera son sentiment d'attachement.
9. Que pQrueanndn lees clahi ffgrerse pfafrelent
L'herbe n'est pas plus verte ailleurs, elle est plus verte là où on
l'arrose. Accueillir un nouveau collaborateur se prépare et
s'organise. Intégrer quelqu'un c'est bien sûr lui faire une place,
mais c'est aussi faire en sorte que la greffe prenne .
Toutes les entreprises sont différentes, ont
leur culture, leurs pratiques, leurs ''us et
coutumes'', toutes les équipes leur mentalité
(collective mindset).
Les individus ne sont pas spontanément
''culture fit'', ils ont besoin d'acculturation
(rôle du processus d'intégration).
Les nouveaux embauchés ont aussi besoin de
clés de compréhension pour se tuner (même
longueur d'onde).
11. Objectifs Qd'uuanned i nletsé gcrhaitfiforens r épuasrlseinet
Efficacité personnelle
Efficacité personnelle
et appréhension
claire de son rôle
et appréhension
claire de son rôle
( role ambiguity / role conflict)
( role ambiguity / role conflict)
Intégration sociale
Intégration sociale
(collectif de travail, pairs, hiérarchie,
(collectif de travail, pairs, hiérarchie,
autres acteurs de l'entreprise)
autres acteurs de l'entreprise)
Connaissance et intégration
de la culture d'entreprise
Connaissance et intégration
de la culture d'entreprise
Culture fit
Culture fit
Socialisation
organisationnelle
Socialisation
organisationnelle
(identification avec l'organisation,
Intention de rester, investissement)
(identification avec l'organisation,
Intention de rester, investissement)
Intégration
réussie
12. QBuaénnd élefsic cehisffres parlent
Quand le processus d'onboarding est bien mené, les bénéfices
d'une intégration réussie sont nombreux pour l'entreprise et le
nouvel embauché :
Degré
Degré
d'attachement
à l'entreprise
d'attachement
à l'entreprise
Niveau de
satisfaction et
d'implication du
salarié
Meilleur
niveau de
performance
Plus faible
turnover
Meilleur degré de
rétention
Efficacité
personnelle et
professionnelle
Moindre degré
de stress,
qualité de vie
au travail
Source : SHRM Study, Talya Bauer - Onboarding New Employees: Maximizing Success
13. Les basics du onboarding
Talya Bauer (étude SHRM) a récemment recensé les
4 éléments de base de tout programme
d'intégration, les ''4C'' :
C + C + C +
C
Compliance Clarification Culture Connection
http://www.tlnt.com/2014/08/29/why-onboarding-has-become-a-strategic-priority/
Conformité aux
lois, normes et
réglementation
Conformité à la
politique de
l'entreprise.
S'assurer que le
collaborateur a bien
intégré les tenants et
aboutissants de son
nouveau poste
(absence de conflit
de rôle,d'ambiguité
de rôle).
Donner les clés de
compréhension de
l'organisation,
culture d'entreprise,
normes, règles
formelles,
informelles, tacites.
Aider à la création
des relations
interpersonnelles
et des réseaux
d'information
nécessaires à
l'intégration
efficace du nouvel
embauché.
15. Formel vs informel
Comme toujours dans les organisations, tout
se fait en fonction des facteurs de
contingence :
● La formalisation du parcours d'intégration des
nouveaux embauchés est souvent corrélée à la taille
de l'entreprise (TPE/ PME / Grands Groupes).
● Elle est aussi fonction des exigences réglementaires
auxquelles la structure est soumise : ex parcours
d'intégration formalisé avec traçabilité par fiche
navette d'intégration pour établissement de santé
sous certification.
● Elle peut tout simplement être liée à la culture de
l'entreprise, son degré d'intégration administrative...
16. NiveaQuuxa dned lfeosr mchaiflifsreast ipoanrlent
Degré 0
Carence
Niveau 1
Minimum
minimorum
Niveau 2
Intégration
cour-terme
Niveau 3
Intégration
longue
Temps
Qualité
Cursus long &
diversifié :
jusqu'à 2 ans, séminaires,
serious games, tutorat,
Université d'entreprise,
Académie des métiers...
Intention marquée :
Durée limitée dans le
temps mais réelle intention
d'intégrer (visite, formation
au poste et sécurité,
entretien, livret,parrainage)
Exigences légales
et réglementaires :
Conformité administrative,
parcours d'intégration
validé pour la bonne
forme (fiche navette)...
Passage direct au poste de travail :
+ Retard DUE/ contrat de travail, absence de visite
médicale d'embauche, carence de consignes
sécurité, découverte du poste en auto-management
ou presque, etc...
18. L'affaire de tous
L'intégration n'est pas seulement l'affaire des
ressources humaines, mais demande l'engagement
et l'implication de tous dans le processus.
L'intégration est avant tout une
histoire de connection (human
connection), de greffe : le nouvel
élément doit être accueilli dans un
environnement favorable, fertilisé par
la collaboration et la participation
active de tous les intervenants.
La parrainage (peer mentoring) est
une pratique courante dans les
équipes. Il favorise la transmission à
la fois des savoir-faire et de la culture
de l'entreprise.
19. InterdisciQpuliannadr ilteés dcuh iOffrnebso paarrdleinngt
Participation de différents services ou disciplines au
processus d'intégration (exemple) :
Accueil RH du
nouvel embauché
Visite de
sécurité
Intégration au
service
Formation et
qualité
Éléments administratifs
d'embauche, contrat,
charte informatique,
règlement intérieur, RDV
visite médicale, mutuelle
d'entreprise, etc...
Visite de l'établissement,
remise de clés, EPI,
matériel divers,
consignes de sécurité,
documentation gestes et
postures, etc...
Présentation au service,
attribution d'un poste de
travail, de matériel,
d'outils de
communication, de
codes d'accès
Informatique ;
désignation d'un
parrain, etc.
Information démarche
qualité et certification;
formation à la prise de
poste ; gestion
documentaire ;
formations de montée en
compétence, etc...
21. Rôle des Ressources Humaines
Dossier
Administratif
Livret
d'accueil
Contrat
DUE
Visite
médicale
Fournitures
(clés, casier,
Vêtements de travail,
Accès cantine..)
SST
(formation sécurité
Gestes et postures
etc)
RH
24. Posture managériale
On rejoint une entreprise, on quitte un manager, ou
selon l'expression de Marcus Buckingham ''People
quit managers, not jobs.''
La posture managériale est la pierre angulaire de tout
acte de gestion (management) de l'humain en
entreprise. Le manager est responsable de
l'intégration des nouveaux collaborateurs :
● Il assure des missions de supervision,
régulation, délégation, assignation
d'objectifs, feedback, dialogue, etc.
● Il pratique la non sanction des
erreurs, offre un confort de
fonctionnement et favorise
l'amélioration continue.
● Il crée les conditions de la confiance
des salariés par ses arbitrages, son
leadership, son exemplarité.
25. Rôle du Manager
Coaching
Accompagnement
de terrain,
supervision
Désignation
d'un parrain
Suivi effectif de
l'intégration
Entretiens
d'accueil et
d'étape
Gestion du
feedback
Diagnostic
intégration
Préconisation
d'actions
d'ajustement
27. Livret d'accueil
C'est un incontournable des outils d'intégration : il
concentre en un seul lieu des informations
officielles et pratiques sur l'entreprise.
''Pour une intégration
à long terme visant la
fidélisation et la
transmission de la
culture, le livret
d'accueil est basé sur
une présentation
générale de
l'organisation
comprenant son
histoire, ses valeurs,
ses procédures.''*
● Entreprise: histoire,
valeurs, stratégie,
métiers, savoir-faire
● Procédures,
règlement,
organigramme...
● Informations RH
● Travail : sécurité,
méthodes
● Comprtements
requis...
*Source : Igalens et Roger
28. QPuaanrdra leins acghieffres parlent
Le parrainage assure un suivi individualisé du nouveau collaborateur
par un pair (peer mentor), favorisant à la fois la transmission des
savoir-faire, des particularités de l'environnement, et de la culture
d'entreprise.
Types de programme
de parrainage
Source : Igalens et Roger
● Transmission de la culture
organisationnelle
● Tutorat : transmission des
compétences
● Parrainage d'équipe : team
mentoring
● Accompagnement dans
l'évolution professionnelle
et insertion dans les
réseaux
Phases d'un programme
de parrainage
1. Détermination des objectifs
2. Initiation de la relation
parrain / filleul
3. Développement et contrôle
du fonctionnement du
parrainage
4. Séparation et redéfinition
des rôles.
29. Rapport d'étonnement
Outil RH et Management du onboarding, le
rapport d'étonnement favorise la performance
de l'entreprise en ce sens qu'il sollicite le
regard neuf des nouveaux embauchés pour :
● Exprimer ce qui les a surpris dans
l'organisation, les process,
l'ambiance de l'entreprise.
● Faire un retour terrain franc et
honnête ( au Manager, la RH).
● Pointer les Bonnes Pratiques et
dysfonctionnements observés.
● Être force de proposition et
mettre en avant des pistes
d'amélioration.
30. Livret de suivi d'intégration
L'une des règles d'or du management : tout ce
qui ne se mesure pas ne se gère pas.
Un livret de suivi d'intégration (papier ou outil
numérique) permet d'assurer la traçabilité du
processus individuel d'intégration en consigner en
un seul lieu :
● Les trames et compte-rendus
des entretiens d'accueil et
détape.
● Les assignations d'objectifs.
● Les évaluations formelles/
informelles
● Le contenu du rapport
d'étonnement
● Etc...
31. Diagnostic
L'intégration étant un processus, elle suit le
modèle de l'amélioration continue, procède par
ajustements, et bénéficie d'un diagnostic / audit
dont les thèmes sont déterminés par la RH et la
hiérarchie :
● Formatage technique du
nouvel embauché.
● Formatage culturel :
développement de l'unité,
sentiment d'appartenance et
partage des valeurs.
● Évaluation de la proactivité
du collaborateur : adaptation
psychologique, sociale,
comportementale.
33. InQtuéagnrda letiso cnh if2fr.e0s parlent
L’utilisation des outils Web 2.0 fait partie des bonnes pratiques à
mettre en place en matière d’intégration*
● Anticipation de l’arrivée des nouveaux
collaborateurs: portail onboarding avec
formulaires administratifs, présentation de
l'entreprise, des métiers, des équipes.
● Ressources conviviales intranet : vidéo de
bienvenue, témoignages de collaborateurs
sur la culture et l'organisation, serious
game...
● Automatisation du processus d'intégration :
procédures administratives coordonnées et
partagées entre services, contacts
indispensables, demandes de badges etc.
● Carte de compétences des collaborateurs
de l'entreprise : annuaire des
professionnels, interlocuteurs de
l'entreprise, wikis, blogs...
*http://rh.sia-partners.com/20111018/les-outils-web-2-0-facilitent-ils-lintegration-des-nouveaux-collaborateurs/