2015-04-28 Janie Pelletier Engagement du commanditaire et du client dans les projets

Colloque en gestion de projet 2015
1 Copyright © 2015 TenStep Québec
Engagement du commanditaire et
des clients
Janie Pelletier
Présidente

Le commanditaire
• A l’autorité / responsabilité ultime du projet
• Assure la direction et la vision de haut niveau
• Obtient le financement du projet
• Défend le projet au sein de leur organisation
• Décide des principales demandes de
changement et problèmes
• Valide que les bénéfices du projet sont atteints
• Approuve tous les livrables majeurs

L’engagement du commanditaire
• L’engagement du commanditaire est un bon
indicateur du succès du projet
• Démontre le niveau de
– Participation
– Attention
– Importance

Les raisons de l’engagement du
commanditaire
• Le commanditaire obtient le financement
selon l’étude d’opportunité
• Le commanditaire est responsable
des bénéfices d’affaires
• Le chef de projet est responsable
de l’exécution du projet
• Le commanditaire est quand-même
responsable des bénéfices d’affaires

Le commanditaire approuve les
changements
• Approuve l’envergure, l’échéancier et le budget
– Charte / Énoncé de projet / Besoins d’affaires
– A ultimement l’autorité / responsabilité du projet
• Vous devez livrer à l’intérieur de ces paramètres
• Le commanditaire approuve le contrat original,
vous voulez qu’il approuve les changements
• Devrait être raisonnable du point de vue du
commanditaire

Différentes façons de rester engagé
• Communiquer pro activement
– Pas assez souvent peut engendrer une perte d’intérêt
– Expliquer ce qui se passe
– Éviter les surprises
• Encourager la participation
– Inviter aux rencontres
– Encourager dans son rôle de communication
• Renforcer les domaines où le rôle du
commanditaire est important

Le commanditaire non intéressé
• Intéressé au début mais plus maintenant
• Commanditaire précédent intéressé, le
nouveau, pas vraiment
• Situation qui engendre des problèmes à long
terme
• Solution
– Solution logique … on annule le projet
– Voir si un autre gestionnaire serait intéressé à
commanditer le projet

Le commanditaire intéressé mais
pas un bon moment
• Projet aurait dû être proposé plus tôt
• Autres projets et activités en même temps
• Peut avoir d’autres priorités plus urgentes
• Peut avoir l’intérêt du commanditaire mais le
personnel est alloué à autre chose

Le commanditaire intéressé mais
pas un bon moment
• Solution
– S’assurer qu’il comprend sa responsabilité
– S’assurez qu’il est engagé et que l’entreprise a la
capacité de livraison avant de démarrer
– Repousser le projet jusqu’à ce que les deux soient
engagés

Le commanditaire ne comprend
pas son rôle
• De nombreux commanditaires pensent que
leur travail est d'obtenir du financement, faire
un discours d'encouragement au chef de
projet et ensuite laisser le chef de projet faire
son travail

Le commanditaire ne comprend
pas son rôle
• Solution
– Documenter les rôles
et responsabilités
– Éduquer sur le rôle d’un
commanditaire engagé
– Utiliser les arguments
précédents pour expliquer l’importance d’un
commanditaire engagé

Le commanditaire connait son rôle
mais est incapable de s’engager
• Le commanditaire est intéressé au projet
• Le commanditaire veut aller de l’avant
• Le commanditaire est à un niveau trop élevé
pour être engagé comme commanditaire

Le commanditaire connait son rôle
mais est incapable de s’engager
• Solution
– Besoin de quelqu’un dans le rôle du commanditaire
– Déléguer le rôle à une personne plus tactique
– Mettre en place un double rôle :
• Commanditaire de projet obtient le pouvoir des décisions
tactiques
• Commanditaire exécutif reste informé par le
commanditaire de projet

Les clients
• Bénéficiaires directs des bénéfices du projet
• Participent au projet
• Responsabilités
– Fournir les besoins / exigences
– Utiliser la solution
– Participer à la révision des livrables
– Tester la solution / participer au pilote ou tests beta
– Changer les processus d’affaire
– Prendre des décisions selon les options disponibles

Les clients ne comprennent pas
leurs rôles
• Ne comprennent pas ce qu’on attend d’eux
• Ne comprennent pas de réserver du temps
• Solution
– Documenter les rôles and responsabilités
– Éduquer les clients sur leurs rôles
– S’assurer qu’ils comprennent ce qu’on attend d’eux
– S’assurer qu’ils comprennent l’importance qu’ils ont
– Communiquer dès le début et souvent

Les clients sont trop occupés
• Clients aimeraient aider mais sont débordés
• Activités opérationnelles en même temps
• Solution
– Penser à la façon dont les clients seront engagés
– Balancer le travail opérationnel et le projet
– Obtenir une engagement des heures par semaine
– Informer le commanditaire si ca ne fonctionne pas
– Essayer d’augmenter les priorités
– Retarder ou étirer le projet

Les clients ne savent pas à quel
moment ils sont requis
• L’équipe sait quand elle a besoin des clients
• Le chef de projet ne communique pas pro
activement
• Les demandes aux clients se font à court préavis
• Solution
– Planifier à l’avance les ressources du projet et les
clients
– …

Les clients ne savent pas à quel
moment ils sont requis
• Solution (suite)
– Être au courant des problèmes ou contraintes
d’échéancier des clients
– Communiquer avec les clients et gestionnaires
fonctionnels
– S’assurer que les attentes sont fixées et rappelées
– Escalader au commanditaire si les clients non
disponibles

Les clients ne sont pas motivés
• Voient plus de travail
• Voient tous les changements
• Aideront mais pas plus qu’il ne faut
• Peut-être motivés au départ mais ont décliné
avec le temps

Les clients ne sont pas motivés
• Solution
– Travailler dès le début sur un plan de gestion de
changement de culture
– Impliquer le commanditaire et les gestionnaires
des clients
– Comprendre qu’un changement de culture est
long terme
– Essayer de susciter l’enthousiasme dans le projet

Les clients ne sont pas intéressés
• Peuvent ne percevoir aucun bénéfice
• Peuvent percevoir des conséquences négatives
– Changements de processus, plus de travail, réduction
d’effectifs
• Solution
– Identifier tôt dans le projet
– Escalader rapidement au commanditaire
– Avoir une réponse à « Que pourrais-je en tirer ? »
– Avoir un plan de gestion du changement
– Travailler avec le commanditaire sur la motivation

Outil - Plan de gestion des parties
prenantes
• Le commanditaire et les clients sont des rôles
dans le plan de gestion des parties prenantes
• Penser à l’avance à ce que vous avez besoin
d’eux et du niveau d’engagement que vous
désirez
• Le plan de gestion fournit un cadre de
référence pour l’ensemble des activités
d’engagement

Technique – réunion de démarrage
• Inviter toutes les parties prenantes appropriées
• Décrire le projet
• Fixer les attentes initiales
• Discuter des rôles et
responsabilités
• Demander au commanditaire d’expliquer la
valeur du projet
• Susciter l’enthousiasme et amener tout le
monde au même niveau de connaissance

Sommaire
• Le projet ne peut être une réussite totale sans
les engagements du commanditaire et des
clients
• Le manque d’engagement se traduit par une
solution sous-optimale ou une augmentation
des efforts et de l’échéancier planifiés
• Si l’un (ou les deux) n’est pas engagé, chercher
la cause et essayer de résoudre

Pour plus d’informations
• TenStep Québec
• Janie Pelletier, Présidente
• jpelletier@tenstepquebec.ca
• 514-916-3705

26
Cette présentation sera disponible sur le site internet
du PMI Lévis-Québec à compter du 5 mai 2015

2015-04-28 Janie Pelletier Engagement du commanditaire et du client dans les projets

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à 2015-04-28 Janie Pelletier Engagement du commanditaire et du client dans les projets

Similaire à 2015-04-28 Janie Pelletier Engagement du commanditaire et du client dans les projets (20)

Plus de PMI Lévis-Québec

Plus de PMI Lévis-Québec (20)

Dernier

Dernier (16)

2015-04-28 Janie Pelletier Engagement du commanditaire et du client dans les projets