PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ)
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Le Bureau de projets :
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L’ENPQ en bref
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Bureau de projets
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L’origine du Bureau de projets
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Le BP à travers le temps…
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Ce pour quoi le client a payé
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Ce dont le client avait besoin!
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S’assurer de bien comprendre les besoins et
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Respecter les spécifications du produit ou d...
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Comment faire mieux ?
COÛT TEMPS
QUALITÉ
PERFORMANCE
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Sommes-nous performants?
COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de la priorisation
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COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de la gestion de
projets
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COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de l’organisation
Mieux s’approprier son rôle et le communiquer
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COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de l’organisation
Dégager davantage les ressources affectées au projet
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La pensée magique
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L’évolution du Bureau de projets
Aujourd’hui
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PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ)
Diminution du portefeuille
de projets
Redéfinition d’un projet et
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La plus-value de la GP à l’École
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La gestion par
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Tâches renouvelées du BP
Dans toutes les phases
• Soutenir et assiste...
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Rôle de soutien
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Soutenir et assister les
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Évolution du budget alloué aux portefeuilles de
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GANNT – Échéance globale des projets
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Les perspectives d’avenir
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Développement de formations en ligne et...
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Nos défis
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Le bureau de projets : 15 ans de défis à l’ENPQ, réussite d’implantation, de gestion et d’adaptation

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Voilà maintenant plus de 15 ans que l’ENPQ a mis en place son bureau de projets. M. Pierre St-Antoine viendra nous entretenir sur son expérience et les nombreux défis que représente la mise en place d’un bureau de projets et de la nécessité de le renouveler au fil des ans afin de s’adapter aux besoins de l’organisation.


Il traitera également de l’impact des changements et de l’adaptation nécessaire de l’équipe ayant permis d’assurer une adhésion aux nouvelles pratiques et culture organisationnelle engendrées par l’implantation de cette nouvelle structure. M. St-Antoine nous exposera finalement les avantages retirés depuis 15 ans et les perspectives d’avenir qu’il entrevoit pour le bureau de projets de l’ENPQ.

M. Pierre St-Antoine, directeur des communications et des affaires institutionnelles, École nationale de police du Québec

Pierre St-Antoine est nommé, en octobre 2005, à titre de directeur des affaires institutionnelles et des communications de l’École nationale de police du Québec.


À ce titre, il assure la direction des affaires institutionnelles, de la planification stratégique, du bureau de projets, des communications internes et externes, de l’organisation d’événements, des relations publiques, des relations nationales et internationales, et du protocole. Il veille à la gestion des affaires juridiques et au secrétariat des instances officielles de l’École.


Il assume également le rôle de trésorier et responsable du développement technologique du réseau international FRANCOPOL.

Depuis son arrivée à l’École, en 1990, Pierre St-Antoine a agi comme instructeur en maintien de l’ordre, conseiller en gestion des ressources humaines, conseiller en communications et responsable du Service des communications et des affaires institutionnelles.

Ses principales réalisations sont l’implantation efficace des fonctions communications, relations internationales et gestion de projet d’ordre institutionnel. Il a également organisé, avec succès, plusieurs colloques internationaux et événements protocolaires d’envergure. Il a su orienter positivement les relations nationales et internationales de l’École en organisant des missions et en accueillant des délégations visant l’échange d’expertise et l’établissement de partenariats durables en formation policière ainsi que la mise sur pied de réseaux bilatéraux et multilatéraux. Il a été au cœur de la création de FRANCOPOL, réseau international francophone de formation policière et a joué un rôle important au sein de l’équipe du projet de transformation de l’Institut en École nationale de police du Québec. Il a également piloté l’implantation de plusieurs processus de planification stratégique.

Monsieur St-Antoine détient un baccalauréat ès arts en relations industrielles de l’Université Laval, a suivi diverses formations dans le domaine des communications.

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Le bureau de projets : 15 ans de défis à l’ENPQ, réussite d’implantation, de gestion et d’adaptation

  1. 1. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) 1 Le Bureau de projets : 15 ans de défis à l’ENPQ Réussite d’implantation, gestion et adaptation Pierre St-Antoine Directeur des affaires institutionnelles et des communications École nationale de police du Québec
  2. 2. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Plan de présentation L’ENPQ en bref L’origine du Bureau de projets Comment faire mieux? L’évolution du Bureau de projets Les perspectives d’avenir 2
  3. 3. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) L’École en bref 3
  4. 4. La formation en un clin d’œil Procédure d’admission de l’École Embauche Programme de techniques policières Formation initiale en patrouille- gendarmerie École nationale de police du Québec Formation initiale (universitaire) * Enquête * Gestion Perfectionnement professionnel * Patrouille-gendarmerie * Enquête * Gestion Perfectionnement de service * Patrouille-gendarmerie * Enquête * Gestion Collèges École nationale de police du Québec Corps de police Universités Note 1 : L.R.Q., chapitre P-13.1, art. 10, 11 et 12. Rapports d’enquête publique Rapports de la CSST Rapports du Coroner Gouvernement du Québec MSP Corps de police Vigie et recherches Meilleures pratiques policières Collèges Cheminement scolaire de l’aspirant policier 56 comités, sous-comités, groupes de travail SPPADS | FRANCOPOL Plans d’action gouvernementaux et thématiques Besoins de la société québécoise Développement de la carrière du policier
  5. 5. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Bureau de projets
  6. 6. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) 10 Formation 11 288 678 $ 32,05 % Contributions des corps de police (1 %) 13 121 046 $ 37,25 % Subvention du gouvernement du Québec 5 882 075 $ 16,7 % Hébergement 4 445 605 $ 12,62 % Intérêts et autres 489 925 $ 1,38 % Revenus 2013-2014 Exercice clos le 30 juin 2014 3 838 978 $ 4 829 910 $ 4 442 351 $ SPVM SQ Corps municipaux Déclaration de la contribution au 31 décembre 2011 34 % 37 % Police municipale Déclaration de contribution 1 % 31 décembre 2013 Budget de 35,8 M$ (CAD)
  7. 7. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) L’origine du Bureau de projets 2001 11
  8. 8. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Le BP à travers le temps… 12 2001 • 1ers balbutiements • 2 projets d’envergure 2003 • Création du BP • Soutien dans la structure et les outils 2011 • Remise en question vers une mission plus stratégique 2013 • Ajout de méthodes (Agile, LEAN, etc.) Perspectives d’avenir
  9. 9. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Deux grands projets à l’origine – 2001 Les projets de construction de l’École • 76 M$ • 3 ans de chantier (2000 à 2003) La transformation de l’IPQ en ENPQ • Création de l’ENPQ • Nouvelle Loi sur la police • Nouveaux mandats • Gestion de la croissance 13
  10. 10. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Structuration d’un Bureau de projets – 2003 Défis à l’origine : • Démontrer les gains potentiels et tangibles; • Redéfinir les rôles et responsabilités; • Adapter les modèles de gestion de projet au contexte propre de l’École (simplicité et souplesse); • Assurer l’équilibre entre les projets et les activités courantes; • Bien définir et découper les projets. 14
  11. 11. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Début Cible fixe Résultat tel que PLANIFIÉ Le projet « cartésien » Approche « prédictive » Début Cible originale: zone de « satisfaction » Résultat tel que DÉSIRÉ Le projet « chaordique*» Approche « adaptative » * Chaos + Ordre Source : Séminaire GP-Québec, 2005 2003 2011
  12. 12. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Planification stratégique 2012-2016 16
  13. 13. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) La planification stratégique et les projets PLANIFICATION STRATÉGIQUE Orientations stratégiques Portefeuille de projets et améliorations Activités récurrentes Améliorations Projets L’approche de gestion de projets | 2003-2011 |
  14. 14. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Quelques leçons apprises… 2003-2011 Difficulté à gérer un projet avec un client externe : plus grande implication du chargé de projet et meilleure consultation; Manque de disponibilités des ressources : en tenir compte dès la planification du projet; Difficulté à suivre tous les changements ou décisions : tenir un registre des décisions et documenter le projet; Compréhensions différentes d’un mandat : se doter de mécanismes d’équipe, communiquer la vision, expliquer clairement les rôles et objectifs; Trop grand nombre de projets et améliorations : mieux sélectionner les projets.
  15. 15. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Une petite histoire de l’écoute client Voici comment un projet a cheminé dans l’organisation et comment les besoins du client ont été satisfaits
  16. 16. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce que le client a demandé
  17. 17. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce que le chargé de projet a compris
  18. 18. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce que le service marketing a spécifié
  19. 19. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce que l’équipe de projet a livré
  20. 20. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce qui a été documenté
  21. 21. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce pour quoi le client a payé
  22. 22. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce qui a été implanté grâce à la gestion de changement
  23. 23. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Ce que le service à la clientèle a fourni
  24. 24. Ce dont le client avait besoin!
  25. 25. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Morale de cette histoire S’assurer de bien comprendre les besoins et exigences du client; Ne pas offrir ce que nous ne pouvons pas livrer; Tout au long du projet, garder le focus sur l’objectif du projet et s’adapter; Savoir satisfaire les exigences implicites et explicites du client;
  26. 26. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Morale de cette histoire Respecter les spécifications du produit ou du projet; Ne pas en donner plus que le client en demande; S’assurer de la clarté des communications entre les parties prenantes.
  27. 27. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Comment faire mieux ?
  28. 28. COÛT TEMPS QUALITÉ PERFORMANCE 32 Sommes-nous performants?
  29. 29. COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de la priorisation Se baser davantage sur une analyse plus rigoureuse et formelle du besoin externe et interne avant de prioriser un projet; Mieux cibler notre « niche de leader » et y prioriser les projets qui permettront vraiment de nous démarquer sur le marché. 33 Sommes-nous performants?
  30. 30. Sommes-nous performants? COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de la gestion de projets Miser davantage sur une validation formelle des demandes de changement; Inclure une étude de préfaisabilité lors du dépôt du MIP; Miser sur une planification réaliste et sur une meilleure vente du projet à l’interne. 34
  31. 31. Sommes-nous performants? COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de l’organisation Mieux s’approprier son rôle et le communiquer clairement; Renforcer la gestion matricielle pour plus de cohésion entre les différents services de l’École; Miser sur la gestion de l’équipe (communication, motivation, rencontres régulières); Miser sur un meilleur partage des expériences de tout un chacun, des trucs et astuces de ceux qui ont géré beaucoup de projets; Plus de formation pour les chargés et les responsables de projet; 35
  32. 32. COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de l’organisation Dégager davantage les ressources affectées au projet (considérer le temps de récurrence avant de donner la charge d’un projet; réorganisation du travail, etc.); Nommer un CHAMPION en gestion de projet dans chacune des directions qui aurait une vision globale de l’ensemble des projets et qui serait en mesure de mieux coordonner les ressources dans le temps; 36 Sommes-nous performants?
  33. 33. COMMENT FAIRE MIEUX? Sur le plan de l’organisation Concentrer les ressources dans le temps pour certains livrables; Plan de communication du projet; Mettre en place un processus d’évaluation de la performance des projets (leçons apprises). 37 Sommes-nous performants?
  34. 34. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) La pensée magique « Ce n’est pas parce que 9 femmes sont enceintes qu’elles vont accoucher en un mois »
  35. 35. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) L’évolution du Bureau de projets Aujourd’hui 43
  36. 36. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Diminution du portefeuille de projets Redéfinition d’un projet et des critères de sélection Possibilité de suivre certains dossiers par thématiques Modification de l’approche de suivi Les directions déterminent le statut de ses projets et présentent l’avancement en comité de direction Possibilité de remettre l’information sous un format différent Aucune distinction entre les projets et améliorations Possibilité d’avoir un super répondant par direction 44 Les grands changements
  37. 37. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) La plus-value de la GP à l’École 45 La gestion par projets permet de... Prioriser Outiller Innover Avoir une vision commune S'améliorer et développer de bonnes pratiques Atteindre les objectifs stratégiques Documenter, suivre l'évolution Communiquer, informer, échanger Prévoir, prévenir
  38. 38. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Tâches renouvelées du BP Dans toutes les phases • Soutenir et assister les responsables et chargés de projets durant toutes les phases d’un projet du démarrage, jusqu’à la fermeture; • Suivre les problématiques d’allocation des ressources dans les projets et suggérer des mesures appropriées; • Identifier les dépendances des projets majeurs entre eux; • Être en support pour le suivi et la mise à jour de toutes les planifications de projets et des budgets; 46
  39. 39. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Dans toutes les phases • Définir une démarche d’accompagnement des chargés de projets; • Diffuser les meilleures pratiques de GP; • Définir les orientations en gestion de projets en matière d’outils, de techniques et de logiciels; • Former et informer le personnel; • Assurer le respect de la démarche de GP; • Opérer les logiciels de GP et les outils. 47
  40. 40. Le soutien en GP Rôle de soutien (projet d'envergure) Soutenir et assister les responsables et chargés de projet durant toutes les phases d’un projet Effectuer le suivi et la mise à jour de la documentation projet Suivre les différentes étapes, jouer un rôle-conseil en GP et suggérer des mesures appropriées lors de problématiques Participer aux rencontres clés Rôle de suivi (projet standard) Être en support pour le suivi et la mise à jour des planifications de projets et des budgets Être en support pour l'alimentation du SGT Identifier les dépendances des projets entre eux Effectuer le suivi budgétaire, préparer les rapports et assurer le suivi auprès des chargés de projet
  41. 41. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Évolution du budget alloué aux portefeuilles de projets – 2010 à 2015 49 Année Dépenses au 30 juin 2010-2011 518 485 $ 2011-2012 514 875 $ 2012-2013 666 407 $ 2013-2014 (incluant portefeuille spécial) 356 032 $ 2014-2015 (incluant portefeuille spécial) 379 982 $ (amendé au 11 mars 2015) Moyenne : 487 156 $
  42. 42. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Construction du Pavillon R Implantation d’un système de gestion du temps Mise en place d’une antenne de formation à Québec Mise en place de la structure de recherche Révision du test d’aptitude physique Développement de formation (Crimes économiques, médias sociaux, etc.) Révision du PFIPG Optimisation du processus des formulaires de formation 50 Quelques projets en cours
  43. 43. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Utilisation d’une approche Agile adaptée aux besoins • Projet pilote Agile : La refonte de notre intranet dans un délai court avec un budget précis; • Plus d’efforts en analyse de faisabilité; • Tenue de rencontres de démarrage élargie (Sprint 0); • Tenue de SCRUMS quotidiens; • Structure fonctionnelle avec chargé de projet et chargé de produit; • Mise sur pied de comités valideurs pour les orientations critiques des projets. 51 Approche Agile
  44. 44. Exemple de structure fonctionnelle CA CT Futurs aspirants policiers Collèges Organisations policières Utilisateurs internes (OS) Utiisateurs internes (autres directions)
  45. 45. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Utilisation d’outils Lean • Remue-méninges silencieux • Diagramme d’Ishikawa • Kaizen • Cartographie de processus (post-it) • 5P • Techniques de consultation • Chapeaux de Bono • Grilles et matrices de sélection 53 Approche LEAN
  46. 46. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Gestion du changement Création d’une stratégie en gestion de changement; Aide-mémoire pour les gestionnaires; Formulaires d’accompagnement des équipes; Mesure de l’adhésion des équipes; Soutien de la DAIC et DRH; Approche PQSR… 54
  47. 47. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Gestion du changement Approche PQSR Quels sont les gains anticipés? Quelles sont les préoccupations de l’équipe? Période de questions et activités d’accompagnement. 55
  48. 48. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Les outils nécessaires
  49. 49. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Les outils optionnels
  50. 50. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) GANNT – Échéance globale des projets
  51. 51. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Les perspectives d’avenir 59
  52. 52. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) 60 Nos grands projets à venir Développement de formations en ligne et à distance; Implantation d’un Registre des sorties policières et informatisation des véhicules; Commercialisation du nouveau Pavillon R; Implantation d’un nouveau système de gestion des dossiers scolaires (Registrariat); Élaboration d’un Plan directeur des ressources informationnelles 2020; Élaboration de la planification stratégique 2016- 2020
  53. 53. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Nos défis Intégration d’un nouvel outil de gestion du portefeuille; Accroître l’agilité organisationnelle; Mieux évaluer la capacité organisationnelle; Continuer de s’adapter aux besoins des directions en termes de soutien GP. 61
  54. 54. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Début Cible fixe Résultat tel que PLANIFIÉ Le projet « cartésien » Approche « prédictive » Début Cible originale: zone de « satisfaction » Résultat tel que DÉSIRÉ Le projet « chaordique*» Approche « adaptative » * Chaos + Ordre Source : Séminaire GP-Québec, 2005 2003 2011
  55. 55. PMI-Montréal Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Réflexions « Ce ne sont pas les plus forts qui survivent, ni les plus intelligents; ce sont ceux qui s’adaptent le mieux au changement. » Rosabeth Moss Kanter

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