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Onboarding: Manager l'intégration en entreprise

HR SCOPE
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MMaannaaggeerr ll''iinnttééggrraattiioonn ddeess 
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OONNBBOOAA RRDDIINNGG 
MMaannaaggeerr 
ll''iinnttééggrraattiioonn ddeess 
nnoouuvveeaauuxx 
ccoollllaabboorraatteeuurrss 
● Qu'est-ce que le 
Onboarding ? 
● Place dans le processus 
recrutement 
● Buts et bénéfices 
attendus 
● Formel versus informel 
● Everyone's job 
● Rôle des RH 
● Rôle du Manager 
● Outils 
● Rôle des TIC
OONNBBOOAA RRDDIINNGG 
Qu'est-ce que 
c'est ?
OnboardinQgu :a qndu 'leesst c-cheif fqreuse pca'relsetn t? 
● Le processus d'intégration consiste à accompagner un 
nouveau salarié dans la maîtrise des aspects techniques de 
son emploi et dans la compréhesion de son rôle s'inscrivant 
dans l'environnement culturel et social propre à 
l'organisation. 
● L'intégration finalise la procédure de recutement dans une 
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l’organisation.'' 
''Près d’un salarié sur deux 
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la période d’essai, qui 
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http://www.myrhline.com/actualite-rh/les-cles-pour-reussir-l-integration-d-un-nouveau-collaborateur.html#
Contrer les idées fausses 
Certaines idées reçues conduisent parfois les 
entreprises et organisations à négliger la phase 
d'intégration : 
Avec les outils de sélection et la 
longueur du processus de 
recrutement la personne retenue 
conviendra forcément. 
Le nouveau salarié reçoit un plein 
salaire dès son entrée dans le 
poste, il doit donc être productif 
immédiatement. 
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Si un nouveau salarié ne s'intègre 
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Onboarding: Manager l'intégration en entreprise

  • 1. OONNBBOOAARRDDIINNGG MMaannaaggeerr ll''iinnttééggrraattiioonn ddeess nnoouuvveeaauuxx ccoollllaabboorraatteeuurrss
  • 2. OONNBBOOAA RRDDIINNGG MMaannaaggeerr ll''iinnttééggrraattiioonn ddeess nnoouuvveeaauuxx ccoollllaabboorraatteeuurrss ● Qu'est-ce que le Onboarding ? ● Place dans le processus recrutement ● Buts et bénéfices attendus ● Formel versus informel ● Everyone's job ● Rôle des RH ● Rôle du Manager ● Outils ● Rôle des TIC
  • 4. OnboardinQgu :a qndu 'leesst c-cheif fqreuse pca'relsetn t? ● Le processus d'intégration consiste à accompagner un nouveau salarié dans la maîtrise des aspects techniques de son emploi et dans la compréhesion de son rôle s'inscrivant dans l'environnement culturel et social propre à l'organisation. ● L'intégration finalise la procédure de recutement dans une perspective de fidélisation du salarié à long terme, ou d'efficacité à court terme pour les emplois et les missions de courte durée. (Igalens-Roger)
  • 5. Quand les chiffres parlent ''Aujourd’hui près de 65 % des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini. Et quand ce dernier est mis en place dans les organisations, il est jugé globalement décevant.'' ''La période d’intégration est donc un moment délicat car propice aux doutes et aux incompréhensions liés au périmètre du poste, au management ou encore au processus de décision pratiqué au sein de l’organisation.'' ''Près d’un salarié sur deux a déjà envisagé de quitter son entreprise au cours de la période d’essai, qui coïncide rappelons-le avec le moment de l’intégration.'' http://www.myrhline.com/actualite-rh/les-cles-pour-reussir-l-integration-d-un-nouveau-collaborateur.html#
  • 6. Contrer les idées fausses Certaines idées reçues conduisent parfois les entreprises et organisations à négliger la phase d'intégration : Avec les outils de sélection et la longueur du processus de recrutement la personne retenue conviendra forcément. Le nouveau salarié reçoit un plein salaire dès son entrée dans le poste, il doit donc être productif immédiatement. Source : Igalens et Roger. Si un nouveau salarié ne s'intègre pas c'est parce qu'il n'est pas sociable. Les jeunes ne veulent plus travailler. La génération Y est plus investie dans ses loisirs...
  • 7. OONNBBOOAA RRDDIINNGG Place dans le processus recrutement
  • 8. Onboarding dQaunsa nled p lreosc ecshsiuffsr eresc pruatrelmenetnt L'intégration fait partie intégrante du processus de recrutement et ne doit pas être négligée car c'est là que va se jouer la greffe. La transmission des valeurs et de la culture de l'entreprise au nouveau collaborateur favorisera son sentiment d'attachement.
  • 9. Que pQrueanndn lees clahi ffgrerse pfafrelent L'herbe n'est pas plus verte ailleurs, elle est plus verte là où on l'arrose. Accueillir un nouveau collaborateur se prépare et s'organise. Intégrer quelqu'un c'est bien sûr lui faire une place, mais c'est aussi faire en sorte que la greffe prenne . Toutes les entreprises sont différentes, ont leur culture, leurs pratiques, leurs ''us et coutumes'', toutes les équipes leur mentalité (collective mindset). Les individus ne sont pas spontanément ''culture fit'', ils ont besoin d'acculturation (rôle du processus d'intégration). Les nouveaux embauchés ont aussi besoin de clés de compréhension pour se tuner (même longueur d'onde).
  • 10. OONNBBOOAA RRDDIINNGG But et Bénéfices
  • 11. Objectifs Qd'uuanned i nletsé gcrhaitfiforens r épuasrlseinet Efficacité personnelle Efficacité personnelle et appréhension claire de son rôle et appréhension claire de son rôle ( role ambiguity / role conflict) ( role ambiguity / role conflict) Intégration sociale Intégration sociale (collectif de travail, pairs, hiérarchie, (collectif de travail, pairs, hiérarchie, autres acteurs de l'entreprise) autres acteurs de l'entreprise) Connaissance et intégration de la culture d'entreprise Connaissance et intégration de la culture d'entreprise Culture fit Culture fit Socialisation organisationnelle Socialisation organisationnelle (identification avec l'organisation, Intention de rester, investissement) (identification avec l'organisation, Intention de rester, investissement) Intégration réussie
  • 12. QBuaénnd élefsic cehisffres parlent Quand le processus d'onboarding est bien mené, les bénéfices d'une intégration réussie sont nombreux pour l'entreprise et le nouvel embauché : Degré Degré d'attachement à l'entreprise d'attachement à l'entreprise Niveau de satisfaction et d'implication du salarié Meilleur niveau de performance Plus faible turnover Meilleur degré de rétention Efficacité personnelle et professionnelle Moindre degré de stress, qualité de vie au travail Source : SHRM Study, Talya Bauer - Onboarding New Employees: Maximizing Success
  • 13. Les basics du onboarding Talya Bauer (étude SHRM) a récemment recensé les 4 éléments de base de tout programme d'intégration, les ''4C'' : C + C + C + C Compliance Clarification Culture Connection http://www.tlnt.com/2014/08/29/why-onboarding-has-become-a-strategic-priority/ Conformité aux lois, normes et réglementation Conformité à la politique de l'entreprise. S'assurer que le collaborateur a bien intégré les tenants et aboutissants de son nouveau poste (absence de conflit de rôle,d'ambiguité de rôle). Donner les clés de compréhension de l'organisation, culture d'entreprise, normes, règles formelles, informelles, tacites. Aider à la création des relations interpersonnelles et des réseaux d'information nécessaires à l'intégration efficace du nouvel embauché.
  • 14. OONNBBOOAA RRDDIINNGG Formel versus informel ?
  • 15. Formel vs informel Comme toujours dans les organisations, tout se fait en fonction des facteurs de contingence : ● La formalisation du parcours d'intégration des nouveaux embauchés est souvent corrélée à la taille de l'entreprise (TPE/ PME / Grands Groupes). ● Elle est aussi fonction des exigences réglementaires auxquelles la structure est soumise : ex parcours d'intégration formalisé avec traçabilité par fiche navette d'intégration pour établissement de santé sous certification. ● Elle peut tout simplement être liée à la culture de l'entreprise, son degré d'intégration administrative...
  • 16. NiveaQuuxa dned lfeosr mchaiflifsreast ipoanrlent Degré 0 Carence Niveau 1 Minimum minimorum Niveau 2 Intégration cour-terme Niveau 3 Intégration longue Temps Qualité Cursus long & diversifié : jusqu'à 2 ans, séminaires, serious games, tutorat, Université d'entreprise, Académie des métiers... Intention marquée : Durée limitée dans le temps mais réelle intention d'intégrer (visite, formation au poste et sécurité, entretien, livret,parrainage) Exigences légales et réglementaires : Conformité administrative, parcours d'intégration validé pour la bonne forme (fiche navette)... Passage direct au poste de travail : + Retard DUE/ contrat de travail, absence de visite médicale d'embauche, carence de consignes sécurité, découverte du poste en auto-management ou presque, etc...
  • 17. OONNBBOOAA RRDDIINNGG Everyone's job : l'intégration c'est l'affaire de tous
  • 18. L'affaire de tous L'intégration n'est pas seulement l'affaire des ressources humaines, mais demande l'engagement et l'implication de tous dans le processus. L'intégration est avant tout une histoire de connection (human connection), de greffe : le nouvel élément doit être accueilli dans un environnement favorable, fertilisé par la collaboration et la participation active de tous les intervenants. La parrainage (peer mentoring) est une pratique courante dans les équipes. Il favorise la transmission à la fois des savoir-faire et de la culture de l'entreprise.
  • 19. InterdisciQpuliannadr ilteés dcuh iOffrnebso paarrdleinngt Participation de différents services ou disciplines au processus d'intégration (exemple) : Accueil RH du nouvel embauché Visite de sécurité Intégration au service Formation et qualité Éléments administratifs d'embauche, contrat, charte informatique, règlement intérieur, RDV visite médicale, mutuelle d'entreprise, etc... Visite de l'établissement, remise de clés, EPI, matériel divers, consignes de sécurité, documentation gestes et postures, etc... Présentation au service, attribution d'un poste de travail, de matériel, d'outils de communication, de codes d'accès Informatique ; désignation d'un parrain, etc. Information démarche qualité et certification; formation à la prise de poste ; gestion documentaire ; formations de montée en compétence, etc...
  • 21. Rôle des Ressources Humaines Dossier Administratif Livret d'accueil Contrat DUE Visite médicale Fournitures (clés, casier, Vêtements de travail, Accès cantine..) SST (formation sécurité Gestes et postures etc) RH
  • 22. QuaEnxde lmesp clehiffres parlent Extrait de la partie RH d'une fiche navette intégration :
  • 24. Posture managériale On rejoint une entreprise, on quitte un manager, ou selon l'expression de Marcus Buckingham ''People quit managers, not jobs.'' La posture managériale est la pierre angulaire de tout acte de gestion (management) de l'humain en entreprise. Le manager est responsable de l'intégration des nouveaux collaborateurs : ● Il assure des missions de supervision, régulation, délégation, assignation d'objectifs, feedback, dialogue, etc. ● Il pratique la non sanction des erreurs, offre un confort de fonctionnement et favorise l'amélioration continue. ● Il crée les conditions de la confiance des salariés par ses arbitrages, son leadership, son exemplarité.
  • 25. Rôle du Manager Coaching Accompagnement de terrain, supervision Désignation d'un parrain Suivi effectif de l'intégration Entretiens d'accueil et d'étape Gestion du feedback Diagnostic intégration Préconisation d'actions d'ajustement
  • 27. Livret d'accueil C'est un incontournable des outils d'intégration : il concentre en un seul lieu des informations officielles et pratiques sur l'entreprise. ''Pour une intégration à long terme visant la fidélisation et la transmission de la culture, le livret d'accueil est basé sur une présentation générale de l'organisation comprenant son histoire, ses valeurs, ses procédures.''* ● Entreprise: histoire, valeurs, stratégie, métiers, savoir-faire ● Procédures, règlement, organigramme... ● Informations RH ● Travail : sécurité, méthodes ● Comprtements requis... *Source : Igalens et Roger
  • 28. QPuaanrdra leins acghieffres parlent Le parrainage assure un suivi individualisé du nouveau collaborateur par un pair (peer mentor), favorisant à la fois la transmission des savoir-faire, des particularités de l'environnement, et de la culture d'entreprise. Types de programme de parrainage Source : Igalens et Roger ● Transmission de la culture organisationnelle ● Tutorat : transmission des compétences ● Parrainage d'équipe : team mentoring ● Accompagnement dans l'évolution professionnelle et insertion dans les réseaux Phases d'un programme de parrainage 1. Détermination des objectifs 2. Initiation de la relation parrain / filleul 3. Développement et contrôle du fonctionnement du parrainage 4. Séparation et redéfinition des rôles.
  • 29. Rapport d'étonnement Outil RH et Management du onboarding, le rapport d'étonnement favorise la performance de l'entreprise en ce sens qu'il sollicite le regard neuf des nouveaux embauchés pour : ● Exprimer ce qui les a surpris dans l'organisation, les process, l'ambiance de l'entreprise. ● Faire un retour terrain franc et honnête ( au Manager, la RH). ● Pointer les Bonnes Pratiques et dysfonctionnements observés. ● Être force de proposition et mettre en avant des pistes d'amélioration.
  • 30. Livret de suivi d'intégration L'une des règles d'or du management : tout ce qui ne se mesure pas ne se gère pas. Un livret de suivi d'intégration (papier ou outil numérique) permet d'assurer la traçabilité du processus individuel d'intégration en consigner en un seul lieu : ● Les trames et compte-rendus des entretiens d'accueil et détape. ● Les assignations d'objectifs. ● Les évaluations formelles/ informelles ● Le contenu du rapport d'étonnement ● Etc...
  • 31. Diagnostic L'intégration étant un processus, elle suit le modèle de l'amélioration continue, procède par ajustements, et bénéficie d'un diagnostic / audit dont les thèmes sont déterminés par la RH et la hiérarchie : ● Formatage technique du nouvel embauché. ● Formatage culturel : développement de l'unité, sentiment d'appartenance et partage des valeurs. ● Évaluation de la proactivité du collaborateur : adaptation psychologique, sociale, comportementale.
  • 33. InQtuéagnrda letiso cnh if2fr.e0s parlent L’utilisation des outils Web 2.0 fait partie des bonnes pratiques à mettre en place en matière d’intégration* ● Anticipation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs: portail onboarding avec formulaires administratifs, présentation de l'entreprise, des métiers, des équipes. ● Ressources conviviales intranet : vidéo de bienvenue, témoignages de collaborateurs sur la culture et l'organisation, serious game... ● Automatisation du processus d'intégration : procédures administratives coordonnées et partagées entre services, contacts indispensables, demandes de badges etc. ● Carte de compétences des collaborateurs de l'entreprise : annuaire des professionnels, interlocuteurs de l'entreprise, wikis, blogs... *http://rh.sia-partners.com/20111018/les-outils-web-2-0-facilitent-ils-lintegration-des-nouveaux-collaborateurs/
  • 34. BBiieenn iinnttééggrreerr lleess nnoouuvveeaauuxx ccoollllaabboorraatteeuurrss cc''eesstt rrééuussssiirr uunnee nnoouuvveellllee ggrreeffffee ddee ccoommppéétteenncceess