Le CHRU de Lille a mis en place une gestion de portefeuille de projets pour optimiser son système d'information face à des exigences variées. Cette approche en deux étapes, lancée en 2010 et généralisée en 2011, vise à prioriser les projets, évaluer les besoins et maîtriser les risques. Les premiers résultats montrent une meilleure visibilité des projets et une réduction des demandes urgentes grâce à un processus collaboratif impliquant les acteurs médicaux et paramédicaux.

1. Comment arbitrer sur les projets et gérer les risques ?
Témoignage du CHRU de Lille - Mme Farida TAMRABET
Journée nationale H12 du 2 février 2012
CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 1

2. Un contexte qui implique la mise en place d’une gestion du
portefeuille des projets et des activités de système d’information
L’environnement amène des évolutions (T2A, certification,
CBU…) qui supposent un accompagnement fort des systèmes
d’informations.
Les projets qui en résultent, doivent être mis en perspective des
capacités humaines et financière de l’établissement.
En septembre 2009, le portefeuille des projets de système
d’information du CHRU de Lille se caractérise par :
– des projets engagés qui sont issus du projet d’établissement 2004-2008
(70%),
– des besoins complémentaires à intégrer aux projets en cours de mise en
place (20 %),
– des besoins émergeants exprimés « au fil de l’eau » qui s’ajoutent aux
projets planifiés (2 à 3 nouvelles demandes par mois).
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3. Une gestion du portefeuille des projets et des activités pour contribuer à
la performance du SI du CHRU de Lille
Dans ce contexte, la Direction Générale du CHRU de Lille décide de
mettre en place une gestion du portefeuille des projets et des activités
du système d’information, afin :
o Arbitrer explicitement sur l’ordonnancement des projets et des
moyens au regard,
o Veiller à l’adéquation des moyens nécessaires au maintien en
fonctionnement des logiciels et des infrastructures.
o Sécuriser la conduite des projets et en maîtriser les risques.
o Améliorer la lisibilité et la communication à propos du Système
d’information.
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4. Une gestion du portefeuille des projets et des activités
mise en place en deux étapes
Une gestion du portefeuille des projets et des activités
mise en place en deux étapes :
1) En 2010 : Initialisation de la démarche sur le portefeuille des
projets «médico-économique et de la facturation».
Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010,
Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 3 itérations.
2) En 2011 : Adaptation et généralisation de la méthodologie sur
l’ensemble du SI dans le cadre de l’élaboration du Directeur du
Système d’Information du projet d’établissement 2012-2016.
Adoption du 1er portefeuille composé de 66 projets en mars 2011,
Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 2 itérations.
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5. Un processus de gestion du portefeuille des projets et des activités
intégré à la gouvernance du SI
L’actualisation du portefeuille des projets et des activités est réalisée au
regard de l’état d’avancement des projets engagés, des nouveaux
projets à prendre en compte et des moyens financiers et humains
disponibles.
Instruire les besoins Evaluer les Arbitrer les
besoins projets
• Ordonnancement
• Fiche projet • Fiche des projets
d’évaluation • Plans de charge
• Points de
vigilances
Les représentants des Le Comité Stratégique du
Chefs de projets de la
utilisateurs du Comité Système d’Information
Délégation du SI
opérationnel du SI (CME, (CME, DGA)
&
Coordination Générale des issu du Projet d’établissement
Promoteurs du projet
Soins)
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6. Les 3 points de vigilances à propos de l’ instruction des
besoins
Comité Opérationnel du Système d’Information
FICHE D’INSTRUCTION DES BESOINS
1. Les besoins sont à formaliser sous la
Date de création de la fiche : N° de la Version : forme de problèmes à résoudre et/ou
Nom du projet :
d’objectifs à atteindre… et non par
Production de soins Infrastructures, Telecoms et
l’expression du nom du logiciel qu’on
Identification
Plateaux techniques Bureautique
Type de projet Pilotage Administration, Gestion et Logistique
Evolution Renouvellement Acquisition souhaite mettre en place.
Promoteur projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement
CHRU
Chargé de clientèle
DSIH
Repris et complété de la fiche analyse regroupement
2. Le projet doit être porté par un
Responsable projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement
Métier (si différent du
promoteur) promoteur qui s’engage notamment
Partenaires du projet A compléter par le promoteur
(Préciser à quel titre)
sur l’usage et les aspects
Pôle(s) d’activité / Repris et complété de la fiche analyse regroupement
Service(s) /
Fédération(s)
organisationnels.
concerné(s) /
Direction
Opportunité
Problèmes à résoudre/ Objectifs à atteindre :
Repris et complété de la fiche analyse regroupement 3. La solution envisagée comprend
également le dispositif
Le projet répond-t-il à une (des) contrainte(s) d’ordre technique et ou réglementaire, à un axe stratégique
du Projet d’Etablissement ou à une fiche projet du contrat interne ?
organisationnel à mettre en place.
Si oui, préciser lesquels et la date d’application pour la contrainte réglementaire.
Repris et complété de la fiche analyse regroupement
Nombre d’utilisateurs impactés par le projet
A compléter avec le promoteur
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7. Les 3 points de vigilances à propos de l’évaluation des
besoins
IMPACT PROFESSIONNEL
Niveau de l’impact X PÔLE □ SERVICE □ UNITE FONCTONNELLE
METIER 1 : METIER 2 : METIER 3 : METIER 4:
Professions
impactées par le
projet 1. Le dispositif d’accompagnement
Nombre de
aux changements (formations,
professionnels
concernés
(estimation)
communication, fonctions …)
Nombre de
professionnels à
former (estimation)
Commentaires : 2. Le niveau d’adhésion des
utilisateurs.
3. Le respect des règles de sécurité et
CALENDRIER DU PROJET
Un calendrier prévisionnel de projet est proposé X OUI □ NON de confidentialité.
Délai de mise en œuvre du projet :
Durée prévisionnelle de mise en œuvre du projet :
Commentaires :
ASPECTS DE SECURITE CONFIDENTIALITE des données traitées
Le Référent Sécurité du Système d’Information (RSSI) du CHRUL a émis un avis □ OUI X NON
□ FAVORABLE □ FAVORABLE avec recommandations □ FAVORABLE avec réserves □ DEFAVORABLE
Commentaires:
Une déclaration à la CNIL doit être faite.
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8. Les 3 points de vigilances à propos de l’arbitrage des
projets
1. Il est nécessaire d’identifier les référentiels des projets et des activités.
2. La mise en place d’un outil de recueil de l’activité permet la construction d’unités
d’œuvres pour élaborer les prévisions et calculer la charge réalisée.
3. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et non d’un outil de comptabilité.
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9. Des premiers résultats visibles pour tous
Des arbitrages explicites et partagés avec toutes les parties
prenantes du Système d’information. 68 projets dont 7 projets
stratégiques majeurs.
Une meilleure visibilité des projets et des activités du SI pris en
charges par la Délégation du SI, au travers du scénario
d’ordonnancement des projets arbitré par les instances.
Une diminution des demandes dites « urgentes ».
Les instructions et des évaluations de projets qui sécurisent les
conduites des projets.
Un processus qui prévoit néanmoins une certaine souplesse pour
réponse aux demandes dites incontournables et non planifiées.
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10. Une démarche stratégique soutenue par la Direction Générale
La promotion de la démarche est assurée par la Direction
Générale Adjointe.
Un processus de gestion du portefeuille des projets intégré à la
gouvernance du système d’information du CHRU de Lille, qui
associe étroitement les acteurs médicaux et paramédicaux au
travers du Comité opérationnel et du Comité Stratégique du SI.
Une démarche progressive et pragmatique initialisée sur un
domaine du système d’information avant d’être adaptée puis
généralisée sur l’ensemble du SI.
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