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Comment arbitrer sur les projets et gérer les risques ?

         Témoignage du CHRU de Lille - Mme Farida TAMRABET

                           Journée nationale H12 du 2 février 2012




 CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                    1
Un contexte qui implique la mise en place d’une gestion du
        portefeuille des projets et des activités de système d’information

L’environnement amène des évolutions (T2A, certification,
CBU…) qui supposent un accompagnement fort des systèmes
d’informations.

Les projets qui en résultent, doivent être mis en perspective des
capacités humaines et financière de l’établissement.

En septembre 2009, le portefeuille des projets de système
d’information du CHRU de Lille se caractérise par :
– des projets engagés qui sont issus du projet d’établissement 2004-2008
  (70%),
– des besoins complémentaires à intégrer aux projets en cours de mise en
  place (20 %),
– des besoins émergeants exprimés « au fil de l’eau » qui s’ajoutent aux
  projets planifiés (2 à 3 nouvelles demandes par mois).


      CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                  2
Une gestion du portefeuille des projets et des activités pour contribuer à
                     la performance du SI du CHRU de Lille

Dans ce contexte, la Direction Générale du CHRU de Lille décide de
mettre en place une gestion du portefeuille des projets et des activités
du système d’information, afin :

   o Arbitrer explicitement sur l’ordonnancement des projets et des
      moyens au regard,

   o Veiller à l’adéquation des moyens nécessaires au maintien en
     fonctionnement des logiciels et des infrastructures.


   o Sécuriser la conduite des projets et en maîtriser les risques.

   o Améliorer la lisibilité et la communication à propos du Système
     d’information.



          CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                  3
Une gestion du portefeuille des projets et des activités
                                    mise en place en deux étapes


Une gestion du portefeuille des projets et des activités
mise en place en deux étapes :

1) En 2010 : Initialisation de la démarche sur le portefeuille des
   projets «médico-économique et de la facturation».

        Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010,
        Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 3 itérations.


2) En 2011 : Adaptation et généralisation de la méthodologie sur
   l’ensemble du SI dans le cadre de l’élaboration du Directeur du
   Système d’Information du projet d’établissement 2012-2016.

      Adoption du 1er portefeuille composé de 66 projets en mars 2011,
      Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 2 itérations.


      CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                              4

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Ce projet de fin d’étude est une illustration de la démarche de mise en place d’un processus de gestion de projet au sein de DEKRA AUTOMOTIVE MAROC selon le référentiel ISO 21500 versions 2012.

projetiso 21500gestion de projet
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Management de projetManagement de projet
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support de formation

projetmanagement
Le management projet 2011
Le management projet 2011Le management projet 2011
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project management
Un processus de gestion du portefeuille des projets et des activités
                           intégré à la gouvernance du SI

L’actualisation du portefeuille des projets et des activités est réalisée au
regard de l’état d’avancement des projets engagés, des nouveaux
projets à prendre en compte et des moyens financiers et humains
disponibles.


   Instruire les besoins                                            Evaluer les               Arbitrer les
                                                                     besoins                    projets

                                                                                                 • Ordonnancement
            • Fiche projet                                          • Fiche                        des projets
                                                                      d’évaluation               • Plans de charge
                                                                                                 • Points de
                                                                                                   vigilances
                                                               Les représentants des        Le Comité Stratégique du
   Chefs de projets de la
                                                               utilisateurs du Comité        Système d’Information
     Délégation du SI
                                                             opérationnel du SI (CME,             (CME, DGA)
            &
                                                             Coordination Générale des   issu du Projet d’établissement
   Promoteurs du projet
                                                                        Soins)




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Les 3 points de vigilances à propos de l’ instruction des
                                                           besoins
                             Comité Opérationnel du Système d’Information

                                         FICHE D’INSTRUCTION DES BESOINS
                                                                                                                               1. Les besoins sont à formaliser sous la
Date de création de la fiche :                                       N° de la Version :                                           forme de problèmes à résoudre et/ou
Nom du projet :
                                                                                                                                  d’objectifs à atteindre… et non par
                                               Production de soins             Infrastructures, Telecoms et
                                                                                                                                  l’expression du nom du logiciel qu’on
Identification




                                               Plateaux techniques           Bureautique
                 Type de projet                Pilotage                        Administration, Gestion et Logistique

                                               Evolution          Renouvellement             Acquisition                          souhaite mettre en place.
                 Promoteur projet           Repris et complété de la fiche analyse regroupement
                 CHRU
                 Chargé de clientèle
                 DSIH
                                            Repris et complété de la fiche analyse regroupement
                                                                                                                               2. Le projet doit être porté par un
                 Responsable projet         Repris et complété de la fiche analyse regroupement
                 Métier (si différent du
                 promoteur)                                                                                                       promoteur qui s’engage notamment
                 Partenaires du projet      A compléter par le promoteur
                 (Préciser à quel titre)
                                                                                                                                  sur l’usage et les aspects
                 Pôle(s) d’activité /       Repris et complété de la fiche analyse regroupement
                 Service(s) /
                 Fédération(s)
                                                                                                                                  organisationnels.
                 concerné(s) /
                 Direction
Opportunité




                 Problèmes à résoudre/ Objectifs à atteindre :
                 Repris et complété de la fiche analyse regroupement                                                           3. La solution envisagée comprend
                                                                                                                                  également le dispositif
                 Le projet répond-t-il à une (des) contrainte(s) d’ordre technique et ou réglementaire, à un axe stratégique
                 du Projet d’Etablissement ou à une fiche projet du contrat interne ?
                                                                                                                                  organisationnel à mettre en place.
                 Si oui, préciser lesquels et la date d’application pour la contrainte réglementaire.
                 Repris et complété de la fiche analyse regroupement




                 Nombre d’utilisateurs impactés par le projet
                 A compléter avec le promoteur




                                        CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                                                                               6
Les 3 points de vigilances à propos de l’évaluation des
                                                          besoins
 IMPACT PROFESSIONNEL
            Niveau de l’impact         X PÔLE       □ SERVICE           □ UNITE FONCTONNELLE

                                      METIER 1 :    METIER 2 :         METIER 3 :    METIER 4:
         Professions
         impactées par le
         projet                                                                                          1. Le dispositif d’accompagnement
         Nombre de
                                                                                                            aux changements (formations,
         professionnels
         concernés
         (estimation)
                                                                                                            communication, fonctions …)
         Nombre de
         professionnels à
         former (estimation)

 Commentaires :                                                                                          2. Le niveau d’adhésion des
                                                                                                            utilisateurs.

                                                                                                         3. Le respect des règles de sécurité et
 CALENDRIER DU PROJET
            Un calendrier prévisionnel de projet est proposé               X OUI      □ NON                 de confidentialité.
            Délai de mise en œuvre du projet                   :
            Durée prévisionnelle de mise en œuvre du projet        :

 Commentaires :




 ASPECTS DE SECURITE CONFIDENTIALITE des données traitées

            Le Référent Sécurité du Système d’Information (RSSI) du CHRUL a émis un avis □ OUI   X NON

  □ FAVORABLE        □ FAVORABLE avec recommandations    □ FAVORABLE avec réserves   □ DEFAVORABLE


 Commentaires:

Une déclaration à la CNIL doit être faite.




                                  CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                                                             7
Les 3 points de vigilances à propos de l’arbitrage des
                                    projets
1. Il est nécessaire d’identifier les référentiels des projets et des activités.

2. La mise en place d’un outil de recueil de l’activité permet la construction d’unités
   d’œuvres pour élaborer les prévisions et calculer la charge réalisée.

3. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et non d’un outil de comptabilité.




           CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012                        8

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Des premiers résultats visibles pour tous



Des arbitrages explicites et partagés avec toutes les parties
prenantes du Système d’information. 68 projets dont 7 projets
stratégiques majeurs.
Une meilleure visibilité des projets et des activités du SI pris en
charges par la Délégation du SI, au travers du scénario
d’ordonnancement des projets arbitré par les instances.
Une diminution des demandes dites « urgentes ».
Les instructions et des évaluations de projets qui sécurisent les
conduites des projets.

Un processus qui prévoit néanmoins une certaine souplesse pour
réponse aux demandes dites incontournables et non planifiées.




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Une démarche stratégique soutenue par la Direction Générale



  La promotion de la démarche est assurée par la Direction
  Générale Adjointe.

  Un processus de gestion du portefeuille des projets intégré à la
  gouvernance du système d’information du CHRU de Lille, qui
  associe étroitement les acteurs médicaux et paramédicaux au
  travers du Comité opérationnel et du Comité Stratégique du SI.

  Une démarche progressive et pragmatique initialisée sur un
  domaine du système d’information avant d’être adaptée puis
  généralisée sur l’ensemble du SI.




    CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012            10

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Prioriser les projets et gérer les risques : REX sur la gestion de portefeuille de projets - Farida Tamrabet, CHU de Lille

  • 1. Comment arbitrer sur les projets et gérer les risques ? Témoignage du CHRU de Lille - Mme Farida TAMRABET Journée nationale H12 du 2 février 2012 CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 1
  • 2. Un contexte qui implique la mise en place d’une gestion du portefeuille des projets et des activités de système d’information L’environnement amène des évolutions (T2A, certification, CBU…) qui supposent un accompagnement fort des systèmes d’informations. Les projets qui en résultent, doivent être mis en perspective des capacités humaines et financière de l’établissement. En septembre 2009, le portefeuille des projets de système d’information du CHRU de Lille se caractérise par : – des projets engagés qui sont issus du projet d’établissement 2004-2008 (70%), – des besoins complémentaires à intégrer aux projets en cours de mise en place (20 %), – des besoins émergeants exprimés « au fil de l’eau » qui s’ajoutent aux projets planifiés (2 à 3 nouvelles demandes par mois). CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 2
  • 3. Une gestion du portefeuille des projets et des activités pour contribuer à la performance du SI du CHRU de Lille Dans ce contexte, la Direction Générale du CHRU de Lille décide de mettre en place une gestion du portefeuille des projets et des activités du système d’information, afin : o Arbitrer explicitement sur l’ordonnancement des projets et des moyens au regard, o Veiller à l’adéquation des moyens nécessaires au maintien en fonctionnement des logiciels et des infrastructures. o Sécuriser la conduite des projets et en maîtriser les risques. o Améliorer la lisibilité et la communication à propos du Système d’information. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 3
  • 4. Une gestion du portefeuille des projets et des activités mise en place en deux étapes Une gestion du portefeuille des projets et des activités mise en place en deux étapes : 1) En 2010 : Initialisation de la démarche sur le portefeuille des projets «médico-économique et de la facturation». Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010, Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 3 itérations. 2) En 2011 : Adaptation et généralisation de la méthodologie sur l’ensemble du SI dans le cadre de l’élaboration du Directeur du Système d’Information du projet d’établissement 2012-2016. Adoption du 1er portefeuille composé de 66 projets en mars 2011, Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 2 itérations. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 4
  • 5. Un processus de gestion du portefeuille des projets et des activités intégré à la gouvernance du SI L’actualisation du portefeuille des projets et des activités est réalisée au regard de l’état d’avancement des projets engagés, des nouveaux projets à prendre en compte et des moyens financiers et humains disponibles. Instruire les besoins Evaluer les Arbitrer les besoins projets • Ordonnancement • Fiche projet • Fiche des projets d’évaluation • Plans de charge • Points de vigilances Les représentants des Le Comité Stratégique du Chefs de projets de la utilisateurs du Comité Système d’Information Délégation du SI opérationnel du SI (CME, (CME, DGA) & Coordination Générale des issu du Projet d’établissement Promoteurs du projet Soins) CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 5
  • 6. Les 3 points de vigilances à propos de l’ instruction des besoins Comité Opérationnel du Système d’Information FICHE D’INSTRUCTION DES BESOINS 1. Les besoins sont à formaliser sous la Date de création de la fiche : N° de la Version : forme de problèmes à résoudre et/ou Nom du projet : d’objectifs à atteindre… et non par Production de soins Infrastructures, Telecoms et l’expression du nom du logiciel qu’on Identification Plateaux techniques Bureautique Type de projet Pilotage Administration, Gestion et Logistique Evolution Renouvellement Acquisition souhaite mettre en place. Promoteur projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement CHRU Chargé de clientèle DSIH Repris et complété de la fiche analyse regroupement 2. Le projet doit être porté par un Responsable projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement Métier (si différent du promoteur) promoteur qui s’engage notamment Partenaires du projet A compléter par le promoteur (Préciser à quel titre) sur l’usage et les aspects Pôle(s) d’activité / Repris et complété de la fiche analyse regroupement Service(s) / Fédération(s) organisationnels. concerné(s) / Direction Opportunité Problèmes à résoudre/ Objectifs à atteindre : Repris et complété de la fiche analyse regroupement 3. La solution envisagée comprend également le dispositif Le projet répond-t-il à une (des) contrainte(s) d’ordre technique et ou réglementaire, à un axe stratégique du Projet d’Etablissement ou à une fiche projet du contrat interne ? organisationnel à mettre en place. Si oui, préciser lesquels et la date d’application pour la contrainte réglementaire. Repris et complété de la fiche analyse regroupement Nombre d’utilisateurs impactés par le projet A compléter avec le promoteur CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 6
  • 7. Les 3 points de vigilances à propos de l’évaluation des besoins IMPACT PROFESSIONNEL Niveau de l’impact X PÔLE □ SERVICE □ UNITE FONCTONNELLE METIER 1 : METIER 2 : METIER 3 : METIER 4: Professions impactées par le projet 1. Le dispositif d’accompagnement Nombre de aux changements (formations, professionnels concernés (estimation) communication, fonctions …) Nombre de professionnels à former (estimation) Commentaires : 2. Le niveau d’adhésion des utilisateurs. 3. Le respect des règles de sécurité et CALENDRIER DU PROJET Un calendrier prévisionnel de projet est proposé X OUI □ NON de confidentialité. Délai de mise en œuvre du projet : Durée prévisionnelle de mise en œuvre du projet : Commentaires : ASPECTS DE SECURITE CONFIDENTIALITE des données traitées Le Référent Sécurité du Système d’Information (RSSI) du CHRUL a émis un avis □ OUI X NON □ FAVORABLE □ FAVORABLE avec recommandations □ FAVORABLE avec réserves □ DEFAVORABLE Commentaires: Une déclaration à la CNIL doit être faite. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 7
  • 8. Les 3 points de vigilances à propos de l’arbitrage des projets 1. Il est nécessaire d’identifier les référentiels des projets et des activités. 2. La mise en place d’un outil de recueil de l’activité permet la construction d’unités d’œuvres pour élaborer les prévisions et calculer la charge réalisée. 3. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et non d’un outil de comptabilité. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 8
  • 9. Des premiers résultats visibles pour tous Des arbitrages explicites et partagés avec toutes les parties prenantes du Système d’information. 68 projets dont 7 projets stratégiques majeurs. Une meilleure visibilité des projets et des activités du SI pris en charges par la Délégation du SI, au travers du scénario d’ordonnancement des projets arbitré par les instances. Une diminution des demandes dites « urgentes ». Les instructions et des évaluations de projets qui sécurisent les conduites des projets. Un processus qui prévoit néanmoins une certaine souplesse pour réponse aux demandes dites incontournables et non planifiées. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 9
  • 10. Une démarche stratégique soutenue par la Direction Générale La promotion de la démarche est assurée par la Direction Générale Adjointe. Un processus de gestion du portefeuille des projets intégré à la gouvernance du système d’information du CHRU de Lille, qui associe étroitement les acteurs médicaux et paramédicaux au travers du Comité opérationnel et du Comité Stratégique du SI. Une démarche progressive et pragmatique initialisée sur un domaine du système d’information avant d’être adaptée puis généralisée sur l’ensemble du SI. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 10